KSeF budzi kolejne wątpliwości. Co naprawdę wynika z podręczników Ministerstwa Finansów?

• Krajowy System e-Faktur w praktyce. Dowód handlowy bez skutków prawnych
• Potwierdzenie transakcji w KSeF. Kiedy to może być przydatne dla przedsiębiorstwa?
• W gotowości technologicznej na KSeF. Konieczność dostosowania obiegu dokumentów księgowych
• Krajowy System e-Faktur zmieni sposób, w jaki firmy myślą o fakturach i rozliczeniach

Im bliżej wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur, tym więcej niejasności pojawia się wśród przedsiębiorców i księgowych. Jak wskazuje raport SaldeoSmart, 30% badanych firm w Polsce nie jest jeszcze gotowych na ten obowiązek. Ministerstwo Finansów opublikowało cztery podręczniki, które miały pomóc w dostosowaniu się do nowych przepisów. Jednak materiały resortu zamiast rozwiać wszelkie wątpliwości, mnożą kolejne.

Już od kilku tygodni można korzystać z podręczników Ministerstwa Finansów, które stanowią kompendium wiedzy o Krajowym Systemie e-Fak0tur. Jak wskazuje Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART, to pierwszy tak klarowny, napisany przystępnym językiem materiał, wzbogacony o przykłady obrazujące zasady nadawania uprawnień, wystawiania i odbierania faktur w systemie. Jednocześnie wraz z publikacją tych materiałów w obiegu pojawiły się pojęcia i rozwiązania, które nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie o VAT ani w rozporządzeniach wykonawczych dotyczących KSeF, co w praktyce rodzi dodatkowe pytania interpretacyjne.

Krajowy System e-Faktur w praktyce. Dowód handlowy bez skutków prawnych

Jednym z nowych pojęć, które pojawiło się w materiałach Ministerstwa Finansów, jest tzw. „potwierdzenie transakcji”. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu, jest to dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy w sytuacji, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF, a tym samym nie uzyskała numeru identyfikującego w systemie. W praktyce pełni on funkcję tymczasowego dowodu handlowego, potwierdzającego, że sprzedaż została dokonana i faktura zostanie wystawiona w systemie.

Dokument może zawierać dane stron transakcji, numer faktury nadany przez wystawcę, datę wystawienia, kwotę należności ogółem oraz – zgodnie z rekomendacjami Ministerstwa Finansów – kody QR umożliwiające późniejsze powiązanie go z fakturą w KSeF.

„Potwierdzenie transakcji będzie wizualnie przypominać fakturę – zawiera zbliżony układ danych i będzie mieć kody QR – ale nie wywołuje skutków podatkowych. Nie stanowi podstawy do ujęcia w ewidencji VAT, nie daje prawa do odliczenia podatku i nie wymaga archiwizowania. To jedynie dowód handlowy o charakterze informacyjnym, który ma potwierdzać, że transakcja została zrealizowana i faktura zostanie przesłana do systemu. Wystawienie go przez wystawcę jest dobrowolne” – wyjaśnia Agnieszka Ligocka.

Potwierdzenie transakcji w KSeF. Kiedy to może być przydatne dla przedsiębiorstwa?

Potwierdzenie transakcji może okazać się pomocne w wielu codziennych sytuacjach. W praktyce mogą wystąpić sytuacje, że sprzedawca będzie chciał przekazać nabywcy informację o sprzedaży jeszcze przed przesłaniem faktury do KSeF – zwłaszcza gdy proces fakturowania jest opóźniony z przyczyn technicznych lub organizacyjnych. Takie rozwiązanie może być użyteczne m.in. w sprzedaży terenowej, przy transakcjach z konsumentami, w dostawach międzynarodowych czy w sytuacjach, gdy przedsiębiorca musi potwierdzić zawarcie umowy handlowej przed wystawieniem faktury w systemie.

Jak wskazuje ekspertka SaldeoSMART, dokument ten może również mieć znaczenie w razie problemów technicznych – na przykład braku uwierzytelnienia, aktywnego certyfikatu lub tokenu, który umożliwia dostęp do KSeF, przerw w dostępie do Internetu lub chwilowej niedostępności systemu. W takich sytuacjach potwierdzenie transakcji umożliwia utrzymanie ciągłości obiegu dokumentów handlowych do czasu przesłania właściwej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

„Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. W pierwszych miesiącach wdrażania część firm może dopiero przechodzić proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień w systemie. Dla takich podmiotów potwierdzenie transakcji może stanowić praktyczne, tymczasowe rozwiązanie, zanim wszystkie procedury techniczne zaczną działać w pełni sprawnie” – podkreśla Agnieszka Ligocka.

W gotowości technologicznej na KSeF. Konieczność dostosowania obiegu dokumentów księgowych

Pojawienie się nowych pojęć, takich jak potwierdzenie transakcji, pokazuje, że wdrożenie KSeF wymaga od firm nie tylko zrozumienia przepisów, ale też gotowości procesowej i technologicznej. Dla księgowych oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów, a dla przedsiębiorców upewnienia się, że ich oprogramowanie obsłuży wszystkie wymagania nowego systemu. Przygotowań jest dużo, a firmy chętnie sięgają po szkolenia z zakresu KSeF. Jak podaje raport SaldeoSMART, skorzystało z nich już 43% przedsiębiorstw.

Część przedsiębiorców – zwłaszcza mniejszych – może zakładać, że do działania w zgodności z KSeF wystarczą im darmowe narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika, aplikacja mobilna czy e-Mikrofirma. Z podręczników resortu finansów wynika jednak, że potwierdzenie transakcji to dokument wydawany nabywcy poza KSeF. Może się więc okazać, że to funkcja, która nie będzie mogła być realizowana za pośrednictwem rządowych narzędzi.

Krajowy System e-Faktur zmieni sposób, w jaki firmy myślą o fakturach i rozliczeniach

Jedno jest pewne Krajowy System e-Faktur w sposób znaczący zmieni sposób, w jaki firmy myślą o fakturach i soich rozliczeniach firmowych. Dlatego zdecydowanie już dziś warto inwestować nie tylko w wiedzę, ale też w technologię, która pozwoli działać bez zakłóceń od pierwszego dnia. Ekspertka SaldeoSMART podkreśla, że im wcześniej firmy przetestują integrację swoich systemów z KSeF, tym łatwiej poradzą sobie z nowymi obowiązkami.