Czy przedstawicielom handlowym przysługują diety z tytułu odbywania podróży służbowej

RADA

Przyznanie diet pracownikom, przedsiębiorcy lub osobom współpracującym z nim zależy od tego, czy możemy mówić o odbywaniu przez nich podróży służbowej. W przypadku pracowników rozstrzygające będzie ustalenie stałego miejsca pracy oraz zadań służbowych. W przypadku przedsiębiorcy (lub osoby z nim współpracującej) należy ustalić miejsce wykonywania działalności gospodarczej oraz cel wyjazdu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Celem diety jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w związku z odbyciem podróży służbowej na terenie kraju. Aby jednak przyznać dietę, należy przeanalizować, czy w danym przypadku mamy w ogóle do czynienia z odbyciem podróży służbowej.

Niestety, w przepisach podatkowych nie znajdziemy definicji podróży służbowej. O tym, czym jest podróż służbowa, decydują przepisy prawa pracy. Na ich podstawie podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Podróż służbowa to wykonanie przez pracownika określonego zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Przykładową sytuację, w której pracownik odbywa podróż służbową, obrazujemy schematem I.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracodawca w umowie o pracę określa stałe miejsce pracy. Od precyzyjności tego zapisu zależy, czy w konkretnej sytuacji jest wykonywana podróż służbowa, czy też nie. Odnosząc się do opisanego w pytaniu przypadku, jeżeli stałym miejscem pracy kierowców i przedstawicieli handlowych jest np. siedziba pracodawcy lub większy obszar (np. granice powiatu, regionu itp.), to każdorazowy wyjazd w celu wykonania wyodrębnionego zadania poza to miejsce (obszar) będzie podróżą służbową. Natomiast w przypadku gdy zadanie polegające na realizacji wcześniej złożonych przez klientów zamówień odbywa się w granicach obszaru (powiatu, regionu), który w umowie jest określony jako stałe miejsce pracy, to nie będzie to podróż służbowa. Dodatkowym argumentem przemawiającym za tym, że nie można mówić o odbywaniu podróży służbowych, będzie wykonywanie przez pracowników zadania mieszczącego się w stałym, powtarzalnym zakresie ich obowiązków służbowych.

Pierwszą czynnością, którą pracodawca powinien wykonać, jest przeanalizowanie treści zawartych z pracownikami umów o pracę. W umowach tych ujęte jest bowiem miejsce i rodzaj pracy. Jeśli okaże się, że w konkretnym przypadku można mówić o tym, że pracownik odbywa podróż służbową, przyznane mu diety będą dla tego pracownika stanowiły przychód zwolniony od opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof). Dla pracodawcy będą stanowić koszty uzyskania przychodów.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podstawą do zaksięgowania wartości diet do kosztów (kolumna 13 „pozostałe wydatki”) jest dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej. Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko,

• cel podróży,

• nazwę miejscowości docelowej,

• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

• stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie pkpir).

Właścicielowi firmy czy osobom współpracującym z nim (np. małżonkowi) z tytułu odbywania podróży służbowych przysługują diety na takich samych zasadach i w takiej samej wysokości jak pracownikom. W celu rozstrzygnięcia, czy w odniesieniu do tych osób mamy do czynienia z odbywaniem podróży służbowej, nie możemy odwołać się wprost do przepisów prawa pracy. Przepisy te mają bowiem zastosowanie do osób mających status pracownika.

Orzeczenia sądowe i interpretacje urzędowe przyjmują najczęściej, że o podróży służbowej przedsiębiorcy (osoby z nim współpracującej) można mówić wtedy, gdy wyjazd odbywa się poza stałe miejsce prowadzenia działalności. Jednocześnie podkreślają, że prawo do naliczenia diet, czyli uznania, że w danym przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową, nie zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym nie można z góry wykluczyć prawa do diet np. osoby wykonującej usługi transportowe. Należy rozstrzygnąć, jaki charakter ma wyjazd przedsiębiorcy, a więc czy mieści się w granicach tego, co jest traktowane jako stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, czy też wykracza poza te granice. Dotyczy to również celu wyjazdu.

W zakresie kwalifikowania odbywanych podróży jako podróży służbowych wielokrotnie wypowiadały się sądy administracyjne. W wyroku WSA w Poznaniu z 23 listopada 2007 r., sygn. I SA/Po 1021/07, czytamy, że:

Każda działalność gospodarcza posiada określoną bazę i podstawę, w tym miejsce, do którego jest faktycznie i prawnie odnoszona. W związku z tym wykonywanie poza tą miejscowością zadań służbowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej będzie więc mogło stanowić podstawę do oceny możliwości i uzasadnienia zastosowania w tego rodzaju sytuacji przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Będzie to mogło nastąpić przy odpowiednim, a nie wprost, zastosowaniu przepisu art. 77⁵§ 1 Kodeksu pracy.

Również w wyroku WSA w Rzeszowie z 23 czerwca 2005 r., sygn. I SA/Rz 30/05, stwierdzono, że:

Podróżą służbową jest wykonywanie zadań poza siedzibą przedsiębiorcy i poza stałym miejscem wykonywania pracy, nie jest nią natomiast stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, wynikających z organizacji pracy przez samego przedsiębiorcę. Podróżą służbową dla takiej osoby byłby wyjazd poza miejsce świadczenia usług, np. na targi branżowe, konferencje, w celu pozyskania nowych kontrahentów czy zawarcia umów.

Należy pamiętać, że małżonek przedsiębiorcy ma prawo do diet, ale tylko wtedy, gdy ma status osoby współpracującej. Definicji tej nie ma również w przepisach podatkowych. Została ona zawarta w przepisach o ubezpieczeniach społecznych. Osoba współpracująca to osoba z kręgu osób najbliższych przedsiębiorcy, która podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych na podobnych zasadach jak przedsiębiorca.

Jeżeli małżonek nie jest osobą współpracującą z punktu widzenia powyższych przepisów, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diet za odbycie przez niego podróży służbowej wraz z przedsiębiorcą.

Dokumentowanie kosztów diet przedsiębiorcy i współpracowników jest analogiczne jak w przypadku pracowników. Podstawą do ich zaksięgowania jest więc dowód wewnętrzny - rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Należy pamiętać o ograniczeniu w zaliczaniu do kosztów diet wypłacanych osobom prowadzącym działalność gospodarczą i osobom z nimi współpracującym. Kosztu uzyskania przychodu nie stanowi wartość diet wypłacanych tym osobom z tytułu odbywanej przez nich podróży służbowej - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

• art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 225, poz. 1673

• § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Joanna Krawczyk

doradca podatkowy, właścicielka kancelarii podatkowej w Poznaniu