Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
- musi być ponoszony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
- nie może być wymieniony wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy);
- musi być należycie udokumentowany.
Polecamy: serwis PIT
Polecamy: serwis Koszty
Warto zwrócić uwagę, że stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, które zgodnie z art. 22g ust. 17 powiększają wartość środków trwałych, stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.
Jest to o tyle istotne, że przepisy prawa podatkowego nie podają definicji remontu, należy więc wyraźnie odróżnić wydatki na remont od wydatków na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację, czy modernizację.
Zgodnie z art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.) remontem jest wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.
Istotą remontu są zatem wszystkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, w tym również polegające na wymianie zużytych składników technicznych, następujące w toku eksploatacji środka trwałego i będące wynikiem tej eksploatacji, niezwiększające jego wartości początkowej.
Podkreślenia wymaga fakt, że przy remoncie mogą być stosowane materiały odpowiadające aktualnym standardom technologicznym. Remont następuje w toku eksploatacji środka trwałego przez podatnika i jest wynikiem tej eksploatacji (zużycia).
Wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe ma charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie jego pierwotną wartość użytkową i niezmieniający jego charakteru.
Różnica pomiędzy nakładami ponoszonymi na remont, a nakładami ponoszonymi na ulepszenie środków trwałych, polega na tym, że remont zmierza do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środka trwałego i jest rodzajem naprawy, wymiany zużytych elementów; natomiast w wyniku ulepszenia środek trwały zostaje unowocześniony lub przystosowany do spełniania innych, nowych funkcji, zyskuje istotną zmianę cech użytkowych. Ulepszenie polega na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji środka trwałego.
Jeżeli zatem remont dachu miał na celu odtworzenie stanu pierwotnego nieruchomości z uwagi na jej stan i wiek, tak aby móc ją nadal wynajmować, to poniesione na ten cel wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu z tytułu najmu. I koszty te można potrącić jednorazowo.
Gdyby dach ulepszano i modernizowano – wydatki te trzeba by odliczać sukcesywnie poprzez odpisy amortyzacyjne.