Jak rozliczyć koszty ubezpieczenia

Przedsiębiorcy mogą korzystać z bogatej oferty ubezpieczeń majątkowych. Obejmuje ona zarówno polisy wymagane przez prawo (m.in. OC pojazdów mechanicznych), jak i dodatkowe pakiety ochronne dla poszczególnych składników mienia (np. sprzętu elektronicznego). Jak rozliczać wydatki na ubezpieczenia związane z działalnością gospodarczą?

Czy ubezpieczenie jest kosztem?

Obowiązujące prawo podatkowe przewiduje trzy istotne wymogi dla wydatków, które są ujmowane w KPIR. Mianowicie koszt podatkowy powinien być:

1) poniesiony przez podatnika,

2) należycie udokumentowany,

3) związany z osiągnięciem przychodu, jego utrzymaniem lub zabezpieczeniem.

W sytuacji, gdy przynajmniej jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, uwzględnienie danego wydatku w ewidencji KPIR stanowi błąd. Z punktu widzenia posiadaczy polis, szczególne znaczenie ma kwestia zabezpieczenia lub utrzymania źródła przychodu. Trudno bowiem argumentować, że opłacanie składek ubezpieczeniowych może się przyczynić do zwiększenia rentowności firmy. W praktyce, urzędy skarbowe postrzegają uiszczenie składki jako działanie mające na celu zabezpieczenie przychodu. Zatem podatnik może bez obaw kwalifikować wydatki na ubezpieczenie jako koszty podatkowe.

Kwestia udokumentowania kosztu ubezpieczenia za pomocą polisy dość często budzi wątpliwości przedsiębiorców, ponieważ nie jest ona typowym dokumentem księgowym (tak jak rachunek lub faktura). Wspomniany problem bywa różnie interpretowany, dlatego kluczową rolę odgrywają rozstrzygnięcia organów podatkowych (m.in. interpretacja IBPBI/1/415-312/10/AP). Stanowią one, że polisa może być potraktowana jako podstawa do naliczenia kosztu, jeżeli widnieją na niej następujące informacje:

1. określenie ubezpieczyciela oraz ubezpieczającego (przedsiębiorcy),

2. data wystawienia polisy,

3. przedmiot umowy (rodzaj, zakres ubezpieczenia, długość okresu ochrony),

4. wartość składki,

5. podpisy stron,

6. data dokonania operacji gospodarczej (wpłaty składki), jeżeli jest ona inna niż dzień wystawienia dokumentu.

Spóźnione koszty firmowe wciąż można rozliczyć

Co decyduje o momencie powstania kosztów

Należy pamiętać o tym, że uregulowanie składki powinno zostać odpowiednio udokumentowane. Zatem, gdy polisa nie zawiera potwierdzenia zapłaty, to podatnik musi dołączyć inny dokument, który potwierdza poniesienie wydatku (np. potwierdzenie wykonania przelewu).

Ubezpieczenia pojazdów w kosztach - warto pamiętać o limitach

W przypadku grupy ubezpieczeń dotyczących środków transportu, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie pewnych szczególnych rozwiązań (limity odliczeń). Pierwszy aspekt dotyczy samochodów i motocykli, które nie znajdują się w ewidencji środków trwałych. Otóż są one rozliczane przy pomocy ewidencji przebiegu (zwanej potocznie kilometrówką). Maksymalne limity kosztów, które ustawodawca przypisał do każdego pojazdu (np. 0,8358 zł/km dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³) uwzględniają również koszt ubezpieczenia. Taką metodę pośredniego rozliczenia składek stosuje się zarówno w odniesieniu do ubezpieczeń obowiązkowych (OC posiadaczy pojazdów mechanicznych), jak i dobrowolnych polis (AC).

Rozliczanie VAT przez małych podatników w 2013 r.

Fiskus przewiduje również limity zaliczania do kosztów ubezpieczeń Autocasco (AC) opiewających na kwotę wyższą niż 20 000 euro. Mianowicie właściciele wspomnianych polis są uprawnieni do odliczenia tylko takiej wartości składki, która jest proporcjonalna do stosunku wartości ubezpieczeniowej oraz sumy 20 000 euro. Jak to wygląda w praktyce?

Za przykład niech posłuży samochód o wartości oszacowanej przez ubezpieczyciela wynoszącej 88 000 zł. W omawianej sytuacji koszty AC mogą być uwzględnione w następującej kwocie:

Koszt ubezpieczenia = koszt polisy x ((średni kurs sprzedaży euro ogłoszony przez NBP w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia AC x 20 000 euro)/88 000 zł)

Powyższe zasady ograniczające zaliczanie w koszty wydatków na ubezpieczenie AC odnoszą się zarówno do samochodów firmowych, jak i do samochodów prywatnych, wykorzystywanych do celów firmowych. Oczywiście, przy rozliczaniu tej drugiej grupy pojazdów, należy również wziąć pod uwagę limity wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu.

Koszt składki: rozliczenie memoriałowe czy kasowe?

Rozliczanie składki w trakcie roku podatkowego to kolejna, dość problematyczna kwestia. Sytuacja osób, które wybrały uproszczoną (to znaczy kasową) metodę prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest znacznie łatwiejsza. Otóż ujmują one koszty związane z polisą w momencie dokonania płatności. Oznacza to, że dana składka jest ewidencjonowana jednokrotnie, niezależnie od tego jak długiego okresu dotyczy.

W przypadku memoriałowej metody prowadzenia KPIR sytuacja nieco się komplikuje. Metoda memoriałowa zakłada, że moment poniesienia kosztu to nie moment zapłaty, tylko zapisania kosztu w księgach rachunkowych. Składki na ubezpieczenia przy metodzie memoriałowej są rozliczane na dwa sposoby:

1. składki dotyczące umów, które nie przekraczają jednego roku podatkowego (przykładowy okres trwania ubezpieczenia od 1 stycznia do 31 grudnia 2012) są rozliczane w momencie poniesienia kosztu (czyli tak samo jak w metodzie kasowej)

2. koszty umów, które przypadają na więcej niż jeden rok podatkowy (przykładowy okres trwania ubezpieczenia od 1 lutego 2012 do 31 stycznia 2013) są rozliczane proporcjonalnie, czyli w stosunku do czasu ich trwania (1/12 kosztu w roku 2013 i 11/12 kosztu w roku poprzednim).

Jak dokonać ewidencji odszkodowania od ubezpieczyciela

Oczywiście, wariant proporcjonalnego rozliczenia kosztów ubezpieczeniowych stosuje się tylko wtedy, gdy proporcji wydatków nie można ustalić w żaden inny sposób, np. według liczby miesięcznych składek w danym roku.

Wypłata odszkodowania to koszt podatkowy

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie muszą płacić podatku dochodowego od przychodów wynikających ze zwrotu z ubezpieczenia. Niestety, wobec przedsiębiorców ustawodawca okazał się znacznie bardziej restrykcyjny. W sytuacji, gdy odszkodowanie zostanie wypłacone przez ubezpieczyciela, przedsiębiorca powinien wykazać przychód odpowiadający otrzymanej kwocie. Oczywiście dotyczy to tylko tych polis ubezpieczeniowych, które zostały włączone do kosztów uzyskania przychodów.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt