Ponieważ na podstawie § 17 ust. 1 rozporządzenia kpir, ustawodawca zobowiązał podatników do bezzwłocznego ewidencjonowania wydatków z tytułu zakupu towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, należy uznać, iż z uwagi na powyższe są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodu danego miesiąca rozliczeniowego bez sprawdzenia czy w momencie zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu i zaewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, wydatki te zostały w całości opłacone przez strony na rzecz wierzycieli.
Zobacz też: Materiały biurowe w księdze przychodów i rozchodów
Wszelkie wydatki udokumentowane fakturami VAT są przez podatników ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą wystawienia faktur VAT, natomiast pozostałe wydatki, które nie są udokumentowane fakturami VAT, a bezspornie stanowią koszty uzyskania przychodu, są ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą ich poniesienia, co jest skorelowane z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.).
Termin zapisu w księdze zakupu materiałów podstawowych oraz towarów handlowych nie jest więc uzależniony od przyjętej przez podatnika metody księgowania wydatków (kasowej lub memoriałowej), ustalonego przez strony terminu zapłaty ani też od momentu otrzymania dowodu księgowego.
Polecamy serwis: Faktura
Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dopuszczają wyjątki od powyższej zasady. Ma to miejsce w przypadku m.in. powierzenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu oraz w sytuacji prowadzenia przez podatnika ewidencji sprzedaży, podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe.
W takich przypadkach zakupy towarów handlowych i materiałów nie muszą być księgowane niezwłocznie po ich otrzymaniu. Zapisy w księdze są bowiem dokonywane, w myśl § 30 rozporządzenia kpir, w porządku chronologicznym, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U z 2003 Nr 152 poz 1475 ze zm.)