Licencja otrzymana nieodpłatnie – jak rozliczyć koszty podatkowe jej wdrożenia

Licencja nadająca się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok oraz wykorzystywana przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością, dla celów podatkowych stanowi wartość niematerialną i prawną.

Zatem najpóźniej w miesiącu oddania do używania winna być wprowadzona do ewidencji środków trwałych i amortyzowana.

Konieczne jest również ustalenie wartości początkowej programu rachunkowego. W opisanym stanie faktycznym, program rachunkowy przedsiębiorca nabył nieodpłatnie (bez wynagrodzenia), ponieważ pokrył wyłącznie koszty wdrożenia systemu komputerowego.

W dacie otrzymania licencji, u przedsiębiorcy powstanie przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia (art.  art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Jednocześnie wartość początkową programu stanowi wartość rynkowa licencji z dnia jej nabycia, chyba że umowa o nieodpłatne przekazanie określiła tę wartość w niższej wysokości (art. 16g ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT).

Regulacje ustawy o CIT nie pozostawiają wątpliwości, jak podatnik winien ustalić wartość początkową licencji nabytej nieodpłatnie. Literalnie z przepisów wynika, że wartość początkową, wartości niematerialnej i prawnej sanowi wartość rynkowa programu.

Ale pojawia się wątpliwość, czy poniesione koszty wdrożenia podwyższają wartość początkową programu komputerowego, a w konsekwencji należy je rozliczać w formie dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.

Polecamy: serwis Koszty

Wymaga podkreślenia, że ustawodawca wyłącznie w przypadku odpłatnego lub częściowo odpłatnego nabycia wartości niematerialnej i prawnej, za jej wartość początkową uznaje cenę nabycia, czyli kwotę należną zbywcy powiększono w szczególności o koszty instalacji, uruchomienia systemów komputerowych.

Z przepisów nie wynika, aby analogiczne zasady przedsiębiorca mógł stosować, dla nieodpłatnie otrzymanych licencji. Wartość początkową nabytych nieodpłatnie licencji mogą podwyższyć wyłącznie koszty montażu (art. 16g ust. 6 ustawy o CIT).

Niemniej koszty wdrożenia programu komputerowego co do zasady nie mogą być utożsamiane z montażem. Odmienny jest cel jak i charakter prac związanych z montażem i odpowiednio wdrożeniem systemu.

Montaż według Słownika Języka Polskiego PWN to „składanie maszyn, aparatów, urządzeń itp. z gotowych części” albo „zakładanie, instalowanie urządzeń technicznych”.

Wdrożenie to przystosowanie systemu księgowego do pracy w danej jednostce, wprowadzenie specyficznych ustawień.

W związku z tym, dla rozliczenia kosztów wdrożenia systemu księgowego, nie znajdzie zastosowania przytoczona regulacja art. 16g ust. 6, jeśli nie są to koszty montażu. W konsekwencji kosztów tych nie można odnieść na wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej. . 

Należy dodać, że kosztów wdrożenia nie są kosztami ulepszenia systemu księgowego. Ustawodawca zastrzegł, że ulepszeniu mogą podlegać wyłącznie środki trwałe. Analogicznej konstrukcji nie przewidziano dla wartości niematerialnych i prawnych.

Powstaje zatem wątpliwość, jak przedsiębiorca winien rozliczyć koszty wdrożenia nieodpłatnie otrzymanej licencji. W tym przypadku wydaje się być uzasadnione, zaliczyć je do bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, z uwzględnieniem ogólnych zasad potrącania kosztów.

Należy mieć na uwadze, że system księgowy będzie wykorzystywany w ramach działalności podatnika, będzie pozostawać w związku z prowadzoną działalnością, a zatem wydatki poniesione na ten cel zasadne jest zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (zastrzegając, że nie zostały one ujęte w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów).

Podobne stanowisko w kwestii kosztów wdrożenia zaprezentował, w nieco starszej ale z punktu widzenia przepisów ustawy o CIT nadal aktualnej interpretacji, Pomorski Urząd Skarbowy (pismo z dnia 20 marca 2006r., sygn. DP/PD/423-0180/05/AK). Czytamy w niej, że „W ocenie tut. organu podatkowego koszty wdrożenia programów komputerowych nie mogą być utożsamiane z montażem. Zatem w przypadku nieodpłatnego nabycia licencji na użytkowanie programów komputerowych, koszty wdrożenia nie zwiększają wartości początkowej licencji odpowiadającej jej cenie rynkowej. W przypadku nieodpłatnego nabycia licencji wydatki na dostosowanie wdrażanego programu komputerowego do potrzeb Spółki, winny być przez Podatnika oceniane i kwalifikowane na zasadach ogólnych” interpretacja indywidualna Pomorskiego Urzędu Skarbowego z dnia 20 marca 2006 r.

Dlatego też uzasadnione jest by koszty wdrożenia licencji, w tym przypadku - zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy: serwis VAT

Anna Kiereś, ekspert podatkowy, Kierownik Zespołu ds. SSE ECDDP SP. z o.o.