Pojęcie kosztów uzyskania przychodów zawarte zostało w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z definicją tam zawartą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Tak więc aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zaistnieć muszą jednocześnie dwa warunki:
1) celem poniesienia wydatku powinno być osiągnięcie przychodu,
2) wydatek ten nie może znajdować się w określonym w art. 23 katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Porównaj: Jak rozliczyć zakup zestawu komputerowego
Ponieważ ustawa w sposób ogólny określa jakie wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów daje to podatnikom możliwość odliczenia wszelkich faktycznie poniesionych kosztów, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą a zatem, że ich poniesienie miało lub mogło mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu (por.: wyrok NSA z dnia 3 listopada 1992 r., SA/Po 1393/92).
W takiej sytuacji nie będzie kosztem uzyskania przychodów taki wydatek, który oceniany w sposób obiektywny, nie może prowadzić do osiągnięcia przychodów, ani też nie może mieć wpływu na uzyskiwany przychód bądź jego źródło. Dlatego też podatnik chcąc wydatki ponoszone na prywatny telefon używany w celach prowadzonej działalności gospodarczej zaliczyć do kosztów, odpowiednio udokumentować je i ich związek przyczynowo-skutkowy z osiąganym przychodem. Jeżeli tego nie zrobi nie będzie mógł poniesionych wydatków zaliczyć do kosztów.
Podatnik musi przedstawić dowody dokumentujące wysokość poniesionych wydatków dotyczących używania prywatnego telefonu na potrzeby działalności gospodarczej aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.
Polecamy serwis Mała firma
Sam fakt zarejestrowania prowadzonej działalności gospodarczej na adres domowy – bez przedstawienia jakichkolwiek dowodów (np. billingów) umożliwiających wyodrębnienie kosztów rozmów telefonicznych mających związek z prowadzona działalnością gospodarczą od pozostałych rozmów – nie uzasadnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących używania prywatnego telefonu na potrzeby tej działalności (por. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 21 grudnia 2009 r., I SA/Gl 261/09).