Aby wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, powinniśmy pamiętać o ogólnej zasadzie, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Definicja ta dotyczy zarówno opodatkowania osób fizycznych, jak i osób prawnych. Jednocześnie należy pamiętać, że istnieje ustawowy katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Jeśli dany wydatek w nim widnieje, nie ma możliwości zaliczenia go do kosztów podatkowych.
Wydatki na świąteczny wystrój mieszkań, domów, również miejsc publicznych i firm związane są z tradycją obowiązującą w naszym kręgu kulturowym. Dekoracje świąteczne są obecne niemalże we wszystkich firmach i mają na celu korzystnie wpływać na odbiór firmy przez klientów lub kontrahentów, ale również działać zachęcająco, co może przełożyć się na osiągane przychody.
W dobie dużej konkurencyjności na rynku przygotowanie dekoracji firmy jest naturalnym wymogiem rynku, odpowiadającym oczekiwaniom klientów.
Z kolei przystrojenie świątecznymi ozdobami pomieszczeń dla pracowników sprzyja miłej atmosferze w pracy, a więc również przyczynia się do osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.
Wydatki na świąteczny wystrój mają więc związek z przychodami, a zatem mogą być zaliczone do kosztów jego uzyskania.
Należy jednak zastanowić się, co zrobić, aby wydatki na ozdoby świąteczne w firmie, nie zostały uznane za wydatki na reprezentację. Rozróżnienie pomiędzy reklamą i reprezentacja jest istotne o tyle, że wydatki poniesione na reklamę w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów - o ile spełniają ogólne zasady. Natomiast wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Za reklamę uznać należy rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu. Reklama to działanie mające na celu zachęcanie potencjalnych klientów do zawarcia umowy, nabywania towarów, korzystania z oferowanych usług.
Reprezentacja kojarzy się z okazałością, wystawnością w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Reprezentacja to więc występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Za reprezentację mogą być uznane takie wydatki na wystrój firmy, które są nadmierne, bardziej okazałe, poniesione specjalnie na rzecz wybranej grupy kontrahentów, by potraktować ich bardziej wyjątkowo niż innych. Wówczas firma nie zaliczy poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Podobne rozróżnienie dotyczy wydatków na dekoracje świąteczne. Istnieje bowiem pewne ryzyko, że w niektórych sytuacjach wydatki na zakup materiałów dekoracyjnych mogą być uznane za koszty reprezentacji. Jeżeli zakup będzie miał charakter reprezentacyjny, tj. podkreślający wytworność i okazałość siedziby firmy podatnika, to wydatki te mogą zostać wykluczone z kosztów uzyskania przychodów przez organ podatkowy.
Kartki i upominki świąteczne w kosztach firmy
Generalnie, jeżeli dokonując zakupów dekoracji świątecznych zachowamy umiar i nie będą to ozdoby drogie, wytworne i okazałe, to zaliczymy takie wydatki w ciężar kosztów podatkowych, jako związane ze świątecznym udekorowaniem firmy.
Jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji podatkowej z 29 czerwca 2009 r.:
Gdyby dekoracje świąteczne (i inne) przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących Spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki Spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez Spółkę za koszty uzyskania przychodów.
Wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, ciętych, kompozycji kwiatowych oraz bukietów, jak też wydatki na różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, mając na uwadze fakt, że wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów. W świetle powyższego uznać należy, iż wydatki te nie wyczerpują wskazanej definicji reprezentacji i zgodnie z art. 15 ust. 4d należy je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w dacie poniesienia.
Warto jednak wspomnieć, że istnieje nurt interpretacyjny szerzej rozumiejący pojęcie reprezentacji.
Zobacz: Czy reprezentacja musi się wiązać z okazałością i wystawnością
Źródła:
- interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 stycznia 2009 r. (nr IPPB5/423-155/08-2/MW) oraz z 29 czerwca 2009 r. (nr IPPB3/423-253/09-2/KK),
- interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 sierpnia 2010 r. (nr ILPB4/423-26/10-2/MC).
Podstawa prawna:
- art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.