Prowadzenie działalności gospodarczej niejednokrotnie wymaga zakupu licencji – najczęściej chyba dotyczy to specjalistycznego oprogramowania komputerowego. Choć wydatki, poniesione w związku z jej zakupem, z zasady zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu (bo z reguły dotyczą prowadzonej działalności), to jednak nie zawsze można będzie ująć je jednorazowo w kosztach firmy.
Licencja otrzymana nieodpłatnie – jak rozliczyć koszty podatkowe jej wdrożenia
Licencje zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych
Nabywając licencję trzeba mieć świadomość, że może ona stanowić wartość niematerialną
i prawną, w przypadku której rozliczenie zakupu w kosztach będzie wymagało rozpisania
w czasie poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne.
Amortyzacji podlegają bowiem m. in. nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.
Oznacza to, że gdy przedsiębiorca zamierza wykorzystywać nabytą licencję na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddać do używania na podstawie np. umowy licencyjnej (sublicencji)) przez co najmniej rok, to w zasadzie nie może wydatku zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu.
Wydatki kwalifikowane w SSE – wartości niematerialne i prawne związane z transferem technologii
Nabyte licencje należy ująć w takiej sytuacji w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz rozliczenie poniesionego wydatku w czasie, dokonując odpisów amortyzacyjnych.
Ale można też jednorazowo do kosztów
Możliwość jednorazowego rozliczenia wydatku na nabycie licencji, która ma być wykorzystywana dłużej niż rok (a więc stanowiącej wartość niematerialną i prawna) mają natomiast przedsiębiorcy, którzy nabyli licencje o wartości nieprzekraczającej 3,5 tys. zł.
Mogą oni bowiem zdecydować się na jednorazową amortyzację w miesiącu oddania
do używania lub miesiącu następnym.
Zwolnienie od podatku licencji i praw autorskich
Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca wie, że z zakupionej licencji będzie korzystał krócej niż rok (czyli nie stanowi ona wartości niematerialnej i prawnej). W takim przypadku może bowiem wydatek zaliczyć jednorazowo do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak, by w takich prognozach się nie pomylić – w przeciwnym razie należy się liczyć z koniecznością dokonania korekty i zapłacenia odsetek.
Elżbieta Węcławik, Tax Care
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care