Przykładem jest interpretacja indywidualna z 1 czerwca 2011 r. wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (nr ILPB3/423-95/10/11-S-1/AO).
Pismo to dotyczy następującego stanu faktycznego. Producent stosuje zasadę, że reklamacja klienta może być uznana tylko wtedy, gdy wyniki badań w firmowym laboratorium jednoznacznie potwierdzą wadę tkwiącą w wyrobie.
Polecamy: serwis VAT
Reklamacje są jednak także pozytywnie rozpatrywane, gdy faktycznie jest brak podstaw do ich uwzględnienia na podstawie wady produktu.
Tak zwane „polubowne” uwzględnienie reklamacji dotyczy dwóch sytuacji.
Po pierwsze wyniki badań laboratoryjnych nie mogą dać jednoznacznych wyników (np. próbka wyrobu była niereprezentatywna).
Druga sytuacja polega na tym, że zgodnie z wewnętrznymi aktami wykonawczymi spółki, reklamacja jest uwzględniana polubownie w przypadku, gdy nie stwierdzono odstępstw od wymagań przewidzianych dla danego wyrobu, jednak ze względu na interes ekonomiczny producenta uwzględniono formę rekompensaty.
W ramach takiej reklamacji klient może uzyskać:
1) nowy towar odpowiadający co do wartości towarowi objętemu reklamacją w identycznej ilości i wartości,
2) dodatkową ilość towaru, którego wartość ma pokryć koszty poniesione przez podmiot składający reklamację,
3) wypłatę pieniędzy odpowiadającą sytuacjom opisanym w pkt 1 i 2.
Dodatkowo, w niektórych przypadkach producent partycypuje w kosztach kar umownych, jakie ponieśli jego kontrahenci reklamujący nabyte wyroby gotowe, związane z przestojem prowadzonych budów, a także partycypuje w kosztach transportu wyrobów.
Polecamy: serwis Koszty
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, że wydatki poniesione przy okazji rozpatrywania reklamacji polubownych przekazywane przez producenta nabywcom jego wyrobów i kontrahentom nie są kosztem uzyskania przychodu. Organ podatkowy uznał je za wydatki reprezentacyjne:
„Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika zatem jasno, że działania Spółki polegające na uwzględnianiu przez Nią reklamacji polubownych, zmierzają do budowania pozytywnego wizerunku Firmy. Świadczy o tym chociażby fakt, że czynności podejmowane przez Wnioskodawcę sprawiają, że klient ma pewność, iż nabywając wyroby Spółki – nawet w przypadku nieuzasadnionych zastrzeżeń co do ich jakości – będzie miał możliwość ich niezwłocznej wymiany albo otrzymania innego świadczenia. Ponadto, Wnioskodawca wskazał, iż działania Spółki polegające na przekazywaniu przedmiotowych świadczeń są „wkalkulowane” w realizowaną misję i strategię Spółki, co skutkuje osiągnięciem i ugruntowaniem pozycji rynkowej Wnioskodawcy. W tym miejscu stwierdzić także należy, iż tut. Organ nie neguje faktu, iż uwzględnianie przez Spółkę reklamacji polubownych ma związek z osiągnięciem przez Spółkę przychodu lub zachowaniem, czy zabezpieczeniem źródła przychodu. Jednakże wspomnianych świadczeń Wnioskodawca dokonuje nie będąc do nich zobowiązany zawartymi umowami, jak również przepisami prawa, co świadczy o charakterze reprezentacyjnym tych czynności. Reprezentacją, jak stwierdzono powyżej, są bowiem wszelkie działania, u podłoża których leży ułatwianie nawiązywania i podtrzymywania kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji i których zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako godnego zaufania partnera biznesowego. Reasumując, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w związku z uwzględnieniem lub częściowym uwzględnieniem reklamacji polubownych noszą znamiona reprezentacji, w związku z czym nie mogą zostać zaliczone – w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – do kosztów uzyskania przychodów.”
W tej sprawie zapowiada się ciekawy spór między podatnikiem a organami podatkowymi przed sądem administracyjnym.