Czym jest faktura i kiedy występuje obowiązek jej wystawienia?
Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym wystąpienie transakcji, od której należy zapłacić podatek od towarów i usług. Faktura dokumentuje strony uczestniczące w czynności oraz wartość i rodzaj transakcji. Dokumentuje ona przeprowadzenie czynności lub stanowi dowód zamówienia, co znajduje swoje skutki również w obowiązku zapłaty.
Fakturę wystawiać należy obowiązkowo (każdorazowo) w związku:
- ze sprzedażą towaru lub usługi na rzecz innego przedsiębiorcy (bez względu na status podatnika VAT),
- z otrzymaniem części lub całości kwoty zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru, lub usługi na rzecz przedsiębiorcy (faktura zaliczkowa),
- z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów,
- ze sprzedażą wysyłkową z terytorium kraju lub na terytorium kraju.
Faktury nie musi wystawiać:
- podatnik zwolniony z podatku VAT ze względów na niską sprzedaż (do 200.000 zł rocznie),
- podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych (sprzedaż konsumencka dokumentowana jest na kasie rejestrującej),
- podatnik prowadzący czynności zwolnione z podatku niezależnie od limitu sprzedaży.
Podatnik, który nie jest zobowiązany do wystawienia faktury w ww. przypadkach, musi natomiast bezwzględnie wystawić ją na żądanie konsumenta (w terminie do 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) oraz każdego kupującego (przedsiębiorcy, czy konsumenta), gdy doszło do sprzedaży zwolnionej z podatku lub gdy dokonał jej podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT.
Stosowanie e-Faktur
Wystawianie faktur elektronicznych oraz przesyłanie ich za pomocą elektronicznych środków przekazu jest w obecnych czasach standardem. Przepis art. 2 pkt 32 w zw. z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT definiuje pojęcie „faktury elektronicznej” jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Dopuszczenie ich stosowania pomiędzy stronami jest dorozumiane, czyli nie wymaga akceptacji pisemnej, natomiast wymaga akceptacji otrzymania przez nabywcę takiej formy faktury.
Możliwość stosowania faktur ustrukturyzowanych
Nowelizacja ustawy o VAT w art. 2 pkt 32a wprowadzi definicję faktury ustrukturyzowanej jako fakturę elektroniczną wystawioną za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowa definicja faktury ustrukturyzowanej sprawi, że będzie się ona mieścić w zakresie znaczeniowym faktury elektronicznej. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji jej odbiorcy, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane przez podatników systemach finansowo-księgowych według udostępnionego przez Ministerstwa Finansów wzoru, a następnie przesyłane do KSeF poprzez API. Możliwość wystawienia faktury poprzez indywidualne konto w KSeF będzie miał każdy podatnik z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Krajowy System e-Faktur wymagać będzie uwierzytelnienia podatnika (lub osoby uprawnionej do wystawiania oraz wysyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF), a po zalogowaniu się do systemu, będzie miał on (lub osoba uprawniona) dostęp do wszystkich przesłanych przez siebie dokumentów w formacie xml, lub przekonwertowanych do PDF. Każda faktura ustrukturyzowana będzie miała nadany numer identyfikujący dany dokument, który będzie numerem systemowym (nieutożsamianym z numerem nadanym fakturze przez podatnika). Faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF będzie miała status wystawionej i jednocześnie otrzymanej przez nabywcę.
Szymon Kwasigroch
Systim.pl