KSeF, faktury ustrukturyzowane – co warto wiedzieć?

ID Advisory
Nie mnożymy wątpliwości, proponujemy konkretne rozwiązania
rozwiń więcej
KSeF - od czego zacząć? Poradnik, podstawy / Shutterstock

Wprowadzenie obligatoryjnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w którym podatnicy będą wystawiać i otrzymywać przy użyciu programów komputerowych faktury ustrukturyzowane, stanowić będzie kluczowe wyzwanie dla podatników w nadchodzącym czasie.

Czym jest KSeF? Charakterystyka faktury ustrukturyzowanej

Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest to zatem e-faktura, która jest wystawiana zgodnie z określonym wzorem i która będzie stanowić główny dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu od 1 lipca 2024 r. Jej schemat został ściśle określony przez Ministerstwo Finansów i jest wystawiany przez Krajowy System e-Faktur. Dokument ten ma formę elektroniczną w postaci pliku XML. Faktura ustrukturyzowana została zbudowana zgodnie z logiczną strukturą, której wzór można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Autopromocja

Numer KSeF

Numer Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest bardzo ważnym i unikalnym elementem funkcjonowania systemu, ponieważ umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie faktur w systemie. Dzięki numerowi KSeF można sprawdzić autentyczność faktury oraz weryfikować jej stan. Ponadto, numer KSeF umożliwia organom podatkowym łatwe i skuteczne monitorowanie przepływu dokumentów księgowych, co ma wpływ na poprawę jakości i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

KSeF: oznaczanie e-faktur kodem QR

Rozwiązanie to będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę w momencie jej wizualizacji oznaczać kodem weryfikującym. Sposób oznaczania e-faktury zostanie uregulowany w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą weryfikację poprzez ten kod, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. W kontekście opublikowanych przepisów numer KSeF udostępnianej faktury nie będzie wystarczający jako zamiennik samego kodu QR. Dodatkowo, używanie kodów QR ma zastąpić dotychczasowy anonimowy dostęp do faktur w KSeF, który polega na podaniu określonego zestawu danych z faktury. Oznacza to, że nabywca, który nie może się uwierzytelnić w KSeF i otrzyma fakturę bez wymaganego kodu QR, nie będzie w stanie zweryfikować jej prawidłowości.

KSeF: pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej

Pola fakultatywne na fakturze ustrukturyzowanej to te, które mogą pojawiać się w każdej fakturze, bez względu na rodzaj transakcji, którą dokumentuje. Przykładem takiego pola jest stopka faktury, która zawiera np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy, wartość kapitału zakładowego, numer EORI, adres e-mail, itp. Informacje dotyczące warunków płatności za towary lub usługi są również zazwyczaj uwzględnione jako uniwersalny element fakultatywny. Przykłady takich informacji to: dane dotyczące należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury, terminy płatności, forma płatności (przyszła lub już dokonana), oraz numer rachunku bankowego, na który oczekuje się wpłaty. 

Jednakże, w przypadku faktur dotyczących transakcji towarowych, mogą pojawić się również inne fakultatywne pola. Mogą to być informacje dotyczące warunków transakcji, takie jak daty i numery zamówień, numery partii towarów, warunki Incoterms czy dane dotyczące transportu towaru. Faktura może również zawierać dane o podmiotach trzecich, takich jak płatnik, odbiorca towaru lub faktor. W niektórych przypadkach faktura może zawierać pola, które nie są wymienione w ustawie o VAT, ale są niezbędne dla konkretnej transakcji. Na przykład, w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego lub grupami VAT, pola te są stosowane dla celów rozliczeniowych.

System KSeF będzie dostosowany do obsługi także innych, opcjonalnych informacji na fakturach. Na przykład w fakturze ustrukturyzowanej będzie można podać status podatnika w kontekście przepisów dotyczących ulgi na złe długi (np. czy jest w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego). Decyzja o uzupełnieniu takiego pola leży w gestii podatnika, niezależnie od tego, czy ma on jeden z wymienionych wyżej statusów. Możliwe będą również opcjonalne informacje przydatne tylko w ściśle określonych transakcjach, np. dodatkowe dane potrzebne rolnikom ubiegającym się o zwrot podatku akcyzowego z oleju napędowego. Będzie też możliwe wskazanie przez podatnika zastosowanej procedury, która uprawnia go do stosowania 0% stawki VAT.

Autor: Sławomir Buszko – Partner ID Advisory

Źródło: Raport KSeF – Praktyczne aspekty – Jak wdrożyć i nie zwariować?

Księgowość
Od kiedy KSeF?
08 maja 2024

KSeF będzie przesunięty. Od kiedy Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać zgodnie z projektem ustawy?

Ryczałt za używanie prywatnego auta do celów służbowych a PIT. NSA: nie trzeba płacić podatku od zwrotu wydatków
08 maja 2024

W wyroku z 14 września 2023 r. (sygn. akt II FSK 2632/20) Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował stanowisko organów podatkowych i uznał, że świadczenie wypłacone pracownikowi jako zwrot wydatków – nie jest przychodem ze stosunku pracy. A zatem nie trzeba od takiego zwrotu wydatków płacić podatku dochodowego. W tym przypadku chodziło o ryczałt samochodowy za jazdy lokalne wypłacany pracownikowi z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych. Niestety NSA potrafi też wydać zupełnie inny wyrok w podobnej sprawie.

Ulga dla seniorów w 2024 roku - zasady stosowania. Limit zwolnienia, przepisy, wyjaśnienia fiskusa
08 maja 2024

Ulga dla seniorów, to tak naprawdę zwolnienie podatkowe w podatku dochodowym od osób fizycznych, dla dochodów uzyskiwanych przez seniorów, którzy pozostali na rynku pracy mimo osiągnięcia wieku emerytalnego. Jaki jest limit tego zwolnienia i jakich rodzajów dochodu dotyczy?

Odroczenie obowiązkowego KSeF. Projekt nowelizacji po pierwszym czytaniu w Sejmie - przesłany do komisji
08 maja 2024

Rządowy projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przesuwającej wdrożenie obowiązkowego dla wszystkich podatników VAT Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 1 lutego 2026 r., został po sejmowym pierwszym czytaniu w środę 8 maja 2024 r., przesłany do Komisji Finansów Publicznych. Obowiązujące obecnie przepisy zakładają, że KSeF ma obowiązywać od 1 lipca bieżącego roku. 

Od 1 lutego 2026 r. obligatoryjny KSeF dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT. Znamy plany Ministerstwa Finansów
07 maja 2024

Projekt nowelizacji ustawy o VAT, który 2 maja 2024 r. wpłynął do Sejmu przewiduje tylko jedną datę wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – 1 lutego 2026 r. Od tego dnia obowiązek stosowania KSeF i wystawiania za pomocą tego systemu faktur ustrukturyzowanych będą mieli wszyscy podatnicy VAT (czynni i zwolnieni). W innej nowelizacji ustawy resort finansów zamierza wprowadzić drugi termin wdrożenia obowiązkowego KSeF dla mniejszych firm (1 kwietnia 2026 r.), o czym mówił minister finansów Andrzej Domański w dniu 26 kwietnia 2024 r. na brefingu prasowym w Ministerstwie Finansów.

Zmiana danych nabywcy na fakturze. Faktura korygująca, nota korygująca, terminy, ujęcie w ewidencji i JPK VAT
08 maja 2024

Jak zgodnie z prawem dokonać zmiany danych nabywcy na fakturze? Kiedy można wystawić fakturę korygującą, a kiedy notę korygującą? Co z błędną fakturą w JPK_VAT?

Od 1 lutego 2026 r. obligatoryjny KSeF dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT. Znamy plany Ministerstwa Finansów
07 maja 2024

Projekt nowelizacji ustawy o VAT, który 2 maja 2024 r. wpłynął do Sejmu przewiduje tylko jedną datę wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – 1 lutego 2026 r. Od tego dnia obowiązek stosowania KSeF i wystawiania za pomocą tego systemu faktur ustrukturyzowanych będą mieli wszyscy podatnicy VAT (czynni i zwolnieni). W innej nowelizacji ustawy resort finansów zamierza wprowadzić drugi termin wdrożenia obowiązkowego KSeF dla mniejszych firm (1 kwietnia 2026 r.), o czym mówił minister finansów Andrzej Domański w dniu 26 kwietnia 2024 r. na brefingu prasowym w Ministerstwie Finansów.

Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie
07 maja 2024

Karty podarunkowe to coraz popularniejszy benefit pracowniczy. Najczęściej wręcza się go okazjonalnie jako prezent świąteczny. To też narzędzie doceniania, które można wykorzystywać z innych okazji: jubileuszy, Dnia Dziecka, Dnia Kobiet, świąt branżowych czy jako specjalne nagrody pracownicze. Sprawdź, czy karty podarunkowe wiążą się z obowiązkiem podatkowym i jak je rozliczyć. 

Transport drogowy 2024 – zmiana przepisów dot. pojazdów wynajmowanych
07 maja 2024

Gotowy jest projekt ustawy, który umożliwi przewoźnikom prowadzącym działalność na terytorium Polski na czasowe korzystanie z pojazdu najmowanego, zarejestrowanego na terytorium innego państwa UE. Do tej pory nasz kraj nie dopuszczał takiej możliwości, obecnie chcemy dostosować polskie prawo do unijnego. Najmowanie pojazdów niesie ze sobą szereg korzyści, które mogą poprawić elastyczność operacyjną firm transportowych. 

Ceny prądu w górę o 30% a gazu o 15% - od lipca 2024 r. w Polsce. Jak wpłynie to na inflację?
07 maja 2024

Ministerstwo Klimatu i Środowiska szacuje, że na mocy projektowanej ustawy o bonie energetycznym (zakładającej częściowe "odmrożenie" cen za energię elektryczną i gaz), od 1 lipca 2024 r. dla odbiorców taryfowanych rachunki za energię elektryczną mogą wzrosnąć o 29 proc., a za gaz o 15 proc. - o ile zajdzie odpowiednie obniżenie cen w taryfach. Proponowanie przez MKiŚ częściowe odmrożenie cen prądu i gazu podbije ścieżkę inflacji o ok. 1 pp., a CPI w grudniu może wynieść ok. 5,5 proc. - oceniają ekonomiści ING. Zdaniem ministra finansów Andrzeja Domańskiego działania osłonowe w zakresie cen energii (np. bon energetyczny) spowodują, że średnioroczna inflacja CPI w Polsce może być niższa przynajmniej o 1 pkt proc. w 2024 r. i o ok. 0,9 pkt. proc. w 2025 r. niż zakładają prognozy zawarte w Wieloletnim Planie Finansowym Państwa.

pokaż więcej
Proszę czekać...