Krajowy System e-Faktur wchodzi w kluczowy etap wdrażania. To największe wyzwanie ostatnich dekad. Od 1 lutego 2026 r. KSeF 2.0. stanie się faktem, faktury papierowe wymieniane między przedsiębiorcami trafią do lamusa, a zaczną obowiązywać e-faktury. Wyniki badania inFakt indeks 2025 pokazują jednak wyraźnie, że mimo rosnącej świadomości, przedsiębiorcy wciąż nie czują się realnie przygotowani na zmiany.
- Świadomość rośnie, ale wiedza wciąż fragmentaryczna
- Przygotowanie firm znacznie poniżej deklaracji. Koszty i biurokracja największym źródłem obaw
- Korzyści w cieniu ryzyk technologicznych i kontroli. Bez wsparcia KSeF pozostanie obciążeniem
Świadomość rośnie, ale wiedza wciąż fragmentaryczna
Z badań inFakt indeks wynika, że o KSeF słyszało już 78 proc. przedsiębiorców, co oznacza niemal podwojenie poziomu rozpoznawalności względem 2024 roku. Najczęściej wiedza na temat systemu pochodzi od księgowych i biur rachunkowych – wskazało je 37 proc. respondentów. Drugim istotnym źródłem są media, które wskazało 25 proc. badanych. Kampanie informacyjne administracji publicznej pozostają natomiast mniej widoczne, co znajduje odzwierciedlenie w tym, że aż 25 proc. przedsiębiorców nie potrafi wskazać konkretnej daty obowiązkowego odbioru faktur w KSeF, a 29% wskazało prawidłową datę.
Przygotowanie firm znacznie poniżej deklaracji. Koszty i biurokracja największym źródłem obaw
„Poziom przygotowania firm pozostaje wyraźnie niższy niż poziom deklarowanej wiedzy. Tylko 13 proc. przedsiębiorców wdrożyło już rozwiązania umożliwiające integrację z KSeF a 32 proc. znajduje się w trakcie tego procesu. Jednocześnie 18 proc. firm deklaruje, że w ogóle nie planuje wdrożenia systemu w najbliższym czasie. Pokazuje to skalę odraczania decyzji i niepewności związanej z nowym obowiązkiem. Dzieje się to pomimo, że KSeF w Polsce w wersji dobrowolnej znany jest od 2022 r., a w 2023 roku mówi się o tym, że stanie się obowiązkowy. W 2024 r. obowiązek został przeniesiony na 2026 r., a więc czasu było nadto, ale mimo wszystko wdrożenie jest cały czas odkładane” – podkreśla Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt.
Największym źródłem obaw są koszty i dodatkowe obciążenia administracyjne. Aż 68 proc. przedsiębiorców spodziewa się, że KSeF wygeneruje nowe wydatki, związane m.in. z dostosowaniem systemów informatycznych, zmianą procesów księgowych lub koniecznością zakupu dodatkowego oprogramowania. 44 proc. badanych uważa natomiast, że KSeF zwiększy poziom biurokracji w firmie, zamiast go ograniczyć.
Korzyści w cieniu ryzyk technologicznych i kontroli. Bez wsparcia KSeF pozostanie obciążeniem
Ocena samego rozwiązania pozostaje niejednoznaczna. Przedsiębiorcy dostrzegają potencjalne korzyści, takie jak cyfrowy obieg dokumentów, brak konieczności archiwizacji papierowych faktur czy mniejsze ryzyko zagubienia dokumentów. Jednocześnie dominują obawy związane z awariami systemu, możliwymi atakami hakerskimi, brakiem stabilności działania oraz zwiększoną kontrolą państwa nad obiegiem gospodarczym. W efekcie KSeF postrzegany jest dziś bardziej jako źródło ryzyka organizacyjnego niż realne narzędzie upraszczające prowadzenie działalności.
"Z perspektywy przedsiębiorców problemem nie jest sam KSeF, lecz sposób jego wdrażania. Firmy wiedzą, że cyfryzacja jest nieunikniona, ale dziś widzą przede wszystkim koszty, ryzyko awarii i brak stabilności. Bez jasnej komunikacji i realnego wsparcia wdrożeniowego KSeF będzie postrzegany nie jako ułatwienie, lecz kolejne obciążenie administracyjne" – komentuje Piotr Juszczyk, doradca podatkowy inFakt.
Infolinia KSeF potwierdza skalę problemu
Powyższe potwierdza również uruchomiona przez nas darmowa infolinia KSeF, gdzie z dnia na dzień ponad 100 naszych księgowych odbiera coraz więcej telefonów i pomaga w zrozumieniu, bądź co bądź, rewolucji w fakturowaniu.