W związku z opóźnieniami w płatnościach od kontrahentów wobec naszej firmy, prowadzimy działania windykacyjne w celu ściągnięcia należności. Poniesione koszty windykacyjne dotyczą: korespondencji z dłużnikami, opłat firm windykacyjnych, honorariów prawników, opłat sądowych itp. Powstaje pytanie, czy takie wydatki windykacyjne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w PIT?
Mając na uwadze obowiązujące przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych możliwość zaliczenia wydatków na windykację należności do kosztów uzyskania przychodów, nie powinno budzić wątpliwości.
Sposób windykacji należności, tzn. prowadzonej przez samego wierzyciela lub też przez firmę windykacyjną nie ma znaczenia co do powstałych z tego tytułu wydatków. Wierzyciel ażeby mógł zaliczyć wszelkie wydatki windykacyjne do kosztów uzyskania przychodów powinien przedtem zadbać o to żeby spełnić pewne warunki.
Generalną zasadą wynikającą z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów nieuznanych przez ustawę za koszty uzyskania przychodu, a zostały one określone w art. 23 ustawy o PIT.
Jak wynika z treści art. 23 ustawy o PIT wydatki na usługi firm windykacyjnych nie zostały ujęte w katalogu wydatków, więc mogą one pomniejszać przychód podatnika po spełnieniu ogólnych wymogów warunkujących zaliczenie ich do kosztów podatkowych.
Dlatego też jeśli podjęte przez przedsiębiorcę czynności będą wpływać na odzyskanie należności i będą miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiągniętymi z tego tytułu przychodami, a ponadto wydatki na usługi firmy windykacyjnej są odpowiednio uzasadnione i udokumentowane, to takie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Kolejną sprawa jest właściwe udokumentowanie wydatków windykacyjnych, tu mogą być pewne problemy z uwagi na to, że tego rodzaju usługi zaliczane są do usług niematerialnych. A takie usługi zawsze budziły większe zainteresowanie fiskusa.
Dlatego też podatnik powinien szczególnie zadbać o odpowiednie udokumentowanie tych wydatków.
Polecamy: serwis Koszty
Polecamy: serwis Podatki osobiste
W związku z tym oprócz samych faktur czy rachunków należy zadbać o inne dokumenty tj.:
- umowy z firmami windykacyjnymi, z których wynikałby zakres świadczonych usług i stawki, (zgodne zresztą z kwotami na rachunkach i fakturach),
- dokumenty świadczące o powstałej zaległości i świadczące o wykonaniu określonych czynności windykacyjnych itp.
Fakt posiadania przez przedsiębiorcę zgodnej z fakturami czy rachunkami umowy, powinien wykluczyć podejrzenia i wątpliwości organu podatkowego co do słuszności zaliczenia danych wydatków windykacyjnych do kosztów.
Pomimo wszystko należy jeszcze zwrócić uwagę na ważną kwestię, a mianowicie na to, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wierzytelności odpisanych wcześniej jako nieściągalne.
Pewien wyjątek przewidziano w art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o PIT, wynika z niego, że do kosztów można zaliczyć wierzytelności, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona.
Wierzytelność nieściągalna to taka, która została udokumentowana postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela, który odpowiada stanowi faktycznemu, wydanym przez organ egzekucyjny lub postanowieniem sądu o:
1. oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub,
2. umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona w pkt 1, lub
3. ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
4. protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
Podobne stanowisko można znaleźć w interpretacjach organów podatkowych i orzecznictwie sądów administracyjnych, m.in.: nadal aktualne wyjaśnienie Ministerstwa Finansów z 11 marca 2004 r. znak: PB3-530/8214-56/HR/04, czy wyrok NSA z 15 października 1998 r., sygn. I SA /Po 173/98.
Więcej na temat zaliczania do kosztów nieściągalnych należności