VAT-R - nowa wersja formularza od 1 stycznia 2025 r. Na czym polega procedura SME

• Co to jest VAT-R i kiedy się składa to zgłoszenie
• Dlaczego trzeba zmienić formularz VAT-R od 2025 roku. Procedura SME
• Jakie zmiany w VAT-R od 2025 roku?

Co to jest VAT-R i kiedy się składa to zgłoszenie

VAT-R to formularz zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług. Ten formularz trzeba wypełnić i złożyć do urzędu skarbowego jeżeli przedsiębiorca chce się zarejestrować jako polski:
- podatnik VAT czynny lub jako 
- podatnik zwolniony (w tym przypadku nie ma obowiązku składania VAT-R). 
Zgłoszenie rejestracyjne trzeba złożyć:
- przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, opodatkowanej podatkiem VAT,
- przed dniem, w którym przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia, czyli po przekroczeniu limitu 200 000 zł wartości sprzedaży netto w ciągu roku podatkowego (lub – w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku – kwoty ustalonej proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie pozostały do zakończenia roku podatkowego),
- przed początkiem miesiąca w którym przedsiębiorca rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego lub zwolnienia, które przysługuje mu jako rolnikowi ryczałtowemu.

Zgłoszenie VAT-R można złożyć osobiście, wysłać pocztą lub złożyć elektronicznie:

• na portalu Biznes.gov.pl - jako załącznik do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG
• przez Portal Podatkowy.

Jeśli podatnik rejestruje się do VAT przez portal Biznes.gov.pl, to formularz VAT-R jest załącznikiem do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG. Ten wniosek, wraz z załącznikami, można podpisać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i profilem zaufanym. Formularz VAT-R składany na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów podpisać można wyłącznie podpisem kwalifikowanym.

Polecamy: Podatki 2025 (komplet) 
Polecamy: Biuletyn VAT – prenumerata PREMIUM Abonament na 12 miesięcy
Polecamy: Biuletyn VAT – prenumerata PREMIUM Abonament na 6 miesięcy

Dlaczego trzeba zmienić formularz VAT-R od 2025 roku. Procedura SME

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, potrzeba wprowadzenia zmian w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R wynika z konieczności jego dostosowania do zmian w ustawie o VAT wprowadzanych ustawą z 8 listopada 2024 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1721), zwanej dalej „ustawą nowelizującą”, która wprowadza od 1 stycznia 2025 r. przepisy w zakresie szczególnej procedury zwolnień dla małych przedsiębiorstw mających siedzibę działalności gospodarczej w państwach członkowskich innych niż to, w których VAT jest należny, zwanej dalej „procedurą SME”. 
Ustawa nowelizująca ma na celu implementację dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010 w odniesieniu do współpracy administracyjnej i wymiany informacji do celów monitorowania i prawidłowego stosowania procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw.

Ustawa nowelizująca wprowadza zmiany do ustawy o VAT polegające na dodaniu art. 113a ustawy o VAT regulującego kwestie zasad i warunków stosowania zwolnienia w kraju przez podatników, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski oraz art. 113b ustawy o VAT, w którym przyjęto zasadę, że podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, w tym również zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, może skorzystać ze zwolnienia w innym państwie członkowskim w ramach procedury SME po spełnieniu określonych warunków.

Podatnicy posiadający siedzibę poza terytorium kraju a procedura SME

Podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, który w Polsce będzie korzystał ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (dodawanym ustawą nowelizującą), nie będzie miał co do zasady obowiązku składania zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Otóż podatnik taki, tj. korzystający ze zwolnienia z VAT w Polsce w ramach procedury SME, będzie posługiwał się w Polsce numerem nadanym przez państwo członkowskie siedziby działalności gospodarczej („numerem identyfikacyjnym EX”) na potrzeby korzystania ze zwolnienia w tej procedurze na terytorium Polski. 

Taki podatnik nie będzie obowiązany do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, pod warunkiem że nie wykonuje innych czynności wiążących się ze złożeniem zgłoszenia rejestracyjnego (np. transakcje wewnątrzwspólnotowe wymagające zarejestrowania jako podatnik VAT-UE).

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, istnieją zatem przypadki, kiedy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, który w Polsce korzysta ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, będzie obowiązany do złożenia VAT-R: 

1. Jeżeli podatnik korzystający ze zwolnienia w procedurze SME na terytorium kraju będzie zamierzał wykonywać na terytorium kraju czynności, które będą go obligować do rejestracji jako podatnika VAT-UE (posiadanie NIP z prefiksem PL) – będzie obowiązany do złożenia zgłoszenia VAT-R na te cele wraz ze zgłoszeniem identyfikacyjnym (NIP), na podstawie których zostanie mu nadany NIP oraz zostanie on zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

W związku z ustawą nowelizującą w odniesieniu do takich podatników, którzy z jednej strony wybiorą zwolnienie w ramach procedury SME, a zarazem będą dokonywać rejestracji jako podatnik VAT-UE istnieje konieczność wprowadzenia zmian w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług (VAT-R), które zostały opisane szczegółowo w dalszej części uzasadnienia. 

2. Jeżeli podatnik korzystający ze zwolnienia w procedurze SME na terytorium kraju utraci prawo do tego zwolnienia lub zrezygnuje z tego prawa i będzie kontynuował prowadzenie działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o VAT – będzie obowiązany do rejestracji jako podatnik VAT czynny na terytorium kraju, przy czym:

a) Jeśli podatnik, który przed skorzystaniem ze zwolnienia w procedurze SME był już zarejestrowany w Polsce jako podatnik czynny VAT, następnie korzystał ze zwolnienia w tej procedurze i zrezygnował lub utracił prawo do tego zwolnienia w procedurze SME – w przypadku kontynuacji działalności – będzie obowiązany do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego VAT-R, w którym poda informację o utracie/rezygnacji ze tego zwolnienia (dodawane poz. 36 i 38 w formularzu VAT-R) oraz datę, od której utracił bądź zrezygnował z tego prawa (poz. 43). W konsekwencji podatnik ten będzie podlegał rejestracji jako podatnik VAT czynny.

b) Podatnik, który przed skorzystaniem ze zwolnienia w procedurze SME nie był zarejestrowany w Polsce jako podatnik czynny VAT – w przypadku kontynuacji działalności – w momencie utraty lub rezygnacji z prawa do tego zwolnienia, będzie miał obowiązek złożenia VAT-R w celu rejestracji jako podatnika VAT czynny.

Odrębnym przypadkiem, który nie obliguje podatnika do złożenia aktualizacji VAT-R, jest działanie organu podatkowego z urzędu. Otóż regulacje ustawy nowelizującej przewidują, że jeżeli podatnik był uprzednio zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT czynny i wybierze zwolnienie w procedurze SME, to naczelnik urzędu skarbowego, po uzyskaniu informacji o zidentyfikowaniu go za pomocą indywidualnego numeru identyfikacyjnego zawierającym kod EX, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT (dodawanym ustawą nowelizującą), wykreśli takiego podatnika z rejestru jako podatnika VAT czynnego. Oznacza to, że podatnik nie będzie obowiązany do złożenia zgłoszenia aktualizacyjnego VAT-R, gdyż właściwy naczelnik urzędu skarbowego dokona wykreślenia z urzędu z rejestru podatników VAT czynnych, powiadamiając go o tym wykreśleniu. W przypadku jednak, gdy taki podatnik podlegał zarejestrowaniu jako podatnik VAT-UE naczelnik urzędu skarbowego pozostawi go w rejestrze, nadając mu status „podatnika VAT zwolnionego”.

Podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju a procedura SME

Podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski od 1 stycznia 2025 r. będzie mógł – po spełnieniu określonych warunków – skorzystać ze zwolnienia na terytorium państwa członkowskiego UE innym niż Polska (jeżeli to państwo wprowadziło zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom, o których mowa w art. 113a ustawy o VAT). Przy czym, jeżeli dotychczas ww. podatnik nie został zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”, będzie obowiązany złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R przed złożeniem powiadomienia, o którym mowa w art. 113b ust. 2 tej ustawy. W przypadku ww. podatnika nie ma konieczności dokonywania zmian na druku VAT-R. Podatnik taki będzie się bowiem rejestrował jako podatnik VAT czynny lub jako podatnik VAT zwolniony na dotychczasowych zasadach. W tym zakresie istnieją odpowiednie pozycje na formularzu VAT-R umożliwiające zaznaczenie tej informacji w sekcji C.1. W celu ubiegania się o zwolnienie w innym państwach członkowskich UE nie ma znaczenia, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, czy jako podatnik VAT zwolniony. Istotne jest aby podatnik w ogóle był zarejestrowany, natomiast rejestracja na potrzeby korzystania ze zwolnienia w innym państwie członkowskim UE w ramach procedury SME jest dokonywana poprzez złożenie w Polsce uprzedniego powiadomienia.

Jakie zmiany w VAT-R od 2025 roku?

W porównaniu z obecnie obowiązującą wersją (17) formularza VAT-R, w nowej wersji dodane zostaną w bloku C.1. Okoliczności określające obowiązek podatkowy 3 pozycje wraz z odpowiadającym im tłumaczeniem w języku angielskim:

• 31. podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy [taxable person will be (is) entitled to the exemption referred to in Article 113a (1) of the Act]
• 36. podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy [taxable person waives (waived) the exemption referred to in Article 113a (1) of the Act]
• 38. podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy [taxable person loses (lost) the exemption referred to in Article 113a (1) of the Act]

Dodatkowo korekcie uległa pozycja 28, która w nowym brzmieniu zawiera pozycję dedykowaną podatnikom posiadającym siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju i nie korzystającym ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy. Oznacza to, że pozycja ta została dostosowana do podatników rejestrujących się jako podatnik VAT czynny, tj.:

• podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium państw trzecich, którzy nie mogą skorzystać w Polsce ze zwolnienia z VAT, w tym również na podstawie dodanego art. 113a ust. 1 ustawy oraz
• podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej w państwie członkowskim UE, którzy nie skorzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy od 1 stycznia 2025 r.

Źródło: Projekt rozporządzenia Ministra Finansów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów7 związanych z rejestracją w zakresie podatku od towarów i usług.