E-faktura na papierze - nadchodzi ważna zmiana w przepisach

• Obowiązek umieszczania kodu QR na fakturach
• Faktura jako dowód przed sądem arbitrażowym
• Anonimowy dostęp do faktury w KSeF

W artykule „Rzeczpospolitej” Ministerstwo Finansów przyznaje – że tylko niektóre instytucje, takie jak UOKiK, policja, sądy czy prokuratura mają ustawowo zapewniony dostęp do tego systemu. „Tego typu organom udostępniane są faktury jako pliki xml, czyli zachowany zostaje format dokumentu źródłowego faktury ustrukturyzowanej” – wyjaśnia MF. Stwierdza przy tym, że inne placówki, jak np. wydziały komunikacji w urzędach gmin, zajmujące się rejestracją samochodów, takiego dostępu nie mają.

Obowiązek umieszczania kodu QR na fakturach

W takim przypadku, według ministerstwa, sprzedawca ma obowiązkowo umieszczać na fakturze kod QR, pozwalający na identyfikację danej faktury w przypadku użycia jej poza systemem. Dotyczy to także tzw. faktur offline 24. Chodzi o faktury wystawione poza KSeF w przypadku niemożności skorzystania z niego (np. w razie awarii prądu czy samego KSeF).

Faktura jako dowód przed sądem arbitrażowym

Jak zauważył dziennik, zdaniem MF „nie ma zatem przeszkód, aby faktura wystawiona i przesłana do KSeF była przedstawiona przez podatnika jako np. dowód przed sądem arbitrażowym działającym przy organizacji przedsiębiorców, jeśli jest użyta poza KSeF zgodnie ze wskazanymi wymogami w przepisach. Tak przygotowaną fakturę podatnik dostarczy również np. do organu rejestrującego samochód”.

Anonimowy dostęp do faktury w KSeF

Ministerstwo przewiduje, że różne organy, w celu zweryfikowania okazanego im dokumentu, mogą skorzystać z anonimowego dostępu do faktury w KSeF poprzez zeskanowanie kodu QR. „Dzięki tej funkcjonalności każdy pracownik instytucji publicznej będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji czy faktura ta została wystawiona i czy znajduje się w KSeF. Funkcjonalność ta pozwala na odczyt podstawowych danych identyfikujących tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF – zapewnia cytowany w gazecie resort finansów.

Będzie można w ten sposób zweryfikować też, czy dane widniejące na dostarczonym dokumencie (np. kwota należności czy NIP sprzedawcy) są prawdziwe.