Kiedy prezenty dla klientów mogą być uznane za reprezentację?
Obdarowywanie klientów, dostawców, kontrahentów okazjonalnymi prezentami, w tym również z okazji Bożego Narodzenia albo Nowego Roku jest bardzo rozpowszechnioną formą budowania pozytywnych relacji handlowych.
Niewątpliwie tego rodzaju działania poprawiają atmosferę i korzystnie wpływają na wzajemne stosunki. Można więc bez obaw powiedzieć, że rozdawane podarunki przyczyniają się do uzyskania przychodu, zagwarantowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a w konsekwencji przedsiębiorcy mogą z zasady zaliczyć wydatki poniesione na prezenty dla klientów albo kontrahentów do kosztów uzyskania przychodów.
Wyjątki od tej zasady są związane z katalogiem kosztów wymienionych zarówno z ustawie PIT jaki i ustawie CIT jako wydatki niestanowiące kosztów podatkowych, pomimo że przyczyniają się, albo mogą się przyczynić do uzyskania przychodów.
Problem pojawią się w kwalifikowaniu kosztów do wydatków reklamowych i reprezentacyjnych. Niestety, ustawodawca nadal nie sformułował definicji tych pojęć na potrzeby podatkowe.
W praktyce gospodarczej przyjęło się określanie, że reprezentacja ma na celu budowanie prestiżu firmy, a reklama zachęcanie klientów do nawiązania i utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania jego towarów lub usług. Za reklamę można uznać rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu, ale również rozpowszechnianie informacji o firmie albo jej znakach identyfikacyjnych np. logo firmy.
Pod pojęciem reprezentacji rozumie się natomiast „okazałość, wystawność, związane ze stanowiskiem czy pozycją społeczną”. Będzie to zatem występowanie w imieniu firmy wiążące się z „okazałością”, mające na celu wywołanie dobrego wrażenia czy utrwalenie właściwego wizerunku firmy.
W przypadku reprezentacji – nawet jeśli ma ścisły związek z osiąganiem przychodów, nie zaliczymy jej do kosztów. Wydatki o charakterze reklamowym mogą stanowić koszt podatkowy, bez limitów. Cały wydatek poniesiony przez firmę w związku z jej działaniami reklamowymi będzie więc stanowił koszt, o ile ma związek z przychodem.
Czy reprezentacja musi się wiązać z okazałością i wystawnością?
Obecnie nie budzi już wątpliwości, że do kosztów podatkowych zaliczymy wydatki na zakup lub wytworzenie wykorzystywanych w świątecznej promocji gadżetów o niewielkiej wartości, opatrzonych logo firmy, rozdawanych masowo . Takie działania należy traktować jako reklamę.
Charakteru reklamowego trudno natomiast przypisać eleganckim i wartościowym upominkom wręczanym wybranym kontrahentom, ale również koszom prezentowym, w których umieszczamy markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu prezenty często są uznawane przez fiskusa za koszty reprezentacyjne niezaliczane w ciężar kosztów podatkowych. W żadnym wypadku nie obdarowujmy kontrahentów alkoholem.
Przepisy ustaw o podatkach dochodowych wyłączające z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację, stanowią, że szczególnie kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki na usługi gastronomiczne i alkohole. W ich przypadku nie ma żadnych wątpliwości, że stanowią reprezentację, a nie reklamę. Istnieją jednak możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na prezenty w innej formie niż tylko kalendarze albo kartki świąteczne. formie koszów.
Zdecydowanie lepiej będzie przekazać kontrahentowi kosz z własnymi produktami, jako działanie reklamowe. Takie postępowanie może bez większych trudności zostać uznane za działania marketingowe, reklamujące produkt własny.
Dlatego, jeżeli – jak w opisanej sytuacji – firma zajmuje się produkcją wyrobów cukierniczych i przekaże w formie koszy prezentowych własne wyroby – działanie takie niezostanie potraktowane jako reprezentacja. Kosze nie mogą jednak zawierać , jak planuje firma, butelek wina. Działań w postaci przekazania alkoholu nie traktuje się jako działań marketingowych lub promocyjnych, lecz jako typowe działania reprezentacyjne, mające na celu ustalenie określonego, pozytywnego wizerunku firmy.
Organy podatkowe z zasady nie kwestionują też zaliczania wydatków na zakup prezentu do kosztów uzyskania przychodu jeśli np.: na prezentach takich zostaną umieszczone wyraźne oznaczenia firmowe, znaki towarowe, loga. Wydatki na takie materiały mogą być wówczas traktowane jak wydatki na reklamę, Jeżeli jednak podarunki są w formie wartościowego przedmiotu bez loga firmy, lub logo jest umieszczone w dyskretnym miejscu - wówczas należy to traktować jak próbę stworzenie wizerunku, reprezentację podatnika. Takie wydatki nie będą mogły być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów
Przykładem dość rygorystycznego stanowiska fiskusa w tej materii jest interpretacja z 7 października 2011 r. (nr ILPB3/423-307/11-2/EK), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził m.in.:
(...) zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej przyjąć należy, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo Spółki i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy i raczej to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania.
Nie można jednak uznać, iż w sytuacji, kiedy możliwości finansowe danego podmiotu gospodarczego są większe, wartość upominku przekazywanego kontrahentom może być wyższa. Nie można także przyjąć, iż określenie progu wartości danego upominku, uzależniony jest od tego komu zostanie przekazany, np. upominki przekazywane kadrze kierowniczej mogą mieć wyższą wartość, niż upominki przekazywane klientom masowym. Zauważyć bowiem należy, iż takie działania mają na celu tworzenie pozytywnego wizerunku Spółki, budowę odpowiednich relacji z klientami w celu wywołania jak najlepszego wrażenia, a takie działania mają charakter reprezentacyjny. Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy upominki przekazywane są wyselekcjonowanym klientom, a określanie progu wartości przekazywanych upominków uzależniona jest od funkcji osoby otrzymującej upominek w strukturze kontrahenta.
Nie można uznać, iż wartość wydatku wynika z rozmiarów i charakteru działalności oraz rodzaju kontrahenta, dla którego są przeznaczone, bowiem charakter takich wydatków bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Działania takie mają więc na celu ułatwienie nawiązywania i podtrzymanie kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego.
W świetle powyższego, poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na zakup prezentów przekazywanych wybranym kontrahentom podczas dwustronnych spotkań, stanowią wydatki o charakterze reprezentacyjnym i na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność, iż niektóre z prezentów przekazywanych wybranym kontrahentom zawierają logo Spółki.