Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, chyba, że muszą prowadzić księgi rachunkowe (tzw. pełna księgowość) na podstawie ustawy o rachunkowości.
Limit obrotów, po przekroczeniu którego trzeba prowadzić pełną księgowość
Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Zgodnie z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.
Ale jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany, zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir:
1. w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem,
2. prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, z zastrzeżeniem ust. 3, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 – także ewidencje, o których mowa w tym przepisie.
Jednak § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia wskazuje, iż księga przychodów i rozchodów oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, z zastrzeżeniem ust. 6.
A jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – księga powinna się znajdować w miejscu wskazanym przez podatnika stosownie do § 8 ust. 1 pkt 1.
Z tego przepisu jednoznacznie wynika, iż księga i dowody stanowiące podstawę dokonania zapisów w księdze nie mogą znajdować się jednocześnie w dwóch miejscach, tj. w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej i w siedzibie przedsiębiorcy. Tym bardziej dotyczy to sytuacji, gdy prowadzenie księgi powierzono biuru rachunkowemu.
Polecamy: Ile zapłacisz PIT przy sprzedaży domu, mieszkania lub działki?
Użyte w tym przepisie słowo „lub” stanowi spójnik wyrażający możliwą wymienność lub wzajemne wyłączanie się zdań lub ich części (Słownik Języka Polskiego – wydanie internetowe), a w logice oznacza alternatywę rozłączną.
Odstępstwo od zasady wyrażonej w § 9 ust. 2 dotyczy jedynie przedsiębiorstw wielozakładowych, w odniesieniu do których, przepis § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia wskazuje, iż w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie.
Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia.
Przy czym, w świetle definicji zawartej w § 3 pkt 10 ww. rozporządzenia, z przedsiębiorstwem wielozakładowym mamy do czynienia, jeżeli działalność prowadzona jest w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych.
Ale jeżeli przedsiębiorca prowadzi przedsiębiorstwo jednozakładowe (ma np. jeden sklep, czy jeden zakład usługowy), to ma obowiązek prowadzenia tylko jednej podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla całej prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej.