Jestem architektem i prowadzę wspólnie razem z siostrą działalność gospodarczą w formie spółki partnerskiej. Do użytku służbowego wspólników, pracowników spółki i załatwiania bieżących spraw spółki z którymi będą związane wyjazdy zamierzamy wnieść aportem do majątku firmy własne samochody. W tym celu podpiszemy aneks do umowy spółki, w którym będzie zawarta informacja o wniesieniu do majątku spółki prywatnych samochodów według cen rynkowych. Na podstawie aneksu do umowy spółki pojazdy będą wniesione do majątku spółki, a następnie wpisane do ewidencji środków trwałych. Czy wszelkie wydatki związane z utrzymaniem pojazdów będą stanowiły koszty uzyskania przychodów spółki.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu powinien spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- być właściwie udokumentowany.
Pośród związanych z pojazdami wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów znajdują się koszty używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Polecamy: Faktura VAT od A do Z
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zauważmy więc, że nie możemy uznać za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w przypadku, gdy ewidencja przebiegu pojazdów nie jest prowadzona. W przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów wysokość kosztów podatkowych została natomiast ograniczona do kwoty wynikającej z pomnożenia stawki za 1 km i faktycznego przebiegu pojazdu.
W przypadku, gdy samochód osobowy stanowi środek trwały w prowadzonej działalności gospodarczej i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, podatnik może zaliczać do kosztów podatkowych wydatki związane z użytkowaniem samochodu, nawet jeśli nie prowadzi ewidencji przebiegu tego pojazdu.
Podkreślić należy, że w przypadku gdy samochód osobowy stanowi środek trwały i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, podatnik nie jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.
Kalkulator odsetek podatkowych
Również w sytuacji opisanej w pytaniu. Wspólnicy spółki partnerskiej, którzy wnieśli do jej majątku własne samochody osobowe i wprowadzili je do ewidencji środków trwałych, nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.
Pomimo braku takiej ewidencji, wspólnicy mogą uznać za koszty podatkowe wydatki poniesione na samochody, według ogólnych zasad.
Powinni natomiast pamiętać, że nie zaliczą do kosztów podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu, a dotyczących kosztów ubezpieczenia samochodu osobowego. Ograniczenie dotyczy tylko składek w kwocie przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Mając na względzie powyższe przepisy, stwierdzić należy, że wszelkie wydatki związane z eksploatacją samochodów osobowych będą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zastrzeżenie dotyczy jedynie wydatków na składki ubezpieczeniowe, które w części określonej w przepisie nie będą kosztami uzyskania przychodu.
Podstawa prawna: art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46, art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych