Kosztami uzyskania przychodów wg art. 22 ustawy o PIT nie są wszystkie wydatki przedsiębiorcy, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku.
Polecamy: Jak rozliczać koszty w czasie
Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje dwie kategorie kosztów:
1. koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami,
2. koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.
Do pierwszej kategorii kosztów należy zaliczyć koszty, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie konkretnego przychodu.
Druga kategoria, obejmująca pośrednie koszty uzyskania przychodów, to wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika (por. pismo z dnia 4 listopada 2010 r., IPPB1/415-779/10-2/ES, IS w Warszawie).
Do pośrednich kosztów można zliczyć wydatki marketingowe, takie jak udział w targach, reklamy w prasie, Internecie, bilbordach i innych nośnikach. Wydatki te jako niezwiązane w sposób bezpośredni z dokonywanymi transakcjami w prowadzonej działalności gospodarczej, potrącane są w dacie ich poniesienia.
Zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia.
Polecamy: Postępowanie podatkowe
Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
W myśl art. 22 ust. 5d ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba i 6bb, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że koszty pośrednie takie jak wydatki marketingowe (udział w targach, reklama w prasie, Internecie i inne) powinny być potrącane w dacie ich poniesienia.