Ustalając wysokość stawki amortyzacyjnej bilansowej ustawa o rachunkowości wskazuje, że należy brać pod uwagę okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, pozostawiając jednak ostateczną decyzję samej jednostce. Przy ustaleniu stawek amortyzacyjnych kierownik jednostki powinien się kierować następującymi przesłankami:
- liczbą zmian, na których pracuje środek trwały,
- tempem postępu techniczno-ekonomicznego,
- wydajnością środka trwałego mierzoną właściwym miernikiem. Przykładowymi miernikami mogą być: liczba godzin jego pracy lub liczba wytworzonych produktów,
- prawnymi lub innymi ograniczeniami czasu używania środka trwałego,
- przewidywaną przy likwidacji ceną sprzedaży netto istotnej pozostałości środka trwałego.
W odróżnieniu od ustawy o rachunkowości przepisy podatkowe regulują szczegółowo zasady amortyzacji, a stawki amortyzacyjne zostały określone w załącznikach do ustaw o podatku dochodowym. Załączniki sporządzone są w formie tabeli i dla każdej grupy i rodzaju środka trwałego zawierają z góry ustaloną procentową stawkę amortyzacji.
Ponadto przepisy podatkowe w niektórych sytuacjach zezwalają na podwyższenie lub obniżenie stawki amortyzacyjnej oraz na stosowanie indywidualnych stawek amortyzacyjnych dla używanych lub ulepszonych środków trwałych po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji.
Z powyższego można wywnioskować trzy sytuacje jakie mogą zaistnieć w przedsiębiorstwie. Poniżej omówię każdą z nich.
Przypadek pierwszy: Gdy amortyzacja podatkowa równa się amortyzacji bilansowej
Jest to przypadek najbardziej powszechnych w mikro i małych przedsiębiorstwach oraz w spółkach, które oddały swoje księgi do biur rachunkowych. Powszechność stosowania tego rozwiązania spowodowana jest prostotą i taką samą ewidencją księgową zarówno pod względem bilansowych i podatkowym.
Jedyny problem, który powstaje przy ustaleniu stawki amortyzacyjnej wynika z klasyfikacji danego środka trwałego zgodnie z załącznikiem do ustawy podatkowej. Amortyzacje księgujemy wtedy w następujący sposób.
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK - amortyzacja za styczeń 2012 r. | 1.750 zł | 40-1 | 07 |
Zobacz także: Koszty prac rozwojowych – amortyzacja albo jednorazowo do kosztów podatkowych
Przypadek drugi: Gdy amortyzacja podatkowa jest mniejsza od amortyzacji bilansowej.
Jest to sytuacja gdy dany środek trwały będzie miał przewidywany okres użytkowania dłuższy niż przewiduje to ustawa podatkowa. Takie przypadki zazwyczaj można spotkać w przedsiębiorstwach produkcyjnych gdzie maszyny produkujące będą pracować na kilka zmian. Wtedy to bilansowo będą się one szybciej zużywały, co powinno mieć odzwierciedlenie w księgach przedsiębiorstwa.
Przy ujmowaniu tego rodzaju operacje należy pamiętać, że część kosztu amortyzacji w danym miesiącu nie będzie mogło znaleźć odzwierciedlenia w rachunku podatkowym. Tą część kosztu bilansowego księguje się na kontach niepodatkowych. Zaksięgowane tam koszty nie stanowią w danym momencie kosztu podatkowego, co nie znaczy że nie będą one w ogóle ujmowane w rachunku podatkowym dlatego też polecam utworzyć dodatkowe konto pozabilansowe aby ujmować na nim dodatkową różnicę związaną z kosztami amortyzacji niepodatkowej danego okresu.
Wyksięgowanie kosztu z konta pozabilansowego powinno zostać dokonane w roku kiedy dana wartość stanie się kosztem podatkowym i zostanie ujęte w rachunku podatkowym.
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1. PK - amortyzacja za styczeń 2012 r. a) Amortyzacja stanowiąca KUP b) Amortyzacja stanowiąca NKUP 2. PK – zapis techniczny amortyzacja NKUP za styczeń 2012r. | 1.750 zł 1.000 zł 750 zł 750 zł | 40-1 40-9 90 | 07 |
Zobacz także: Używane lub ulepszone środki trwałe a amortyzacja
Przypadek trzeci: Gdy amortyzacja podatkowa większa jest od amortyzacji bilansowej
Jest to przypadek gdy ustawy podatkowe przewidują większą stawkę amortyzacyjną niż przewidywany okres użytkowania danego środka trwałego ustalony przez kierownika jednostki. Powoduje to w dłuższym okresie czasu iż wartość bilansowa pokazana w sprawozdaniu spółki będzie większa niż wartość podatkowa.
Prowadzi to do sytuacji gdzie dany koszt przez przypadek może zostać podwójnie ujęty w rachunku podatkowym spółki. Aby tego uniknąć proponuje dokonywania zapisu technicznego na koncie pozabilansowym w księgach przedsiębiorstwa który to pokaże kierownikowi jednostki wartość amortyzacji jaka została ujęta w rachunku podatkowym. Zniweluje to możliwość popełnienia wyżej wymienionego błędu.
| Opis operacji | Kwota | Konto | |
| Wn | Ma | ||
| 1 PK - amortyzacja za styczeń 2012 r. 2 PK - zapis techniczny amortyzacja podatkowa za styczeń 2012r. | 1.000 zł 1.750 zł | 40-1 90 | 07 |
Zobacz także serwis: CIT