Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 stycznia 2011 r. (IPPB1/415-1097/10-2/ES).
Spółka wnioskująca o wydanie interpretacji indywidualnej prowadzi działalność świadcząc usługi hotelowo-gastronomiczne w czterogwiazdkowym hotelu.
W celach reklamowych przygotowywała ona zestawy drobnych upominków złożone z długopisu, ręcznika oraz filiżanki zawierającej logo spółki oraz dane kontaktowe.
Zestawy te były wręczane klientom oraz potencjalnym klientom spółki przy okazji różnego rodzaju spotkań i targów handlowych.
Zgodnie ze stanowiskiem spółki, wydatki poniesione na nabycie upominków mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Jej zdaniem wręczanie gadżetów reklamowych niskiej wartości ma bowiem charakter reklamy niepublicznej.
Ich niska wartość wskazuje, iż wydatki te nie są ukierunkowane na budowę wizerunku firmy i nie wiążą się z wytwornością, ani wystawnością, a zatem nie stanowią kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Organ uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Jednocześnie, zgodził się, iż w przedstawionym stanie faktycznym nie można mówić o kosztach reprezentacji, gdyż „obecność gadżetów reklamowych opatrzonych logo spółki jest dziś tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania”.
W związku z powyższym, wskazane wydatki można uznać za koszty reklamy, a nie reprezentacji i włączyć je do kosztów uzyskania przychodu.
Trzy elementy wykluczające "wytworność"
W omawianej interpretacji po raz kolejny rozgraniczone zostały wydatki związane z reprezentacją oraz reklamą. Jak zwrócił uwagę sam Dyrektor Izby Skarbowej, rozstrzygnięcie czy w przedmiotowym stanie faktycznym mamy do czynienia z reklamą czy reprezentacją stanowi podstawowy problem.
W oparciu o wydaną interpretację można wyróżnić trzy najważniejsze elementy, które w analizowanym stanie faktycznym przesądziły o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na nabycie upominków wręczanych klientom i potencjalnym klientom:
1. Logo firmy i dane kontaktowe – opatrzenie długopisów, ręczników i filiżanek logo spółki oraz dodatkowo danymi kontaktowymi wskazuje, iż prezenty nie stanowią jedynie eleganckiego upominku, lecz są de facto nośnikiem reklamowym.
Jednocześnie, Dyrektor IS wyraźnie stwierdził, iż samo umieszczenie znaku firmowego na jakimkolwiek produkcie nie przesądza o jego charakterze reklamowym. W związku z tym, niniejszy warunek można uznać za konieczny, ale nie za wystarczający.
2. Niska wartość – wydatki przeznaczone na nabycie prezentów przez wnioskodawcę były stosunkowo niskie. Jest to kolejny argument, który może przesądzać, że dane koszty nie stanowią reprezentacji, lecz jedynie reklamę.
Pomimo, iż wskazanie konkretnej granicy może być trudne i będzie zależało od konkretnego przypadku, to jednak wydaje się, że im wyższa wartość prezentu, tym większe ryzyko, że jego koszt zostanie uznany za wydatek reprezentacyjny, a nie reklamowy.
3. Brak okazałości lub wytworności – zgodnie z przedstawioną przez Dyrektora IS oraz akceptowaną w doktrynie definicją, wydatki związane z okazałością lub wytwornością stanowią koszty reprezentacji. W przedmiotowym stanie faktycznym, słusznie zwrócono uwagę, że drobne gadżety są tak powszechne, że nie sposób uznać ich za wytworne czy też okazałe.
Na koniec należy podkreślić, że zarówno w przedmiotowej sprawie, jak i w innych podobnych sytuacjach, trzy wskazane powyżej elementy powinny występować jednocześnie. Mogłaby bowiem wystąpić sytuacja, w której upominek dla klienta opatrzony logo, mógłby zostać uznany za wytworny pomimo stosunkowo niskiego kosztu jego nabycia.