Umowy najmu i dzierżawy uregulowane w przepisach art. 659 § 1 oraz art. 693 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.), odnoszą się również do najmu/dzierżawy rzeczy ruchomych.
W myśl zasad określonych w przepisach K.C. umowy te polegają na oddaniu rzeczy do używania oraz zobowiązaniu drugiej strony do zapłaty umówionej kwoty czynszu. Z ruchomych rzeczy, które są przedmiotem umów sporządzanych na podstawie art. 659 § 1 oraz art.693 § 1 K.C. obok maszyn przemysłowych najczęściej wynajmowane są samochody.
Z wynajmem samochodów zaś wiąże się problem opłat ubezpieczenia oraz podatku od środków transportu. Koszty te co do zasady obciążają właściciela pojazdu - wynajmującego, zaś w umowach najmu/dzierżawy ciężar zapłaty de facto przerzucany jest na korzystającego z samochodu.
Jak zatem rozliczyć te wydatki?
Jak wynika z brzmienia art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Tym samym podmiot taki występuje jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Dokonując odsprzedaży usługi może wystawić fakturę dokumentującą jej wykonanie. Potocznie takie działanie nazywamy refakturowaniem - podatnik kupuje usługę, a następnie w stanie nieprzetworzonym ją odsprzedaje.
W przypadku najmu nieruchomości najczęściej refakturuje się koszty zużycia mediów (pod warunkiem, że umowy najemcy zawarli bezpośrednio z dostawcami mediów).
W przypadku kosztów dodatkowych związanych z eksploatacją samochodu takich jak ubezpieczenie oraz podatek od środków transportu- odsprzedaż taka nie jest możliwa. Wynika to ze specyfiki tych opłat.
Refakturowanie kosztów ubezpieczenia leasingowego
Składki ubezpieczeniowe (AC i OC) mają charakter majątkowy. Ich uiszczenie uzależnione jest od wartości posiadanego majątku – samochodu, niezależne od tego, czy jest on wynajmowany, czy też pozostaje niewykorzystany.
Podatek od środków transportu jest publicznoprawnym, nieodpłatnym, przymusowym, bezzwrotnym świadczeniem pieniężnym na rzecz gminy. Jest on nieekwiwalentny z tych też względów nie może być przedmiotem sprzedaży.
Podatek od środków transportowych - vademecum
Nie oznacza to jednak, że powyższe koszty będą obciążać wynajmującego – są one bowiem bezpośrednio związane z usługą najmu.
Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest obrót, tj. kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej.
Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.
Przepis ten stanowi odpowiednik art. 73 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. zgodnie z którym, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę,otrzymaną lub którą dostawca towarów lub usługodawca otrzyma w zamian za dostawę towarów lub świadczenie usług od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej z tytułu wykonanych czynności, łącznie z subwencjami związanymi bezpośrednio z ceną takich dostaw.
W myśl art. 78 Dyrektywy, każdy koszt bezpośrednio związany z dostawą towarów lub świadczeniem usług, którym dostawca obciążył nabywcę lub klienta, powinien być włączony do podstawy opodatkowania.
Zdaniem organów podatkowych koszty ubezpieczenia oraz podatek od środku transportu, będące częścią umowy najmu, nie mogą być przedmiotem refakturowania, stanowić bowiem będą element cenotwórczy usługi najmu.
Świadczenie usługi najmu samochodu wraz z kosztami eksploatacyjnymi związanymi z przedmiotem najmu stanowi jedną usługę. Tym samym do podstawy opodatkowania należy doliczyć koszty ubezpieczenia i podatek od środków transportu i opodatkować podatkiem od towarów i usług według stawki VAT właściwej dla usługi najmu - 23%.
Źródło: Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 listopada 2011 r. - nr IPTPP2/443-511/11-2/JS.