W ustawach podatkowych znajduje się lista wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych nawet wtedy, gdy mają bezpośredni wpływ przychód uzyskiwany przez firmę (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o CIT). W tych tzw. katalogach wyłączeń znajdują się wydatki na reprezentację. Samo pojęcie „reprezentacja” nie jest zdefiniowane w ustawach podatkowych - przepisy wskazują jedynie, że do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Co ważne, reprezentacja może mieć miejsce tylko na zewnątrz firmy. Jeżeli więc pączki kupowane są tylko dla pracowników, nie uznaje się takiego wydatku za reprezentację. Jednak gdy zakup słodkości jest dokonany także dla kontrahentów odwiedzających firmę, sprawa już nie jest oczywista.
Pączki poza reprezentacją
Sądy dokonując wykładni pojęcia „reprezentacja” sięgają do słownika języka polskiego, w którym reprezentacja oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Przenosząc tę definicję na grunt podatkowy przyjmuje się, że reprezentacja to występowanie w imieniu firmy wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. W określeniu „reprezentacja” mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy. Takich wydatków nie można rozliczyć w kosztach podatkowych. Jednak, co ważne, sądy podkreślają, że istotny jest okazały charakter takiego wydatku.
Jak rozliczyć koszty ubezpieczenia
Czy wydatek na flagę narodową zaliczymy w koszty
Przykładowo w wyroku NSA z 25 maja 2012 r. (sygn. akt II FSK 2200/10), dotyczącego wydatków na spotkania biznesowe w restauracjach, podczas których omawiane były sprawy związane ze współpracą, sąd stwierdził, że jeżeli wydatki te nie mają charakteru wystawności i okazałości, lecz mieszczą się w granicach powszechnie przyjętych, można je rozliczyć w kosztach podatkowych. Oznacza to, że zakup pączków dla kontrahentów nie powinien być uznany za wydatek o charakterze reprezentacyjnym i można go rozliczyć w kosztach podatkowych firmy. Podobne stanowisko można znaleźć w interpretacjach indywidualnych, na przykład interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12.03.2012 r., nr IPTPB3/423-318/11-4/PM: "(...) wydatki ponoszone w związku ze spotkaniami z kontrahentami i pracownikami w siedzibie Spółki na zakup artykułów spożywczych dla kontrahentów i pracowników, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki niewymienione w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mogą stanowić, zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów".
Ciastko kosztem pracowniczym
Rozpatrując, czy wydatek na zakup pączków może być zaliczony w koszty uzyskania przychodów trzeba także ustalić, czy ma on związek z przychodami uzyskiwanymi przez firmę. Możliwość zaliczenia wydatków na zakup pączków dla pracowników wiązać się może z zamierzonym celem pracodawcy, jakim jest integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy i wzrost motywacji do wykonywania obowiązków służbowych. Takie działania wpływają bowiem na efektywność pracowników, a tym samym można im przypisać związek z uzyskiwanymi przychodami.
Co decyduje o momencie powstania kosztów
Niekiedy trudno jest wykazać taki charakter zakupu pączków, nie oznacza to jednak, że nie można ich uwzględnić w kosztach podatkowych. Wskazuje na to na przykład interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 24 stycznia 2011 r., nr IPPB1/415-1025/10-4/ES. W rozpatrywanej sprawie przedsiębiorca kupował na potrzeby pracowników m.in. ciastka argumentując, że wydatki tego typu można rozliczyć w kosztach firmy, ponieważ „do takich wydatków zalicza się między innymi tzw. koszty pracownicze, wśród których dominują wynagrodzenia, ale także wszelkie inne gratyfikacje. Zdaniem Wnioskodawczyni na rzecz pracowników można zaliczyć inne świadczenia, a w tym przekazania im napojów bądź artykułów spożywczych.” Fiskus zgodził się z podatnikiem co do możliwości rozliczenia takich wydatków w kosztach, zastrzegając jednak, że: „prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.”
Zapłać albo pomniejsz koszty, czyli zmiany w podatku dochodowym 2013
Katarzyna Rola-Stężycka