Czy do wystawianych faktur sprzedający za pomocą kasy fiskalnej musi dołączać kopie paragonów z kasy fiskalnej? Co w sytuacji, gdy do faktur nie są dołączane kopie paragonów z kasy fiskalnej? Prowadzę kiosk handlowy i wystawiam miesięcznie kilka zbiorczych faktur z danego miesiąca, do których nie dołączam kopii paragonów, gdyż klienci ich nie zwracają. Czy to prawidłowa praktyka?
- Gdy sprzedaż jest dokumentowana zarówno paragonem, jak i fakturą - sprzedawca powinien (co do zasady) połączyć te dokumenty w swojej dokumentacji
- Wyjątki od zasady - kiedy nie trzeba dołączać paragonu do faktury
- Można wystawić fakturę mimo braku paragonu. Kiedy?
Gdy sprzedaż jest dokumentowana zarówno paragonem, jak i fakturą - sprzedawca powinien (co do zasady) połączyć te dokumenty w swojej dokumentacji
Na podstawie art. 106h ustawy o VAT, w przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana zarówno paragonem, jak i fakturą, sprzedawca ma co do zasady obowiązek połączyć te dokumenty w swojej dokumentacji.
Sposób postępowania zależy od tego, czy faktura jest wystawiana w formie elektronicznej czy papierowej.
Forma paragonu | Faktura papierowa | Faktura elektroniczna |
Paragon papierowy | do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży | zostawia się w dokumentacji paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę |
Paragon elektroniczny | pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej | pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej |
Połączenie faktury z paragonem ma zapobiec obowiązkowi płacenia VAT z wystawionej faktury i paragonu fiskalnego. Jeżeli nie ma paragonu, z którego wynikałby związek ze sprzedażą przedstawioną na fakturze, podatnik może być zobowiązany do zapłaty VAT zarówno z faktury, jak i z raportu fiskalnego. Dlatego wystawiając fakturę, która nie jest emitowana przez kasę rejestrującą, powinniśmy dołączyć do niej paragony od kupującego, który powinien je zwrócić, gdy żąda wystawienia faktury, lub zostawić w dokumentacji numery paragonów i kasy.
Wyjątki od zasady - kiedy nie trzeba dołączać paragonu do faktury
Zasada ta nie dotyczy:
1) sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy, oraz
2) przypadków, gdy paragon został uznany za tzw. fakturę uproszczoną; wówczas sprzedawca nie może wystawić faktury.
Polecamy: Podatki 2025 (komplet)
Polecamy: Biuletyn VAT – prenumerata PREMIUM Abonament na 12 miesięcy
Można wystawić fakturę mimo braku paragonu. Kiedy?
Brak paragonu od kupującego nie oznacza, że sprzedawca nie może wystawić faktury, jeśli jest w stanie zidentyfikować tę sprzedaż w inny sposób, np. na podstawie swoich paragonów. Jednak zalecane jest udowodnienie, że sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie i rozliczona w VAT. W takim przypadku faktura wystawiana do paragonów jest oznaczana kodem FP, dzięki czemu VAT nie jest wliczany do sum kontrolnych.
Należy dołączyć paragony fiskalne do faktur dokumentujących sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej, chyba że faktura została wystawiona przy zastosowaniu kasy. Jednak brak takich paragonów nie pozbawia prawa do wystawiania faktur, gdy sprzedawca jest w stanie zidentyfikować sprzedaż w inny sposób.
Potwierdzają to również organy podatkowe. W piśmie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 czerwca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.223.2018.1.ISZ) czytamy: W konsekwencji należy stwierdzić, że Wnioskodawca postępuje prawidłowo wystawiając fakturę zbiorczą dla Klienta, działając w opisanym stanie faktycznym, w którym Klient zgłasza żądanie wystawienia faktury zbiorczej bez przekazania Wnioskodawcy paragonów fiskalnych, z jednoczesną identyfikacją transakcji oraz Klienta na podstawie dokumentów Dowód Wydania i egzemplarzy paragonów fiskalnych mających postać elektroniczną, pozostających u Wnioskodawcy.
Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT