Podstawę działania spółki stanowi odpowiednik umowy zawartej przez kilku wspólników w przypadku większej ich ilości, czyli akt założycielski. Prawo nakłada obowiązek sporządzenia go w formie aktu notarialnego. Wiąże się to zatem z pierwszymi kosztami zakładania spółki w wysokości pobranych przez notariusza opłat. W okresie pomiędzy sporządzeniem wspomnianego aktu, a zarejestrowaniem spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (o czym w dalszej części artykułu) podmiot ma status spółki w organizacji. Tak więc może przykładowo zawrzeć umowę rachunku bankowego, należy jednak zwrócić uwagę na treść art. 162 Kodeksu Spółek Handlowych, ponieważ blokuje ona jedynemu wspólnikowi możliwość reprezentacji spółki w organizacji. Warto zatem powołać zarząd wieloosobowy, ustanowić zgodnie z treścią art. 161 Kodeksu pełnomocnika do wskazanej działalności lub po prostu poczekać z jej rzeczywistym rozpoczęciem do momentu rejestracji.
Jak zostało wspominane wyżej spółka powinna zostać zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego, co wiąże się z wypełnieniem formularza KRS-W3 oraz załączeniem do niego kilku innych dokumentów. Będzie to w pierwszej kolejności formularz KRS-WK, który wymienia członków Zarządu oraz Rady Nadzorczej – wskazania wymaga, że warunkiem obowiązku powołania tej drugiej w przedmiotowej sytuacji będzie kapitał zakładowy spółki w wysokości przekraczającej 500 000 zł. Ponadto konieczne będzie załączenie formularza KRS-WM (określenie przedmiotu działalności zgodnie z PKD, w sposób analogiczny do stosowanego przy zakładaniu jej w formie indywidualnej) oraz KRS-WE, w którym podane zostaną podstawowe informacje o jedynym udziałowcu zakładanej spółki. Natomiast w celu przesłania do innych urzędów złożyć należy zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2, wniosek o wpis do rejestru REGON i zgłoszenie płatnika ZUS. „Nieformularzowymi” załącznikami będą wspomniany już akt założycielski, lista wspólników (w tym przypadku oczywiście będzie ona ograniczona tylko do jednej pozycji), wzory podpisów członków zarządu wraz z ich adresami, adres jedynego wspólnika i jego oświadczenie o pokryciu kapitału zakładowego w całości.
Jednoosobowy zarząd a reprezentacja w spółce z o.o.
Podniesienia wymaga kwestia kapitału zakładowego – w omawianym przypadku powinien on wynosić minimum 5000 złotych, a jego pokrycia jedyny wspólnik może dokonać na kilka sposobów. Oczywiście pierwotnym jest po prostu wkład pieniężny, którego można dokonać w formie bezgotówkowej (a więc przelewem na rachunek spółki, o ile został wcześniej utworzony w fazie spółki w organizacji) lub gotówkowej – czyli w drodze przeniesienia wartości znaków pieniężnych na rzecz spółki. Nie mniej jednak popularnym i często wykorzystywanym sposobem pokrycia kapitału zakładowego jest wkład niepieniężny – na przykład prawo do własności intelektualnej czy nieruchomości. Jednakże wskazania wymaga, że nie mogą to być prawa niezbywalne, omówione w treści art 14 Kodeksu Spółek Handlowych. Ich przykład stanowić mogą służebność osobista lub świadczenie pracy.
W świetle powyższego podstawową różnicę w stosunku do spółki wieloosobowej stanowią ograniczenia w reprezentacji w okresie przed wpisem do rejestru oraz forma aktu założycielskiego. Natomiast wobec działalności indywidualnej różnicą będzie głównie forma odpowiedzialności. W niej bowiem cała odpowiedzialność za organizację firmy spoczywać będzie na właścicielu, co wiąże się również z odpowiedzialnością całym majątkiem za decyzje podejmowane niejako „w imieniu” firmy. Co więcej, jeśli w małżeństwie występuje ustrój wspólności majątkowej (a z tego rodzaju sytuacją stykamy się najczęściej), za zobowiązania firmy odpowiada także małżonek osoby prowadzącej działalność we wskazanej formie. Z kolei wspólnicy spółki z o.o. odpowiadają za jej zobowiązania jedynie do wysokości wniesionego przez siebie wkładu. Wobec tego w sytuacji zastosowania przez jedynego wspólnika wspomnianego powyżej minimalnego dopuszczalnego wkładu w ustawowej wysokości 5000 zł, wierzyciel pomimo istnienia przekraczającego tę kwotę długu ma możliwość ściągnięcia z majątku maksymalnie kwotę w takiej wysokości.
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Tomasz Palak
Dyrektor Oddziału Pomorskiego
Kancelaria Prawna „Świeca i Wspólnicy” Sp. k.
Podyskutuj o tym na naszym FORUM