Jak przeprowadzić ocenę ryzyka zgodnie z ustawą AML?

Czym jest ocena ryzyka zgodnie z ustawą AML?

AML to skrót od Anti-Money Laundering, ustawy, która funkcjonuje wraz z CFT, czyli Counter-Financing of Terrorism. Punktem wyjścia dla tych procedur jest ocena ryzyka, która musi być przeprowadzona rzetelnie, gdyż z pewnych zaniedbań mogą wyniknąć poważne konsekwencje, takie jak wysokie kary finansowe!

Formułowanie oceny ryzyka jest wymogiem nałożonym na instytucje obowiązane. To, czy dany podmiot jest instytucją obowiązaną, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Będą to głównie:

• Maklerzy,
• Firmy ubezpieczeniowe,
• Firmy inwestycyjne,
• Podmioty świadczące doradztwo podatkowe,
• Kantory,
• Banki.

Jednak to nie wszystko – do instytucji obowiązanych zaliczają się także mniej oczywiste formy działalności. Wśród nich można wymienić notariuszy, radców prawnych i adwokatów, którzy biorą udział np. w zakładaniu rachunków bankowych lub w handlu nieruchomościami. Do tej listy dodano również stowarzyszenia, fundacje i przedsiębiorców uczestniczących w transakcjach gotówkowych o wartości przekraczającej lub równej 10 000 euro.

Główne czynniki ryzyka

Dnia 15 kwietnia 2020 roku Urząd Komisji Nadzoru Finansowego wydał stanowisko na temat prawidłowego sposobu tworzenia oceny ryzyka i zalecanych praktyk w tym zakresie. Informacje te były skierowane do podmiotów znajdujących się pod kontrolą KNF, czyli rynku emerytalnego, kapitałowego, ubezpieczeniowego oraz członków kas spółdzielczych i sektora bankowego. Jednak przedstawione w stanowisku wskazówki można odnieść do każdej innej instytucji obowiązanej.

Według najnowszej nowelizacji w międzynarodowym standardzie znajduje się 5 kluczowych wskaźników ryzyka – Key Risk Indicators, które należy wziąć pod uwagę podczas oceny. Są to:

1. Rodzaj, wielkość i złożoność biznesu.
2. Oferowane usługi i produkty.
3. Ryzyka geograficzne.
4. Rodzaje klientów i relacje z nimi – B2B, B2C.
5. Sposoby przyjmowania nowych klientów i komunikacji z obecnymi.

Zbliżony katalog jest dostępny w krajowym akcie prawnym i to on stanowi główny wyznacznik dla polskich przedsiębiorców. Mimo wszystko warto uwzględnić również wskaźniki międzynarodowe, czyli wspomniane Key Risk Indicators.

Szczegółowe czynniki, które mają związek z klientami, państwami bądź obszarami geograficznymi i innymi zmiennymi (produkty, usługi, transakcje, kanały dostaw) określa Artykuł 27 ust. 1 dyrektywy krajowej. Wszystkie wymienione są ogólnymi kategoriami, według których powinniśmy dokonywać oceny. Zawierają pewne zmienne, zależne od typu prowadzonej działalności. Jaki jest cel tych czynników? Precyzyjne zdefiniowanie obszarów ryzyka. Zgodnie z informacjami od KNF, ocena ryzyka musi uwzględniać także:

• Wykorzystywane przez podmiot narzędzia i systemy informatyczne,
• Efektywność systemu szkoleń w zakresie AML/CFT,
• Stopień uzależnienia od dostawców zewnętrznych,
• Outsourcing procesów związanych z AML/CFT,
• Możliwość zapewnienia ciągłości działania procesów AML/CFT podczas sytuacji kryzysowych,
• Prawidłowość struktury organizacyjnej oraz liczby pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków AML/CFT w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka,
• Skalę rotacji pracowników oraz kierownictwa jednostek odpowiedzialnych za procesy AML/CFT,
• Skuteczność systemu kontroli wewnętrznej i jego adekwatność w stosunku do wielkości instytucji obowiązanej,
• Przewidywane zmiany w działalności biznesowej czy strukturze organizacyjnej,
• Ważne zmiany w otoczeniu prawnym związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.

Oprócz wzięcia pod uwagę tych elementów, warto zasięgnąć informacji pochodzących z innych źródeł. Ustawa AML wymienia m.in. Krajową Ocenę Ryzyka oraz Ponadnarodową Ocenę Ryzyka, która jest sprawozdaniem Komisji Europejskiej, mającym na celu uregulowanie ogólnego systemu AML. Poza tym dostępne są stanowiska, komunikaty czy audyty organów właściwych – NBP, GIIF, UKNF, a także opracowań instytucji międzynarodowych, zajmujących się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (Financial Action Task Force, Moneyval, ONZ), szeroko pojmowanej wiedzy eksperckiej oraz opracowaniami organów Europejskiego Systemu Nadzoru.

Metodyka i strategie w dokumentacji AML

W ustawie AML nie znajdziemy konkretnych zasad, według których należy przygotować ocenę ryzyka. W ten sposób dyrektywa sygnalizuje, że strategie i metodyki powinny się od siebie różnić w zależności od typu prowadzonej działalności. Jednak niektóre elementy muszą znaleźć się w każdej z nich, co UKNF określa jako minimalny standard metodyczny. Pierwszym krokiem winno być przeprowadzenie oceny ryzyka inherentnego, czyli występującego bez korzystania z procedur, zabezpieczeń AML, czy działań prewencyjnych. Następnie wskazujemy środki, które zostały podjęte w celu obniżenia tego ryzyka (mityganty), a na końcu oceniamy ich efektywność obecną oraz przewidywaną.

W kolejnym kroku oceny ryzyka określamy ryzyko rezydualne, a więc pozostające pomimo wykorzystania mitygantów, oraz po zastosowaniu oceny ich efektywności. Jest to konieczne, gdyż według ustawodawcy ryzyko wykorzystania danego podmiotu do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu nie może zostać wyeliminowane na 100%. Jest to niewykonalne i dlatego należy zaplanować metody zarządzania ryzykiem rezydualnym.

Oba rodzaje ryzyka warto zbadać, odnosząc się do wszystkich czynników znajdujących się w art. 27 ust. 1 Ustawy AML. Nawiązując do zasad panujących w kraju przedsiębiorstwa, można wzorować się też na innych krajach, np. na wskazaniach Nowej Zelandii – czyli państwa, które posiada jedno z najnowocześniejszych ustawodawstw w kontekście AML i CFT. Nowa Zelandia proponuje dwie metody:

1. Mniej skomplikowana – polegająca na definiowaniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego niebezpieczeństwa w biznesie. Należy zastosować takie kategorie jak „mało prawdopodobne”, „możliwe”, „prawdopodobne” i „wysoce prawdopodobne”. Dzięki temu będzie można jednoznacznie określić niskie lub wysokie ryzyko.
2. Bardziej skomplikowana – ilościowa, polegająca na określaniu prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i skorelowania go z wartością konsekwencji. Takie połączenie umożliwia uzyskanie bardziej szczegółowych i zgodnych z rzeczywistością wyników. Na przykład jeśli jakieś zagrożenie jest prawdopodobne, zaś jego konsekwencje poważne, to całkowite ryzyko ocenia się jako bardzo wysokie. Zobrazowaniem tej metody jest uproszczona tabela umieszczona poniżej, w której do czynników związanych z funkcjonowaniem instytucji przypisuje się punktację od 1 do 3 – zależnie od poziomu ryzyka:

Tabelę można zmieniać i dopasowywać do potrzeb konkretnej instytucji obowiązanej.

Ocena ryzyka przeprowadzona. Co dalej?

Gdy ryzyko będzie już rozpatrzone z uwzględnieniem tych czynników, można zająć się oceną całościowej działalności instytucji. Po zdefiniowaniu kwestii wymagających poprawy, w ocenie ryzyka warto wyznaczyć też osobę lub jednostkę odpowiedzialną za przeprowadzanie takiej oceny i przygotowywanie harmonogramu jej prac.

Ocena ryzyka powinna mieć postać papierową lub elektroniczną. Ważne jest, aby została zaprezentowana osobie odpowiadającej za wdrażanie obowiązków, które obejmuje treść ustawy AML. Osoba ta powinna też zatwierdzić ocenę. Poza tym dobrze, aby z oceną zapoznała się rada nadzorcza jednostek, w której owe organy funkcjonują oraz zarząd danego podmiotu. Skutkiem zapoznania się z takim dokumentem może być podjęcie wskazanych, strategicznych decyzji, które pozwolą na lepsze zarządzanie i rozwój danego podmiotu.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

Przede wszystkim nie zaleca się tworzenia oceny ryzyka w oparciu o wzory dostępne w sieci. Wszyscy przedsiębiorcy powinni sporządzić dokument dostosowany do sposobu działania i wielkości prowadzonej działalności. Ocena ryzyka musi odpowiadać indywidualnym cechom danego podmiotu.

Oprócz tego, jeśli w procesie oceny okaże się, że danej instytucji grozi wysokie ryzyko, nie oznacza to, że skuteczność procedur i mitygantów jest zbyt niska. Wręcz przeciwnie – niejednokrotnie ma to związek z tym, że ocena jest przeprowadzona prawidłowo. Jej skutkiem będzie więc świadomość zagrożeń wynikających z prowadzenia określonej działalności. Po prostu charakter i skala funkcjonowania danej instytucji obowiązanej nie daje możliwości całkowitej eliminacji wysokiego ryzyka związanego z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Co istotne, ocenę ryzyka należy na bieżąco aktualizować. Według ustaw AML dokument ten musi być odnawiany minimum co 2 lata. Ważne, aby odnosił się do bieżącej sytuacji danej instytucji. Artykuł 27 mówi o tym, że istnieją jeszcze okoliczności wyjątkowe, w których trzeba ponownie dokonać oceny. Będą to takie sytuacje, jak: zmiany czynników ryzyka dotyczące państw, obszarów geograficznych, klientów, usług, transakcji, produktów i kanałów dostaw, a także zmiany Krajowej Oceny Ryzyka i Ponadnarodowej Oceny Ryzyka. UKNF zaznacza, że należy uwzględnić też istotne i długofalowe zmiany w otoczeniu gospodarczym, które mają wpływ na funkcjonowanie danego podmiotu.

Zgodnie ze stanowiskiem Komisji Nadzoru Finansowego najczęściej popełniane błędy przy formułowaniu oceny ryzyka, to:

• brak zrozumienia różnic pomiędzy ryzykiem inherentnym a rezydualnym,
• nieuwzględnienie poszczególnych czynników ryzyka wskazanych w art. 27 ust. 1 ustawy,
• brak harmonogramu planowanych działań w celu mitygacji ryzyka lub nieracjonalne terminy zawarte w harmonogramie działań,
• brak wskazania finalnych wniosków wynikających z oceny ryzyka,
• nieodpowiedni dobór metodyki, nieuwzględniający ważnych z punktu widzenia instytucji obowiązanej czynników ryzyka bądź określający podatność na ryzyko w sposób nieadekwatny do skali i rodzaju działalności.

Lista ta została przygotowana w oparciu o wyniki analiz popełnianych niedopatrzeń.

Podsumowanie

Ocena ryzyka instytucji obowiązanej ma służyć przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jest najważniejszym dokumentem w dyrektywie AML, a jego główne elementy to określenie ekspozycji instytucji na zagrożenia oraz zaproponowanie metod obniżenia owego ryzyka. Dobrze przeprowadzona ocena prezentuje sytuację konkretnego podmiotu w kompleksowy, szczegółowy sposób, biorąc pod uwagę wiele zmiennych. Dzięki temu staje się nie tylko obowiązkową, odgórnie wymaganą czynnością, ale może też pomóc we wdrażaniu oraz realizacji procedur AML i CFT.

Marcin Staniszewski, Kamila Wasilewska
Kancelaria Prawna RPMS Staniszewski & Wspólnicy