Zasady korzystania z KSeF od lutego 2026 r. – uprawnienia, uwierzytelnianie, faktury, wymogi techniczne. Co i jak ureguluje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki?

• Dlaczego jest potrzebne nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF i jakie kwestie ureguluje?
• Struktura nowego rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF
• Uprawnienia do korzystania z KSeF - rodzaje i sposoby nadawania lub odbierania
• Sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w KSeF
• Sposoby oznaczania faktur w KSeF
• Zasady zgłaszania zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem
• Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

Dlaczego jest potrzebne nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF i jakie kwestie ureguluje?

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma być wykonaniem upoważnienia zawartego w art. 106r ustawy z 1 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.), dalej jako „ustawa”. Przepis ten uległ zmianie w związku z nowelizacją ustawy wprowadzoną ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z późn. zm.), wprowadzającą powszechne fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur, dalej jako „KSeF”. Zgodnie ze zmianą do ustawy zmieniającej – wprowadzoną ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 852) – nowe brzmienie art. 106r będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. Nowelizacją tą odroczono termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF do 1 lutego 2026 r. i rozpoczęto prace nad zmianą zasad wprowadzenia obowiązkowego KSeF w projekcie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw uchwalonej 5 sierpnia br. (druk sejmowy nr 1407, druk senacki 412).

Oprócz tego w przepisach ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203) wprowadzono kolejne zmiany do art. 106r ustawy.

W wyniku wprowadzenia tych rozwiązań do ustawy, w związku z rozszerzeniem zakresu delegacji ustawowej zawartej w art. 106r ustawy rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z późn. zm.), dalej jako „rozporządzenie z 2021 r.”, traci moc.

Zgodnie z dokonanymi zmianami art. 106r ustawy, od 1 lutego 2026 r., minister właściwy do spraw finansów publicznych ma obowiązek określić w drodze rozporządzenia:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

2) sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień;

3) sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania;

4) zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania;

5) sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiający dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tych fakturach, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

6) sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępnianych w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

7) szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać:
a) zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczenia o spełnieniu warunków koniecznych do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz oświadczenia o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,
b) zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;

8) szczegółowy sposób postępowania w sprawie potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz w sprawie odebrania możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;

9) wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów, przy wydawaniu rozporządzenia należy mieć na uwadze konieczność zapewnienia prawidłowości identyfikacji i weryfikacji podmiotów, które mogą korzystać z KSeF (określonych w art. 106nb ustawy), zapewnienia dostępu do faktur ustrukturyzowanych, faktur wystawianych w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem, o których mowa w art. 106nda ust. 1 ustawy, wystawianych w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem w okresie trwania awarii KSeF, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, i niedostępności KSeF, o których mowa w art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do KSeF, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF oraz umożliwienia weryfikacji danych z tych faktur i zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz możliwości zapoznania się z ich treścią, oraz mieć na względzie konieczność zapewnienia podatnikom możliwości wystawiania faktur z załącznikiem.

Struktura nowego rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF

Ministerstwo Finansów informuje, że nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF ma zawierać 6 rozdziałów:
Rozdział 1: Przepisy ogólne (w tym słownik pojęć użytych w rozporządzeniu),
Rozdział 2: Rodzaje i sposoby nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
Rozdział 3: Sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w tym systemie,
Rozdział 4: Sposoby oznaczania faktur,
Rozdział 5: Wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,
Rozdział 6: Przepisy przejściowe i końcowe.

Ponadto w załączniku do tego rozporządzenia zostanie określony wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW FA).

Uprawnienia do korzystania z KSeF - rodzaje i sposoby nadawania lub odbierania

W rozdziale 2 omawianego projektu znajdą się przepisy dotyczące rodzajów i sposobów nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Przy czym przepisy § 3 projektu zawierają co do zasady powtórzenie rozwiązań zawartych w § 2 rozporządzenia z 2021 r. dotyczących określenia uprawnień do korzystania z KSeF. Doprecyzowano, że uprawnieniami do korzystania z KSeF są uprawnienia do nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a nie do zmiany uprawnień, jak to było w rozporządzeniu z 2021 r.

Uzupełniono jednocześnie regulację z § 2 ust. 1 rozporządzenia z 2021 r. w ten sposób, że uprawnieniami do korzystania z KSeF są uprawnienia do wystawiania lub dostępu również do faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy (§ 3 ust. 1 pkt 2 projektu), oraz wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF (§ 3 ust. 1 pkt 4 projektu). Wynika to z rozwiązań wdrażających obligatoryjny KSeF, w którym przewidziano odpowiednie rozwiązania w fakturowaniu, gdy podatnik zdecyduje się na wystawianie faktur w trybie tzw. offline24 oraz na wypadek awarii KSeF lub jego niedostępności, oraz zmian w zakresie dokumentowania transakcji dla rolnika ryczałtowego.

W zakresie nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF rozszerzono katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z tej funkcjonalności KSeF o osoby fizyczne wskazane przez osoby fizyczne posiadające uprawnienia do nadawania i odbierania uprawnień wskazane przez:
- podatnika,
- podatnika jako przedstawiciela zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,
- podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,
- jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
- grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT (§ 3 ust. 2 pkt 4 projektu).

W zakresie wystawiania lub dostępu do faktur rozszerzono katalog podmiotów uprawnionych do tej funkcjonalności KSeF o podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (§ 3 ust. 3 pkt 3 projektu).

W zakresie wystawiania faktur rozszerzono katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z tej funkcjonalności KSeF o nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego (§ 3 ust. 5 projektu).

W § 3 ust. 3 pkt 2 projektu wprowadzono regulację wskazującą, że uprawnienie do wystawiania faktur lub do dostępu do faktur przysługuje osobie fizycznej wskazanej przez podmiot wskazany przez podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członka grupy VAT lub zakład (oddział) osoby prawnej bądź inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika.

W § 4 projektu w ust. 1 wskazano sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. W przepisie tym powielono rozwiązania zawarte w § 3 ust. 1 rozporządzenia z 2021 r. Zgodnie z projektowaną regulacją § 4 ust. 1 nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego (które zostało zdefiniowane w § 2 pkt 4 projektu) w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po zweryfikowaniu posiadanych uprawnień.

W dalszych ustępach § 4 projektu wskazano z kolei zakres danych, jakie podaje podatnik lub inny podmiot w celu nadania uprawnień do korzystania z KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego.

W § 4 ust. 2 projektu, w stosunku do § 3 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia z 2021 r. przebudowano zapisy w celu likwidacji wątpliwości interpretacyjnych, grupując w oddzielnych jednostkach redakcyjnych dane wymagane do nadania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku podmiotu i w przypadku osoby fizycznej.

Uprawnienie z § 4 ust. 2 pkt 5 jest nadawane wtedy, kiedy został ustanowiony przedstawiciel podatkowy uprawniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika. Jest to szczególny rodzaj uprawnienia, obowiązkowo do ustanowienia, jeśli przedstawiciel podatkowy miałby wystawiać faktury w imieniu i na rzecz podatnika.

Ponadto wprowadzono dodatkowy wymóg podania danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) (§ 4 ust. 2 pkt 2 lit. c).

W projektowanym § 4 ust. 2 pkt 3 lit. d dokonano zmiany dotychczas używanego pojęcia „dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny” (w § 3 ust. 2 pkt 2 lit. e rozporządzenia z 2021 r.) na „dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej i wyznaczone z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256”.

W dalszych ustępach § 4 projektu wskazano zakres danych, jakie podaje podatnik lub inny podmiot w celu:

1) nadania oraz odebrania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku faktur wystawianych przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ustawy, jeśli nabywca towarów i usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy (§ 4 ust. 3 projektu),

2) nadania oraz odebrania uprawnień do korzystania z KSeF przez rolnika ryczałtowego (§ 4 ust. 4 projektu),

3) nadania oraz odebrania uprawnień do wystawiania faktur przy użyciu KSeF przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego (§ 4 ust. 5 projektu),

4) nadania oraz odebrania uprawnień wystawiania faktur przez podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (§ 4 ust. 6 projektu).

Przepisy § 4 ust. 3-6 projektu są nowymi regulacjami w stosunku do regulacji zawartych w rozporządzeniu z 2021 r. Przepis w § 4 ust. 7 projektu dotyczący nadania oraz odebrania uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną uprawnioną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy stanowi powielenie regulacji zawartej w § 3 ust. 3 rozporządzenia z 2021 r.

Przepisy z § 4 ust. 8 i 9 projektu dotyczące nadania oraz odebrania uprawnień osobom fizycznym oraz dotycząca unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika stanowi z kolei, co do zasady, powielenie regulacji zawartych w § 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia z 2021 r.

W § 4 ust. 9 projektu doprecyzowano, że przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, rozumie się identyfikator utworzony zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

W § 5 ust. 1 projektu zmieniono w stosunku do § 4 ust. 1 rozporządzenia z 2021 r. zapisy w taki sposób, aby w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, którzy nie mają możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 3 projektu, forma złożenia zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, była ogólnodostępna. Dopuszcza się możliwość złożenia zawiadomienia zarówno w postaci papierowej, jak również w postaci elektronicznej, a także przez e-Urząd Skarbowy. W tym celu zrezygnowano z dotychczasowej regulacji, że nadawanie lub odbieranie uprawnień w takim przypadku jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia do naczelnika urzędu skarbowego tylko w postaci papierowej. W § 5 ust. 1 projektu wskazano również, że w przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, tj. organu egzekucyjnego, zawiadomienie jest składane niezależnie od sposobu uwierzytelnienia, o którym mowa w § 6.

Projektowane regulacje § 5 ust. 2–6 stanowią co do zasady powielenie regulacji § 4 ust. 1a, 1b i ust. 2 rozporządzenia z 2021 r., w tym dotyczącej określenia wzoru zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF. W ust. 2 dodatkowo wskazano, jakie dane są niezbędne do podania w przypadku nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF jeśli uprawnienia te są nadawane przez złożenie zawiadomienia. W ust. 3 określono, że zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień, o którym mowa ust. 1, zawiera podpis podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawienie lub podmiotu reprezentującego.

We wzorze zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF w stosunku do wzoru z rozporządzenia z 2021 r. wprowadzono drobne zmiany, jak zmiana dostosowawcza w części A i D i objaśnieniach. Dodano również w części ogólnej zgłoszenia, że składającymi zgłoszenie są również podatnicy zgłaszający dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Ponadto zrezygnowano z podawania adresu zamieszkania osoby uprawnionej do korzystania z KSeF, który był umieszczony w części C2.

Sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w KSeF

W rozdziale 3 omawianego projektu nowego rozporządzenia znajdują się przepisy określające sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w tym systemie .

Sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF określa § 6 ust. 1 projektu.

Narzędziem służącym do uwierzytelniania użytkowników systemów teleinformatycznych są środki identyfikacji elektronicznej, natomiast celem podpisów elektronicznych oraz pieczęci elektronicznych jest podpisywanie dokumentów elektronicznych. W związku z tym w § 6 ust. 1 projektu zmieniono dotychczasowe brzmienie § 5 ust. 1 rozporządzenia z 2021r. regulującego sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF. Przyjęte w § 5 ust. 1 rozporządzenia z 2021 r. założenie, że korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo podpisu zaufanego odbiegało od dedykowanego przeznaczenia tych narzędzi.

Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z § 6 ust. 1 projektu wymaga użycia:

1. środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725), albo
2. danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo
3. danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi online, albo
4. certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3.

Definicja certyfikatu KSeF została określona w § 2 pkt 1 projektu.

Niezbędnym elementem procesu uwierzytelnienia jest również weryfikacja posiadanych przez dany podmiot uprawnień.

Możliwość uwierzytelnienia się przy pomocy podpisu zaufanego będzie możliwa w ramach krajowego węzła identyfikacji elektronicznej.

W § 6 ust. 2 projektu wskazano, że certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania i może być odnowiony w okresie jego ważności. W specyfikacji technicznej zostanie uwzględniona możliwość, aby podmiot występujący o certyfikat mógł określić okres ważności certyfikatu. Podmiot ten będzie mógł sam wskazać okres ważności certyfikatu nie dłużej niż dwa lata. Przed upływem terminu ważności można będzie wytworzyć (odnowić) następny certyfikat na kolejne dwa lata – bez potrzeby uwierzytelniania się metodami, o których mowa w § 6 ust. 1-3. Przy kolejnym wytwarzaniu certyfikatu można będzie uwierzytelnić się tym ważnym certyfikatem i wytworzyć kolejny nowy certyfikat ważny na następne dwa lata.

Szczegółowy opis wymagań technicznych certyfikatu KSeF oraz sposobu jego poboru z KSeF będzie zawierać specyfikacja oprogramowania interfejsowego (§ 6 ust. 3 projektu).

Zgodnie z regulacją § 6 ust. 4 projektu w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5. Regulacja ta stanowi co do zasady powielenie regulacji zawartej w § 5 ust. 2 rozporządzenia z 2021 r.

W § 6 ust. 5 projektu dodano z kolei nową regulację, zgodnie z którą w przypadku kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i wyznaczonych z tego certyfikatu po użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5.

W § 7 ust. 1 i 2 projektu uregulowano zagadnienie dostępu w KSeF do faktury ustrukturyzowanej, faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, przesłanej do KSeF, faktury VAT RR, faktury korygującej i faktury VAT RR KOREKTA wystawianych w KSeF. Dostęp do tych faktur będzie możliwy poprzez kod weryfikujący po podaniu m. in. numeru faktury, numeru kolejnego faktury korygującej, numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora oraz kwoty należności ogółem.

Kod weryfikujący został zdefiniowany w § 2 pkt 3 projektu jako kod, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy.

Natomiast § 8 projektu określa sposób anonimowego dostępu do faktury ustrukturyzowanej i faktury VAT RR. Dostęp do tej faktury będzie możliwy po podaniu danych w niej zawartych tj.: numer KSeF faktury, numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, numer NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy, danych identyfikacyjnych nabywcy i kwoty należności ogółem z tej faktury. Regulacja dotycząca „dostępu anonimowego” była zawarta w § 6 rozporządzenia z 2021 r. W projekcie rozporządzenia zmodyfikowano ten przepis w taki sposób, aby dotyczył również dostępu do faktur VAT RR (podanie numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, numeru NIP lub innego identyfikatora nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy). Wprowadzono również możliwość dostępu do faktury korygującej fakturę ustrukturyzowaną oraz do faktury VAT RR KOREKTA - po podaniu odpowiednich danych.

Sposoby oznaczania faktur w KSeF

W rozdziale 4 rozporządzenia znajdują się przepisy określające sposoby oznaczania faktur.

W § 9 ust. 1 projektu wskazano, w jaki sposób oznaczana jest faktura ustrukturyzowana i faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1, art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu do KSeF, jeśli jest udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub używana jest poza KSeF. Do oznaczania tych faktur służy:
1) kod weryfikujący, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy;
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
d) wyróżnik faktury, oraz

2) numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczany bezpośrednio pod kodem weryfikacyjnym, o którym mowa w pkt 1.

Odrębnie określono sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, jeśli są one udostępniane nabywcy towarów i usług w sposób inny niż przy użyciu KSeF, przed przesłaniem do KSeF. Faktury te oznacza się:
1) kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz
2) napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikacyjnym (§ 9 ust. 2 projektu).

W § 9 ust. 3 projektu określono, w jaki sposób jest oznaczana faktura, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy i udostępniana podatnikowi w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do KSeF, jeżeli nabywca towarów i usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy. Do oznacza takiej faktury służy:
1) kod weryfikujący, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy;
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
d) wyróżnik faktury , oraz

2) napis „OFFLINE” zamieszczony bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1. 12

W § 9 ust. 4 projektu określono, w jaki sposób jest oznaczana faktura VAT RR oraz faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3b ustawy, używana poza KSeF. Do oznaczania tej faktury służy:
1) kod weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
b) datę, o której mowa w art. 116e ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA – datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy;
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego;
d) wyróżnik faktury, oraz
2) numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczany bezpośrednio pod kodem weryfikacyjnym, o którym mowa w pkt 1.

Zgodnie z § 9 ust. 5 projektu faktura VAT RR oraz faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3c ustawy, używana poza Krajowym Systemem e-Faktur, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur jest oznaczana:
1) kodem weryfikującym, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
b) datę, o której mowa w art. 116e ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy;
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego;
d) wyróżnik faktury, oraz

2) numerem identyfikującym tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę – przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim numerem lub napisem razem z fakturą (§ 9 ust. 6 projektu).

W myśl § 9 ust. 7 projektu znak graficzny, o którym mowa w § 9 ust. 6 projektu, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Zgodnie z § 9 ust. 8 projektu faktury, o których mowa w § 9 ust. 2 i 3, są dodatkowo oznaczane:
1) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:
a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
b) typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
d) identyfikator certyfikatu KSeF,
e) wyróżnik faktury,
f) składniki, o których mowa w lit. a–e, opatrzone certyfikatem KSeF, oraz
2) napisem „CERTYFIKAT" zamieszczonym bezpośrednio pod kodem.

W § 9 ust. 9 projektu określono, że przez pojęcie kontekstu rozumie się identyfikator podatnika uprawnionego do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, służący do weryfikacji uprawnień posiadanych przez wystawcę faktury przy przesyłaniu tych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

Zgodnie z § 9 ust. 10 projektu przez oznaczenie faktury kodem, o którym mowa w ust. 8, wraz z odpowiednim napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie go bezpośrednio na fakturę – przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim napisem razem z fakturą. 14

Znak graficzny, o którym mowa w ust. 10 projektu, przedstawia unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015 (§ 9 ust. 11 projektu).

Szczegółowy opis wymagań technicznych dla kodu weryfikującego i kodu, o którym mowa w ust. 8, zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego (§ 9 ust. 12 projektu).

Zasady zgłaszania zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem

W rozdziale 5 omawianego projektu rozporządzenia zostały uregulowane zasady zgłaszania zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem oraz sposób postępowania w sprawie tych zgłoszeń. Jest to nowe rozwiązanie pozwalające na wystawianie i przesyłanie faktur z załącznikiem.

W § 10 ust. 1 projektu określono kto, kiedy, do kogo i w jaki sposób może złożyć zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem. Zatem podatnik, przed rozpoczęciem wystawiania faktur z załącznikiem składa takie zgłoszenie za pośrednictwem konta e-Urzędu Skarbowego, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

W § 10 ust. 2 projektu uregulowano dane, jakie zawiera to zgłoszenie. Są to m.in. oznaczenia kodu urzędu, do którego składane jest zgłoszenie, którym zawsze będzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej, kodu zgłoszenia, jego wariantu, daty i celu zgłoszenia, dane osobowe dotyczące podatnika oraz oświadczenia w sprawie zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, a także odebrania możliwości wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem w związku ze zgłoszeniem zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem. Ponadto oznaczenia wskazujące co dokumentują wystawiane i przesyłane faktury z załącznikiem do Krajowego Systemu e-Faktur.

W § 10 ust. 3 projektu określono co zawiera zgłoszenie zaprzestania wystawiania faktur z załącznikiem. Są to dane analogiczne jak w § 10 ust. 2 w zakresie wskazania kodu urzędu, kodu i wariantu formularza oraz danych osobowych. Ponadto wskazano, jakie oświadczenia zawiera takie zgłoszenie oraz datę zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do Krajowego Systemu e-Faktur. 15

W § 11 projektu określono m.in. w jaki sposób są potwierdzane zgłoszenia, przez kogo i w jakim terminie, tj. są potwierdzane przez e-Urząd Skarbowy poprzez Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) (ust. 1), a informacja o statusie zgłoszenia jest udostępniana podatnikowi na jego adres poczty elektronicznej (ust. 2). Potwierdzenie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszeń jest również przekazywane na adres poczty elektronicznej podatnika w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez podatnika Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) tych zgłoszeń (ust. 3).

W § 12 projektu określono wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, tj. m.in., w jakim formacie powinna być przesłana faktura (ust. 1), że faktura może posiadać tylko jeden załącznik, który stanowi integralną jej część (ust. 2), a maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem wynosi 3 MB (ust. 3).

Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

W § 14 projektu zakłada się, że nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, co do zasady, wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r. w związku z tym, że przepisy wprowadzające nowe rozwiązania w zakresie KSeF wchodzą w życie z tym dniem.
Wyjątek stanowi przepis zawarty w § 6 ust. 1 pkt 1, dla którego proponuje się przesunięcie o 2 miesiące terminu wejścia w życie, tj. z dniem 1 kwietnia 2026 r. oraz przepisy § 10–12, które zgodnie z proponowaną regulacją wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Wejście w życie ww. ustawy zmieniającej powoduje utratę mocy z dniem 31 marca 2026 r. przepisów rozporządzenia z 2021 r.

§ 13 projektu stanowi przepis przejściowy. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu do dnia 31 grudnia 2026 r. do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z KSeF może służyć ciąg znaków alfanumerycznych, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia z 2021 r. tzw. token. W przypadku gdy podatnik wybierze sposób uwierzytelnienia za pomocą tokena, nie będzie możliwe wytworzenie certyfikatu KSeF.

Aby wystawić certyfikat podatnik będzie zobowiązany uwierzytelnić się w inny sposób niż token np. podpisem kwalifikowanym. Zgodnie z ust. 2 do dnia 31 marca 2026 r. do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z KSeF może służyć podpis zaufany, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 2021 r.

Źródło: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur - projekt.