W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.
- Jak będzie wyglądała faktura ustrukturyzowana
- Jakie znaczenie mają kody QR na fakturach
- Tabela. Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony
- Co zawiera kod weryfikujący
- Czy na fakturze udostępnianej poza systemem umieszczamy numer z KSeF
- Jak będzie wyglądało oznaczenie faktury kodem QR
Jak będzie wyglądała faktura ustrukturyzowana
Przede wszystkim należy pamiętać, że urzędową formą faktury w KSeF jest plik XML – nie ma więc jednej graficznej postaci dokumentu. Struktura pliku jest ściśle określona przez Ministerstwo Finansów i wynika z obowiązującej schemy. Obecnie jest to schema FA(2), a od 1 lutego 2026 r. będzie to schema FA(3).
Dzięki temu każda faktura w systemie ma jednolity układ danych, niezależnie od tego, z jakiego programu księgowego korzysta wystawca.
Plik XML zawiera wszystkie niezbędne informacje o transakcji:
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwy, adresy),
- daty wystawienia i sprzedaży,
- szczegółowy opis pozycji towarowych i usługowych,
- stawki VAT oraz
- podsumowanie wartości netto, VAT i brutto.
Może także obejmować dane dodatkowe, takie jak numery zamówień, opisy czy adnotacje.
Pól w strukturze logicznej jest ponad 400, a zatem podatnicy będą mieli możliwość dostosowania swoich potrzeb do struktury. Po przesłaniu faktury do KSeF dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny KSeF oraz znacznik czasowy przyjęcia do systemu. Od tego momentu uznaje się, że faktura została skutecznie wystawiona i doręczona. To istotna zmiana względem tradycyjnego modelu – w KSeF nie ma co do zasady (z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 106gba ust. 4 ustawy o VAT) potrzeby dodatkowego wysyłania faktury do kontrahenta, ponieważ system zapewnia jej dostępność dla nabywcy.
W praktyce, choć oryginałem pozostaje plik XML, większość systemów księgowych umożliwia wygenerowanie czytelnego podglądu faktury w formie tabelarycznej przypominającej tradycyjny dokument.
Możliwe jest również przygotowanie wizualizacji w PDF, którą można przesłać kontrahentowi lub wydrukować do celów informacyjnych. Ma ona jednak jedynie charakter pomocniczy i nie stanowi dokumentu urzędowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy i biura rachunkowe zachowują komfort pracy z fakturami w dobrze znanej formie, jednocześnie korzystając z pełnej funkcjonalności i bezpieczeństwa oferowanego przez system KSeF.
Jakie znaczenie mają kody QR na fakturach
Wraz z rozwojem KSeF ustawodawca przewidział możliwość posługiwania się fakturami ustrukturyzowanymi także poza samym systemem. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy faktura jest udostępniana nabywcy inną drogą niż przez KSeF lub wykorzystywana poza systemem – na przykład w wewnętrznym obiegu dokumentów czy w korespondencji handlowej.
Przypadki, kiedy faktura musi zostać udostępniona poza KSeF, określa art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) – zob. tabela.
Tabela. Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony
Lp. | Przypadki |
1 | miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego |
2 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju |
3 | nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę |
4 | nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME) |
5 | nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca wymieniony w poz. 1–3 i 6 tabeli |
6 | nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej |
Aby zachować ich walor dowodowy i możliwość weryfikacji, przepisy wprowadzają szczególne zasady oznaczania takich faktur. Gdy faktura zostanie wystawiona w trybie offline i udostępniona poza systemem, będzie musiała zawierać dodatkowo drugi kod QR „CERTYFIKAT”, którego wygenerowanie będzie możliwe po pobraniu certyfikatu wystawcy z KSeF (art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT).
Co zawiera kod weryfikujący
Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana, udostępniana poza KSeF, musi być opatrzona kodem weryfikującym. Kod ten jest nośnikiem najważniejszych informacji o dokumencie i składa się z:
- adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w jego specyfikacji – to miejsce, z którego możliwy jest dostęp do faktury,
- daty wystawienia faktury (a w przypadku faktury korygującej – daty wskazanej w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT),
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
- wyróżnika faktury, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument.
Czy na fakturze udostępnianej poza systemem umieszczamy numer z KSeF
Na fakturze przesyłanej do KSeF nie zamieszczamy numeru do KSeF z prostej przyczyny – bo go jeszcze nie znamy. Jest on nadawany po przyjęciu faktury przez system.
Jeśli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF, to pod kodem weryfikującym trzeba będzie umieścić dodatkowo numer identyfikujący fakturę w KSeF. Jest to możliwe, gdyż podatnik może wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF.
Dzięki temu odbiorca ma pewność, że dokument, który otrzymał, faktycznie istnieje w KSeF, a więc został wystawiony i zarejestrowany zgodnie z przepisami. Taki sposób postępowania będzie wynikał z rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.
Jak będzie wyglądało oznaczenie faktury kodem QR
Oznaczenie faktury kodem weryfikującym będzie mogło przyjąć dwie formy:
1) bezpośredniego linku prowadzącego do faktury lub
2) znaku graficznego – najczęściej w formie dwuwymiarowego kodu QR.
Kod graficzny musi być zgodny z międzynarodową normą ISO/IEC 18004:2015, co zapewnia jego uniwersalność i możliwość łatwego odczytu.
W praktyce oznacza to, że na fakturze (np. w jej nagłówku lub stopce) pojawi się kwadratowy kod QR, który po zeskanowaniu umożliwi szybki dostęp do informacji o dokumencie.
Co zatem w sytuacji, gdy faktura jest w formacie uniemożliwiającym naniesienie kodu? Zdarza się, że faktury są przesyłane w formatach, w których nie da się bezpośrednio zamieścić kodu (np. w postaci surowych danych strukturalnych). W takim przypadku przepisy przewidują rozwiązanie: kod lub link należy przekazać nabywcy wraz z fakturą, jako odrębny element.
Czy faktura przesyłana do KSeF może być wystawiona w języku obcym
Wielu podatników zastanawia się, czy jest możliwe zastosowanie języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami XML oraz w wizualizacji tej faktury ustrukturyzowanej, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Minister Finansów od dawna potwierdza, że podatnik ma prawo wystawić fakturę w języku obcym, gdy odbiorcą jest polski albo zagraniczny przedsiębiorca (zob. interpretacja Ministra Finansów z 5 września 2012 r., sygn. PT8/033/203/688/WCX/12/PT-694). Przepisy ustawy o VAT nie zawierają jednoznacznej informacji o zakazie wystawiania faktur w języku obcym i obowiązku przygotowania dla nich faktur w języku polskim.
Nie zmieni tego wprowadzenie KSeF. Od początku wprowadzenia KSeF MF zajmowało stanowisko, że wizualizacja faktury może być w języku obcym, mimo że opisy pół w strukturze XML są w języku polskim. Natomiast w interpretacji z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że plik XML możemy uzupełniać w języku obcym (nazwy towarów, informacje dodatkowe). W piśmie tym czytamy:
(…) będą mieli Państwo możliwość zastosowania języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami xml oraz w wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, dokumentując tym samym dokonywane przez Państwa czynności opodatkowane podatkiem VAT.
- art. 106gb ust. 4 i 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775); w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Źródło: projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – opublikowany na www.rcl.gov.pl.
Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy