W świetle art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako ustawa o PDOP), dopuszczalność zastosowania przez płatnika preferencyjnej stawki zryczałtowanego podatku, wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub odstąpienie od poboru podatku na podstawie danej umowy, uzależniona została od uzyskania certyfikatu rezydencji podatkowej podatnika. Dokument ten jest instrumentem służącym przeciwdziałaniu nadużywania przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania przez podmioty nieuprawnione.
Jak wynika ze stanowiska polskich organów podatkowych, płatnik powinien dysponować oryginałem wystawionego certyfikatu rezydencji (ewentualnie odpisem poświadczonym notarialnie).
W związku z powyższym, kopie dokumentów otrzymane od zagranicznego kontrahenta drogą elektroniczną (np. w postaci skanów) nie są wystarczające dla udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych. W celu uniknięcia odpowiedzialności za nieprawidłowo potrącony podatek bądź za niepobranie podatku, polski przedsiębiorca pełniący funkcję płatnika powinien uzyskać oryginały certyfikatów rezydencji wystawione w formie papierowej.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Wskazać jednakże należy, że w sytuacji, gdy zagraniczne organy administracji podatkowej upoważnione do wydawania certyfikatów rezydencji udostępniają te dokumenty wyłącznie w postaci elektronicznej, wówczas dokumenty te można uznać za spełniające wymogi formalne przewidziane w ustawie o PDOP (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2.03.2016 r., znak ITPB3/4510-16/16/DK).
W powyższych okolicznościach elektroniczna forma certyfikatu akceptowana jest jako wystarczająca dla celów udowodnienia miejsca zamieszkania lub siedziby podmiotu zagranicznego. Oznacza to, że posługiwanie się przez płatnika elektronicznym certyfikatem rezydencji, wydanym przez właściwy organ administracji podatkowej danego kraju uprawnia do zastosowania preferencji wynikających z właściwych umów międzynarodowych. Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17.06.2013 r., znak IBPBI/2/423-342/13/MO oraz w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 26.10.2011 r., znak ILPB4/423-264/11-2/ŁM.
Posługując się certyfikatami rezydencji podatkowej dla celów skorzystania z preferencji wynikających z właściwych umów międzynarodowych, należy pamiętać, że w świetle przepisów obowiązujących od 4.01.2015 r., w przypadku otrzymania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności, przy poborze podatku u źródła powinno się uwzględniać ten dokument przez okres dwunastu miesięcy od dnia jego wydania, chyba że w tym okresie miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych ulegnie zmianie (art. 26 ust. 1i i 1j ustawy o PDOP).
Aleksandra Kołc, Konsultant Podatkowy ECDDP Sp. z o.o.