KSeF - kto ponosi ryzyko?

Jednocześnie jest to inwestycja rządowa, co oznacza, że czeka nas wiele dziur logicznych w działaniu systemu, kłopotów z serwerem, czy problemów z prawidłowym działaniem niektórych funkcjonalności. Już na papierze jesteśmy w stanie wyłapać błędy w KSeF, ciekawe zatem jak to będzie w praktyce, kiedy każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał wystawiać i przesyłać faktury z pomocą systemu e-faktur.

Ludzkie i systemowe błędy w KSeF - kto za to odpowiada?

Centralizacja procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur teoretycznie oznacza, że przedsiębiorcy dostają do rąk narzędzie bezpieczniejsze i łatwiejsze do weryfikacji. Jednakże już teraz widać, że błędy w KSeF mogą się z łatwością pojawiać i to nie tylko z winy samych użytkowników systemu. Pojawiają się przy tym wątpliwości czy odpowiedzialność za ryzyka związane z korzystaniem z KSeF zostanie sprawiedliwie rozłożona między organy podatkowe i przedsiębiorców.

Odpowiedzialność za błędne dane na fakturze

Omyłki przy wypełnianiu danych na fakturze to rzecz normalna, szczególnie jeżeli informacje te są wpisywane ręcznie. Wystarczy pomylić jedną cyfrę w NIP i problem gotowy. Co w takiej sytuacji?

Zasadniczo system nie powinien przyjąć błędnie wprowadzonej faktury. Jeżeli dane o kontrahencie nie pokrywają się z danymi podmiotów zapisanych w bazie, system powinien odrzucić fakturę i tym samym nie zarejestrować jej w systemie. W takim przypadku przedsiębiorca będzie po prostu zmuszony przesłać fakturę ponownie po poprawieniu błędów.

Błąd na fakturze może jednak nie dotyczyć danych odbiorcy, a na przykład daty jej wystawienia czy płatności. Nie będzie niczym „niespodziewanym”, jeżeli system będzie także przyjmował dokumenty z nieprawidłowymi informacjami o kupującym. To prowadzi do pytania – kto odpowiada za błędy w KSeF?

Wprowadzenie nowego systemu nie zmienia zasad gry – w dalszym ciągu za treść faktury i jej zgodność ze stanem faktycznym odpowiada podatnik. KSeF pełni rolę narzędzia, nie sprawia, że to organ podatkowy przejmuje odpowiedzialność za wprowadzane dane. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca popełni błędy w KSeF przy wystawianiu faktury, system taki dokument może przyjąć, a odpowiedzialność podatkowa i ewentualne konsekwencje karno-skarbowe obciążą wystawcę.

Błędy systemowe – czy to pułapka na podatników?

Od błędów ludzkich, takich jak np. pomyłka w stawce VAT, gdzie odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy, należy odróżnić błędy systemowe. Awaria KSeF skutkująca brakiem możliwości wystawienia faktury obliguje przedsiębiorcę do obrania innej ścieżki działania. Jak wskazują nowe przepisy (wchodzące w życie 1 lutego 2026 roku), w okresie trwania awarii systemu podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT – chodzi o wzór faktury ustrukturyzowanej. Faktury takie następnie udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. mailowo). Trzeba jednak pamiętać, że podatnik niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia dokumentu (o ile awaria KSeF została naprawiona), ma obowiązek przesłać go do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego.

Co z innymi błędami? No tego na razie nie wiadomo. Wydaje się jednak, że w przypadku błędu zauważonego przez podatnika powinien on zrobić zrzut ekranu na potwierdzenie wystąpienia danego rodzaju awarii i zgłosić to do działu serwisowego. Jeżeli jednak nie zostanie on wypatrzony, wówczas można się spodziewać, że odpowiedzialność za błąd systemu przejdzie na przedsiębiorcę.

Warto już teraz wybrać system księgowy zintegrowany z KSeF, jak 360 Księgowość.

Co ze „skomplikowanymi” fakturami?

Faktury wystawiane w KSeF opierają się na ujednoliconym schemacie XML. Ma to zapewnić standaryzację faktur. To jednak tworzy pewne pytania – jak zachowa się system w przypadku skomplikowanych i rozbudowanych modeli dokumentowania sprzedaży?

Niektóre gałęzie gospodarki z uwagi na swoją specyfikę wypracowały własne modele, które oprócz samego rachunku zawierającego kwotę do zapłaty wystawiają również szereg innych dokumentów (np. protokoły odbioru, specyfikacje czy oświadczenia wykonawców). Do tej pory cały pakiet był przekazywany kontrahentowi w wersji papierowej lub elektronicznej (w pliku .pdf). Po doręczeniu odbiorca mógł zgłosić uwagi, rozpocząć negocjacje i uzgodnienia, które często wpływały na ostateczną wysokość należności. A w takim wypadku dochodzi do zmiany w dokumentach, w tym w danych zawartych na fakturze.

Prawodawca chyba nie przewidział takiej ewentualności, bowiem KSeF nie ma możliwości wgrania załączników, które obecnie są traktowane jako części faktur. Przy tym nie wiadomo czy taka funkcjonalność zostanie dodana do systemu – ministerstwo milczy na ten temat. Jak widać, przedsiębiorcy będą musieli sami wypracować rozwiązanie.

Na chwilę obecną prawnicy wskazują na dwie możliwości:

• sprzedawca wystawia równocześnie fakturę ustrukturyzowaną oraz fakturę handlową z załącznikami;
• dotychczasowa faktura VAT zostaje zastąpiona dokumentem handlowym, np. notą obciążeniową wraz z kompletem załączników, a po akceptacji kontrahenta, przedsiębiorcą wystawia fakturę ustrukturyzowaną.

Faktury „puste” albo ich brak – dalej będzie to możliwe?

Jednym z głównych celów wprowadzenia w życie KSeF jest eliminacja dokumentów wystawianych bez rzeczywistej transakcji, czyli tzw. pustych faktur. Nowy system ma to utrudnić, gdyż każda faktura zostaje automatycznie zarejestrowana w bazie ministerstwa finansów. Oszuści będą mieli pod górkę, ale z pewnością nie wyeliminuje to nielegalnych praktyk, a co za tym idzie, uczciwi podatnicy w dalszym ciągu będą mogli zostać wciągnięci w karuzele VAT.

Puste faktury

Fakt wystawienia i przesłania faktury do systemu nie jest jednoznaczny z tym, że opisane w nim zdarzenie gospodarcze rzeczywiście miało miejsce. Organy skarbowe uzyskują dostęp do treści faktury i informacji o jej wystawieniu, ale nie mają wiedzy o tym czy transakcja była realna. Dopiero w trakcie standardowego postępowania kontrolnego są w stanie to stwierdzić.

W praktyce oznacza to, że sam wgląd organów do systemu nie daje gwarancji wyeliminowania pustych faktur. W dalszym ciągu niezbędne będą kontrole polegające na sprawdzeniu, czy kontrahenci faktycznie wykonali świadczenia wskazane w fakturze. Zaletą KSeF jest natomiast możliwość szybszej reakcji urzędów – dzięki wstępnej analizie dokumentów znajdujących się w systemie i porównywaniu danych między przedsiębiorcami, organ jest stanie o wiele łatwiej wyłapać nieprawidłowości.

Brak faktur – tego też KSeF nie wyeliminuje

KSeF obejmuje wyłącznie transakcje udokumentowane. Zatem jeśli strony dojdą do porozumienia, że faktura w ich transakcji nie jest „niezbędna”, sprzedawca może w ogóle nie wystawić dokumentu. System nie będzie miał żadnej wiedzy o istnieniu takiej wymiany gospodarczej - bo niby skąd miałby ją pozyskać?

Szara strefa oparta na transakcjach nieudokumentowanych nie zniknie w ogóle, co więcej, poprzez zwiększenie kontroli ze strony organów podatkowych może jedynie wzrosnąć. Wydaje się jednak, że tego problemu nie da się łatwo rozwiązać, dopóki będą istniały podatki, dopóty ludzie będą starali się ich unikać.

Autoryzacja w KSeF – również może być źródłem problemów

Aktualnie wystawianie faktur bez wiedzy przedsiębiorcy na jego dane jest bardzo łatwe. Wystarczy sporządzić właściwy dokument i w sumie to wszystko. Barierą jest jednak księgowość – jeżeli faktura nie zostanie zaewidencjonowana i jej odzwierciedlenie nie znajdzie się w deklaracji, to tak jakby nie istniała. Co innego jeżeli chodzi o KSeF.

Mimo że do systemu mają dostęp jedynie osoby autoryzowane, to również tutaj może dojść do oszustw. Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca musi nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom i księgowym. Proces ten odbywa się za pomocą narzędzi Ministerstwa Finansów. Problem polega na tym, że procedura ta jest skomplikowana, szczególnie dla przedsiębiorców mniej obeznanych z technologią. Brak starannego nadzoru nad uprawnieniami może skutkować wystawieniem faktury przez osobę niepowołaną. Tyle że w tym wypadku dokument ten jest od razu „księgowany”, tj. zostaje zarejestrowany w systemie, do którego dostęp mają organy podatkowe.

W takim przypadku odpowiedzialność spada na przedsiębiorcę, mimo że faktycznym sprawcą nadużycia była osoba trzecia. To z kolei może rodzić poważne konsekwencje, między innymi odpowiedzialność podatkową lub nawet ryzyko postępowań karnych skarbowych, jeśli organ uzna, że firma współuczestniczyła w procederze.

Błędy w KSeF – ustawa przewiduje wysokie kary

To, że za błędy w wystawianiu faktur będą naliczane kary, nikogo raczej nie dziwi. Na szczęście przewidziano okres testowy – w 2026 rok organ nie będzie nakładał kar za błędy w KSeF. Później to się już zmieni.

Nowelizacja ustawy o VAT przewiduje sankcje wobec podatników, którzy:

• nie korzystają z faktury ustrukturyzowanej w KSeF pomimo nałożonego obowiązku;
• w czasie awarii lub niedostępności systemu wystawią dokument niezgodny ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów;
• nie prześlą faktury do KSeF w odpowiednim terminie po ustaniu przerwy technicznej.

W takich sytuacjach naczelnik urzędu skarbowego może w drodze decyzji administracyjnej nałożyć na podatnika karę sięgającą nawet 100% podatku wskazanego na danej fakturze. Jeśli dokument nie zawiera VAT, kara może wynieść do 18,7% wartości brutto wskazanej na fakturze wystawionej poza systemem.