Zgłoszeń dokonuje się na urzędowych formularzach.
Co zawiera zgłoszenie identyfikacyjne
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL.
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności :
- pełną i skróconą nazwę (firmę),
- formę organizacyjno-prawną,
- adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON,
- organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ,
- wykaz rachunków bankowych,
- adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz
- przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych,
a ponadto:
1) w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami - NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2) w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom;
3) w przypadku podatkowych grup kapitałowych - dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności.
W przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.
Do osób fizycznych składających wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej stosuje się zgłoszenie według wzoru określonego na podstawie przepisów o działalności gospodarczej.
Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców albo do ewidencji działalności gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne. Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego w celu uzupełnienia danych, w szczególności wykazu rachunków bankowych.
Naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany przekazać informację zwrotną o NIP nadanym przedsiębiorcy rozpoczynającemu działalność gospodarczą niezwłocznie po nadaniu - sądowi prowadzącemu rejestr przedsiębiorców albo organowi prowadzącemu ewidencję działalności gospodarczej.
Kiedy trzeba złożyć zgłoszenie
Podatnicy VAT lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków.
Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11).
Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej, od dnia wejścia w życie ustawy, deklaracji dotyczącej zaliczki na ten podatek. Dotyczy to również podatników, którzy na mocy odrębnych przepisów są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych.
Jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, niebędące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, które:
1) zatrudniają pracowników - dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji PIT;
2) nie zatrudniają pracowników - dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie miesiąca od dnia dokonania wpisu w ewidencji działalności gospodarczej lub we właściwym rejestrze.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy samodzielnie opłacają go w formach zryczałtowanych, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie dokonania pierwszej wpłaty zryczałtowanego podatku.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych inni niż ww. dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż wraz ze złożeniem pierwszego zeznania rocznego, w terminie przewidzianym do jego złożenia.
Podatnicy będący wyłącznie podatnikami podatków stanowiących dochody budżetów gmin dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie:
1) złożenia pierwszej deklaracji na podatek rolny, leśny lub od nieruchomości,
2) dokonania pierwszej wpłaty podatków wymienionych w pkt 1.
Płatnicy podatków, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przekazania do organu podatkowego pierwszej deklaracji podatkowej, do której składania obowiązani są płatnicy podatków.
Płatnicy składek ubezpieczeniowych, niepodlegający obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy ani jako płatnicy podatków, dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminach przewidzianych w odrębnych przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.
W przypadku gdy z ww. zasad wynikają różne terminy dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, podatnik, płatnik podatku oraz płatnik składek ubezpieczeniowych dokonuje zgłoszenia jeden raz, w terminie najwcześniejszym.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych otrzymujący pierwszą w życiu wypłatę (z pracy, zlecenia lub umowy o dzieło), którym płatnik na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych:
1) pobiera zaliczki miesięczne, dokonując zmniejszenia kwot pobieranych zaliczek, lub
2) dokonuje rocznego rozliczenia podatku, a nie dokonywał zmniejszenia kwot zaliczek, lub
3) pobiera zaliczkę wyłącznie od dochodu z tytułu umowy o dzieło lub umowy zlecenia
- dokonują zgłoszenia identyfikacyjnego za pośrednictwem tego płatnika, chyba że już wcześniej uzyskali NIP.
Płatnik dostarcza podatnikowi formularz zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie 7 dni od dnia potrącenia pierwszej zaliczki z życiu na podatek dochodowy lub od dnia złożenia oświadczenia w sprawie rozliczenia rocznego. Podatnik składa płatnikowi zgłoszenie identyfikacyjne w terminie 14 dni od dnia otrzymania formularza zgłoszenia.
Płatnik obowiązany jest przekazać, w tym za pośrednictwem placówki pocztowej operatora publicznego, zgłoszenie identyfikacyjne naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia formularza zgłoszenia przez podatnika.
Również za pośrednictwem pełnomocnika można uzyskać NIP
Wniosku o nadanie NIP ani zgłoszenia aktualizacyjnego nie musimy składać osobiście.
Może nas w tym wyręczyć inny podmiot: pełnomocnik bądź kurator sądowy. Jeśli to właśnie jeden z tych podmiotów w naszym imieniu dokonuje zgłoszenia identyfikacyjnego, to ma on obowiązek dołączyć do zgłoszenia uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu.
W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, do tego zgłoszenia należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa.