Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
§ 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337), stwierdza że, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.), podatnicy obowiązani są do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego.
Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.
Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL (ust. 2 ww. artykułu).
Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności (ust. 4 tegoż artykułu).
Rozporządzeniem z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzoru dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. 177 poz. 1471 z późn. zm.) Minister Finansów określił wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R. Podatnicy będący osobą fizyczną określają w tym zgłoszeniu imię, nazwisko i adres zamieszkania, natomiast podatnicy niebędący osobami fizycznymi pełną nazwę i adres siedziby.
Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, iż na wystawionych fakturach VAT podatnicy będącymi osobami fizycznymi są obowiązani do umieszczania imienia i nazwiska oraz adresu podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług VAT-R.
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wpisany jest do ewidencji działalności gospodarczej pod jednym numerem. W punkcie zawierającym „oznaczenie przedsiębiorcy” wpisuje nazwę.
Dla rozróżnienia rodzajów działalności tego samego przedsiębiorcy, mogą zostać nadane odrębne nazwy. Nie stanowią one jednak odrębnych firm tego samego przedsiębiorcy. W obrocie handlowym będą funkcjonowały obie nazwy, wpisane dla oznaczenia prowadzonej działalności gospodarczej, które są używane w zależności od tego, której z nich dotyczą podejmowane czynności.
Polecamy: Jak wybrać formę opodatkowania firmy
Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że co do zasady faktury stwierdzające dokonanie sprzedaży (potwierdzające dokonanie zakupu) powinny zawierać co najmniej te dane, które zostały wymienione w § 5 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest to m.in. imię, nazwisko oraz adres zamieszkania.
Polecamy: Karta podatkowa - poradnik użytkownika
Należy jednak zauważyć, że powołany powyżej § 5 rozporządzenia określa minimalny zakres danych, jakie powinna zawierać faktura i nie nakłada ograniczeń w sprawie umieszczania dodatkowych danych identyfikujących dostawców, nabywców, czy też towarów. Tym samym umieszczenie na fakturze oprócz imienia i nazwiska, adresu, także nazwy zakładu/oddziału, którego działalności dotyczy faktura nie będzie błędem.