Spotkanie wigilijne dla pracowników czy kontrahentów w wielu firmach stanowi już tradycję. Trzeba jednak pamiętać o odpowiednim rozliczeniu takich wydatków. Organizacja imprez firmowych w wielu przypadkach okazuje się przedsięwzięciem dość kosztownym. Przedsiębiorca decydując się na zorganizowanie tego typu spotkania powinien być świadomy, że nie w każdym przypadku poniesione wydatki będzie mógł rozliczyć podatkowo. W kolejnej publikacji z cyklu Christmas Time, Tax Care podpowiada, jak korzystnie dla firmy rozwiązać ten problem.
Najpierw potrzebny jest związek z przychodami
Każdorazowo rozpatrując czy dany wydatek może być zaliczony w koszty uzyskania przychodów najpierw trzeba ustalić czy ma on związek z uzyskiwanymi przychodami. Jeżeli ten test wypadnie pozytywnie, pozostaje jeszcze sprawdzenie, czy dany rodzaj wydatków nie został wymieniony w katalogu zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (odpowiednio w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). Znajduje się tam lista wydatków, które nawet jeżeli mają bezpośredni wpływ na uzyskiwany przychód, nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.
Motywacja i integracja jest potrzebna
Możliwość zaliczenia wydatków na organizację spotkania wigilijnego do kosztów podatkowych było początkowo kwestionowane w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe i wyrokach sądów administracyjnych (np. wyrok z WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 4283/06). W ostatnim czasie można jednak dostrzec zmianę tej tendencji. Wydatki są uznawane za koszt jeżeli zamierzonym celem pracodawcy była integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli natomiast celu takiego nie było, samo spotkanie polegające na konsumpcji, nie będzie kosztem uzyskania przychodów.
Wynika z tego, że spotkania wigilijne powinny służyć budowaniu motywacji do pracy i w ten sposób wpływać na efektywność pracowników, co uzasadnia zaliczenie przeznaczanych na taki cel środków do kosztów uzyskania przychodów. Dobrze jest gdy spotkanie jest połączone z omówieniem wyników firmy lub planami na przyszły rok. Warto też sporządzić dokumentację przebiegu spotkania np. agenda, wykorzystywane materiały do prezentacji.
Zobacz: Kartki z życzeniami i drobne upominki świąteczne są kosztem uzyskania przychodu
Kontrahenci to już reprezentacja
Jeżeli zostanie spełniony warunek dotyczący motywacji to trzeba zwrócić uwagę jeszcze na jeden element - warunkiem koniecznym dla zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów,
jest zorganizowanie imprezy tylko i wyłącznie dla pracowników zatrudnionych przez przedsiębiorcę.
Jeżeli w spotkaniu uczestniczą także osoby spoza firmy np. osoby towarzyszące lub kontrahenci to w tej części wydatki raczej nie powinny być uwzględnione kosztach podatkowych. Wszystko zależy jednak od przyjętej wykładni pojęcia „reprezentacja”. Zakładając, że przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że zaproszenie kontrahentów na firmową wigilię, wpływa na poprawę relacji biznesowych, co w efekcie ma przełożenie na realizowane kontrakty i uzyskiwane przychody, podstawowy warunek rozliczenia w kosztach zostanie spełniony. W przypadku kontrahentów jest jednak duże prawdopodobieństwo, że taki koszt zostanie potraktowany jako reprezentacja, a wydatków o takim charakterze nie można rozliczyć w kosztach podatkowych. Jednak w sytuacji, gdy wydatki są istotne dla firmy, warto wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej.
| Pojęcie reprezentacji nie jest zdefiniowane w ustawie, która wskazuje jedynie, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Sądy dokonując jednak wykładni tego pojęcia sięgają do słownika języka polskiego, w którym reprezentacja oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Przenosząc tę definicję na grunt podatkowy przyjmuje się, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. W określeniu „reprezentacja” mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Takich działań nie zaliczymy do kosztów. Jednak co ważne sądy podkreślają w tym okazały charakter. Np. w wyroku NSA z 25.05.2012 r., sygn. akt II FSK 2200/10,który dotyczył wydatków na spotkania biznesowe w restauracjach, podczas których omawiane były sprawy związane ze współpracą sąd stwierdził, że jeżeli wydatki te nie mają charakteru wystawności i okazałości lecz mieszczą się w granicach powszechnie przyjętych, można je rozliczyć w kosztach podatkowych. |
Natomiast w przypadku osób towarzyszących pracownikowi na spotkaniu firmowym trudno racjonalnie uzasadnić związek takiego wydatku z uzyskiwanymi przychodami, co już na tym etapie dyskwalifikuje możliwość ich rozliczenia w kosztach.
Właściwa dokumentacja jest potrzebna
Warto pamiętać także o właściwym udokumentowaniu wydatków poniesionych na organizację firmowej wigilii. Jeżeli tylko część poniesionych wydatków stanowić będzie koszt podatkowy, należy wyodrębnić ich wartość z całości środków poprzez określenie kwoty przypadającej na pracowników i osoby spoza firmy (jeżeli nie ma podstaw do ich rozliczenia w kosztach). Uchroni to przedsiębiorcę przed zakwestionowaniem przez organ podatkowy zaliczenia całości wydatków poniesionych na organizację imprezy do kosztów uzyskania przychodów, co zostało zaznaczone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPB3/423-119/07-2/MC: „Należy jednak zaznaczyć, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych przeznaczonych tylko dla pracowników. Zatem wydatki na zorganizowanie spotkań Wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia.”
Zobacz serwis: Koszty
Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care