Zgodnie z Ordynacją podatkową, organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. O tym czy dany dokument jest decyzją przesądza przy tym jego treść, a nie forma.
Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. W tym właśnie zasadza się różnica pomiędzy nią a postanowieniem. To drugie dotyczy bowiem poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania podatkowego, lecz nie rozstrzyga o istocie sprawy, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej.
Elementy formalne odgrywają mimo wszystko bardzo ważna rolę, gdyż poważne uchybienia w tym zakresie mogą stanowić podstawę do uchylenia decyzji lub postanowienia.
W zakresie wymogów formalnych decyzje i postanowienia nie różnią się od siebie. Zgodnie z Ordynacją podatkową powinny one zawierać:
1) oznaczenie organu podatkowego;
2) datę jej wydania;
3) oznaczenie strony albo innych osób biorących udział w postępowaniu;
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie;
6) uzasadnienie faktyczne i prawne;
7) pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli takowy jest możliwy;
8) podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.
Decyzja, w stosunku do której może zostać wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, zawiera ponadto pouczenie o możliwości wniesienia powództwa lub skargi.
Z kolei postanowienie zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne tylko wówczas, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.
Uzasadnienie powinno być sporządzone w sposób czytelny i rzeczowy, tak aby strona mogła ustosunkować się do podniesionych w nim argumentów. Niemniej można odstąpić od uzasadnienia decyzji jeśli uwzględnia ona w całości żądanie strony, chyba że decyzja została wydana na skutek odwołania bądź na jej podstawie przyznano ulgę w zapłacie podatku.
Uzasadnienie faktyczne decyzji musi zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
Decyzja nakładająca na stronę obowiązek podlegający wykonaniu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji zawiera również pouczenie o odpowiedzialności karnej za usunięcie, ukrycie, zbycie, darowanie, zniszczenie, rzeczywiste lub pozorne obciążenie albo uszkodzenie składników majątku strony, mające na celu udaremnienie egzekucji obowiązku wynikającego z tej decyzji.
Ponieważ nie może szkodzić stronie błędne pouczenie w decyzji co do praw odwołania, wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego albo brak takiego pouczenia, środek prawny, np. odwołanie, wniesiony w sposób określony w błędnym pouczeniu jest mimo wszystko skuteczny.
Przepisy prawa podatkowego mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.
Decyzję zawsze doręcza się stronie na piśmie, natomiast postanowienie tylko wówczas gdy służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego.
Gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe, w szczególności w razie przedawnienia zobowiązania podatkowego, organ podatkowy wydaje decyzję o umorzeniu postępowania.
Organ podatkowy może umorzyć postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz nie zagraża to interesowi publicznemu.
Jeżeli przepis prawa uzależnia wydanie decyzji od zajęcia stanowiska przez inny organ, w tym wyrażenia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie, decyzję wydaje się po zajęciu stanowiska przez ten organ.
Organ podatkowy załatwiający sprawę, zwracając się do innego organu o zajęcie stanowiska, zawiadamia o tym stronę.
Organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, obowiązany jest przedstawić je niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia wystąpienia o zajęcie stanowiska.
Organ obowiązany do zajęcia stanowiska może w razie potrzeby przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Postępowanie takie może obejmować przeprowadzenie dowodów z zeznań świadków, opinii biegłych, dokumentów itp.
Zajęcie stanowiska przez ten organ następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Organ podatkowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia. Wyjątkiem od tej zasady są decyzje dotyczące udzielenia ulg w spłacie zobowiązań podatkowych określonych w art. 67d Ordynacji podatkowej, gdyż wiążą one organ podatkowy od chwili ich wydania.
Strona może w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji zażądać jej uzupełnienia co do rozstrzygnięcia lub co do prawa odwołania, wniesienia w stosunku do decyzji powództwa do sądu powszechnego lub co do skargi do sądu administracyjnego albo sprostowania zamieszczonego w decyzji pouczenia w tych kwestiach.
Także sam organ podatkowy może z urzędu, w każdym czasie, uzupełnić albo sprostować decyzję w zakresie tych elementów. Uzupełnienie lub sprostowanie decyzji następuje w drodze decyzji.
W przypadku wydania decyzji o uzupełnieniu lub sprostowaniu decyzji termin do wniesienia odwołania lub skargi biegnie od dnia doręczenia tej decyzji.
Odmowa uzupełnienia lub sprostowania decyzji następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Mimo wszystko i w tym wypadku termin do wniesienia odwołania ulega przesunięciu i zaczyna biec dopiero od chwili doręczenia postanowienia.
Czasami zdarza się, że w decyzji popełniono błędy rachunkowe lub też użyto nieadekwatnych określeń. W takich sytuacjach organ podatkowy może prostować w drodze postanowienia błędy rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanej przez siebie decyzji. Czyni to przy tym z urzędu lub na wniosek strony.
Ponadto organ podatkowy, który wydał decyzję, na żądanie strony lub organu egzekucyjnego wyjaśnia w drodze postanowienia wątpliwości co do treści decyzji.
Sprostowania błędów rachunkowych i oczywistych omyłek, jak również wyjaśnienia, dokonywane są w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
Powyższe zasady stosuje się odpowiednio także w stosunku do postanowień.