W opisanej sytuacji, w skutek zaniedbania pracownika, firma nie wniosła odwołania od otrzymanej decyzji, ponieważ upłynął termin na dokonanie tej czynności.
Zgodnie z art. 162 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz.U.05.8.60 ze zmianami), zwana dalej ordynacją, aby przywrócić termin ustalony do wniesienia odwołania, należy wykazać, że firma nie ponosi winy za nieskorzystanie z tego prawa w przewidzianym terminie.
Udowodnienie braku winy
Udowodnienie tej kwestii jest trudne, ponieważ brak winy można przyjąć tylko wtedy, gdy podatnik nie był w stanie pokonać przeszkody w zachowaniu terminu, nawet jeśli podjął największy wysiłek, możliwy do podjęcia w danych okolicznościach.
Należy udowodnić brak winy zarówno umyślnej, jak i nieumyślnej, czyli niedbalstwa.
Wina umyślna występuje wówczas, gdy dana osoba ma bezpośredni (czyli chce) lub ewentualny (ma świadomość i godzi się) zamiar zachowania się w określony sposób.
Wina nieumyślna (niedbalstwo) występuje, gdy sprawca nie przewidywał możliwości wyrządzenia szkody, chociaż mógł i powinien był to przewidzieć, np. brak staranności strony w zapoznaniu się z treścią pouczeń zawartych w doręczonych decyzjach
Polecamy: Odpowiedzialność osób trzecich za zobowiązania podatkowe
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 sierpnia 2000 roku (III SA 1716/99),brak winy wystąpi w sytuacji, gdy dopełnienie obowiązku stało się niemożliwe z powodu przeszkody nie do przezwyciężenia np. siły wyższej (powódź, odcięcie od świata na skutek ataku ostrej zimy), niektórych zdarzeń losowych (przerwy w komunikacji, poważny wypadek samochodowy).
Niedokonanie czynności w terminie z powodu niedbalstwa - co do zasady - uniemożliwia przywrócenie terminu.
Oceniając, czy można zarzucić danej osobie winę, należy także wziąć pod uwagę reguły starannego działania. Są one różne w zależności od okoliczności oraz osoby, która ma je realizować. Jeśli wymaga się od niej profesjonalnego działania (np. ze względu na wykonywany zawód - radca prawny), reguły te są adekwatne do oczekiwań wobec tej osoby, jej wykształcenia, doświadczenia itp.
Wskazując, czy zawinienie strony nastąpiło, trzeba wziąć pod uwagę wszystkie okoliczności faktyczne i ocenić według obiektywnych, a nie subiektywnych, mierników staranności.
Polecamy: Za co odpowiada przedsiębiorca zatrudniający pracowników?
Odpowiedzialność za zaniedbania pracowników
Firma ponosi odpowiedzialność za dobór swoich pracowników, a przez to można jej zarzucić winę w ich wyborze. Na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia prawidłowej organizacji pracy i utworzenie takiego zespołu osób, który zapewni prawidłowe funkcjonowanie całości.
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 maja 2000 roku (I SA/Gd 1288/99) za zaniedbania pracownika odpowiedzialnego za sprawy napływającej korespondencji w stosunku do osób trzecich obciążają osobę prawną (pracodawcę) zatrudniającego tegoż pracownika.
Natomiast w wyroku z dnia 12 kwietnia 2002 roku (I SA/Gd 1676/99) NSA podkreślił, że Nie tylko zatem wina podatnika, lecz również innych osób, w tym pracownika wyłącza możliwość przywrócenia terminu do wniesienia odwołania.
Nieprawidłowości organizacyjne w danej firmie oraz zaniedbania jej pracowników nie mogą przesądzać o braku winy w dopełnieniu wymogów procesowych.
W opisywanym przypadku zaniechania pracownika nie są zdarzeniami wyjątkowymi, szczególnymi, których nie można było uniknąć i które mogłyby usprawiedliwiać działanie pracownika.
Pracownik nie zachował należytej staranności przy prowadzeniu spraw spółki. Natomiast pracodawca będąc odpowiedzialnym za organizację pracy w zakładzie oraz za działania swoich pracowników, ponosi winę za niezłożenie pisma w wyznaczonym terminie.
NSA w wyroku z dnia 25 października 2011 roku (II FSK 731/10) stwierdza, że to pracodawca ponosi odpowiedzialność za dobór osób, którymi posługuje się przy prowadzeniu swoich spraw. […] W klauzuli "należytej staranności", która jest punktem odniesienia dla oceny braku winy, o którym mowa w art. 162 § 1 O.p., zawarta jest odpowiedzialność strony postępowania podatkowego za dobór osób, które reprezentują ją w stosunku do podmiotów zewnętrznych( w tym organów państwowych i doręczycieli pocztowych).