KSeF: Czy polskie firmy są gotowe na cyfrową rewolucję?

Choć o KSeF mówi się od lat, a 2025 r. upłynął pod hasłem „szykujcie się na zmiany”, rzeczywistość weryfikuje teorię. Jak zauważa Zuzanna Kwiatkowska, styczeń to ostatni moment na testy, a mimo to trudno powiedzieć, by ktokolwiek czuł się w pełni przygotowany. Sytuacja przypomina nieco wdrażanie JPK czy Polskiego Ładu – znamy przepisy, mamy dostęp do środowiska testowego Ministerstwa Finansów, ale praktyka obrotu gospodarczego przy tak ogromnej skali wciąż pozostaje wielką niewiadomą.

Błędne przekonania co do KSeF

Zuzanna Kwiatkowska zwraca uwagę na specyfikę polskich przygotowań. Mimo że ustawa była podpisana, wielu przedsiębiorców i biur rachunkowych wpadło w swoisty stan hibernacji, czekając na finalne rozporządzenia wykonawcze. Dopiero teraz, na początku 2026 r., prace ruszyły pełną parą. Zuzanna Kwiatkowska ocenia obecny stan gotowości rynku na „pół na pół”. Część firm, zwłaszcza tych większych, procesy wdrażała od dawna. Druga połowa wciąż żyje w błędnym przekonaniu, że KSeF ich nie dotyczy lub że mają czas do 2027 r.

W wywiadzie został poruszony też wątek tzw. „ukrytej daty wdrożenia”. Ekspertka przestrzegła: nawet jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym lub korzystasz z okresów przejściowych na wystawianie e-faktur, KSeF i tak zapuka do Twoich drzwi 1 lutego. Kupując paliwo, opłacając energię, usługi telekomunikacyjne czy leasing, staniesz się odbiorcą faktur ustrukturyzowanych.

W trakcie rozmowy został też obalony mit, że KSeF to problem wyłącznie księgowych. „Księgowa ogarnie” to podejście, które może okazać się zgubne. Zuzanna Kwiatkowska dobitnie podkreśla, że KSeF to nie tylko zmiana podatkowa, ale przede wszystkim rewolucja w procesach biznesowych. Koniec z papierowymi segregatorami, koniec z antydatowaniem faktur i „dogadywaniem” daty sprzedaży. W KSeF liczy się czas rzeczywisty. Wystawienie faktury z błędem, na przykład na niewłaściwy podmiot, będzie wymagało skomplikowanych korekt, bo raz wysłanego do systemu dokumentu nie da się po prostu podmienić czy anulować w tradycyjny sposób.

Dlatego tak ważne jest, aby właściciele firm usiedli do rozmów ze swoimi księgowymi i wspólnie zaudytowali umowy oraz obieg dokumentów.

Szansa na automatyzację i porządek

Rozmowa nie skupiła się jednak wyłącznie na zagrożeniach. Ekspertka fillup k24 wskazuje, że KSeF to także szansa na realną automatyzację i porządek w dokumentacji. Kluczem jest wybór odpowiednich narzędzi. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, ale warto stawiać na te sprawdzone, które oferują zintegrowany ekosystem pracy dla przedsiębiorcy i biura rachunkowego. Dzięki temu księgowy widzi działania klienta w czasie rzeczywistym, co eliminuje konieczność przesyłania plików i przyspiesza księgowanie.