Zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
Co do zasady zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 § 1 Kodeksu spółek handlowych).
Obecnie jednak umowa spółki z o.o. może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Taka możliwość wprowadzona została od 3 września 2019 r. do Kodeksu spółek handlowych ustawą z 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy ‒ Kodeks spółek handlowych (Dziennik Ustaw rok 2019 poz. 1543).
Przepisy umożliwiają (art. 2341 Kodeks spółek handlowych) w szczególności:
1) transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
3) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Protokół ze zdalnego zgromadzenia wspólników
Z każdego zgromadzenia wspólników, w tym odbywanego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, należy sporządzić protokół.
Uchwały powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.
W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy.
W przypadku odbycia zdalnego zgromadzenia wspólników, do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego za pomocą środków komunikacji elektronicznej (czyli w trybie art. 2341 Kodeksu spółek handlowych), nie są wymagane.
Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
Podjęcie uchwała za pomocą systemu teleinformatycznego
Zgodnie z art. 2401 Kodeksu spółek handlowych w spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przy wykonywaniu prawa głosu wspólnik może zgłosić sprzeciw co do uchwały. Uchwała jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej, z zastrzeżeniem art. 255 § 4 Kodeksu spółek handlowych.
Podstawa prawna:
- ustawa z 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych - Dz.U. z 2019 r. poz. 1543,
- ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych - t.j. z dnia 15 marca 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 505).