Jak rozliczyć VAT po zakończeniu działalności

Krok 1. Sporządzić spis z natury

Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika z art. 14 ustawy o VAT. Nie dotyczy jednak wszystkich podatników likwidujących działalność. Spis wykonujemy na dzień rozwiązania spółki lub zaprzestania działalności.

1. Kto ma obowiązek sporządzić spis z natury

Obowiązek sporządzenia spisu z natury mają:

1) wspólnicy rozwiązywanej spółki cywilnej lub handlowej niemającej osobowości prawnej (tj. spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej lub spółki komandytowo-akcyjnej); obowiązek sporządzenia spisu z natury nie powstaje w przypadku likwidacji osób prawnych (w szczególności w przypadku likwidacji spółek z o.o. i spółek akcyjnych) oraz innych niż spółki cywilne i osobowe jednostek nieposiadających osobowości prawnej;

2) osoby fizyczne, które zaprzestały wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT (art. 14 ust. 1 ustawy o VAT).

Obowiązek sporządzenia spisu z natury dotyczy także przypadków, gdy:

● przedsiębiorstwo w spadku zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu;

● wygaśnie zarząd sukcesyjny albo uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego - w przypadku gdy zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia do urzędu skarbowego o kontynuowaniu działalności.

UWAGA! W przypadku śmierci podatnika jego spadkobiercy nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury, gdy nie powołano zarządu sukcesyjnego lub nie dokonano zgłoszenia o kontynuowaniu działalności.

Nie ma obowiązku sporządzenia spisu z natury, jeżeli spis ten miałby wartość zerową. Sytuacja taka ma miejsce w przypadku, gdy na dzień rozwiązania spółki albo zaprzestania działalności podatnicy nie posiadają żadnych towarów (np. ze względu na ich sprzedaż) albo posiadają tylko takie towary, w stosunku do których nie przysługiwało im prawo do odliczenia VAT.

2. Co należy objąć spisem z natury

Spisem z natury należy objąć towary, w stosunku do których podatnikowi przysługiwało (choćby częściowe) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Należą do nich:

● środki trwałe (w tym również te, dla których upłynął okres korekty, o którym mowa w art. 91 ust. 2 ustawy o VAT),

● pozostałe towary handlowe,

● materiały,

● wyposażenie.

Do towarów, w stosunku do których podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, należy również zaliczyć towary, w związku z których nabyciem, wytworzeniem, wydobyciem lub zaimportowaniem nie przysługiwało prawo do odliczenia, ale po jakimś czasie, na skutek zmiany przeznaczenia, podatnik mógł odliczyć całość lub część VAT naliczonego (art. 14 ust. 4 ustawy o VAT).

Przykład
Jan Kowalski rozpoczął działalność gospodarczą w 2013 r. Przez 3 lata korzystał ze zwolnienia z VAT. Dlatego od zakupu środków trwałych nie odliczył VAT. Od 2016 r. był czynnym podatnikiem VAT, dlatego mógł odzyskać część nieodliczonego VAT. Likwidując działalność od 2020 r., musi te środki trwałe wykazać w spisie z natury.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian w 2020 r.

Polecamy: Biała lista podatników

Polecamy: Instrukcje VAT

3. Jak ustalić podstawę opodatkowania spisu z natury

Podstawą opodatkowania spisu z natury jest wartość towarów podlegających temu spisowi, ustalona zgodnie z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT (art. 14 ust. 8 ustawy o VAT). Oznacza to, że podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia - koszt wytworzenia, określone w momencie sporządzania spisu (a więc wartość rynkowa towarów obejmowanych spisem).

Przykład
Jan Kowalski rozpoczął działalność gospodarczą w 2012 r. Kupił nowy samochód o wartości netto 50 000 zł, VAT 11 500 zł. Obecnie wartość rynkowa samochodu wynosi 12 000 zł. Dlatego Jan Kowalski wykazał VAT w wysokości 2243,90 zł (12 000 zł x 23/123).

Krok 2. Złożenie spisu z natury i rozliczenie VAT w deklaracji

Podatnicy muszą złożyć informację o sporządzonym spisie i rozliczyć VAT od niego w deklaracji VAT-7/VAT-7K składanej za okres, kiedy została zakończona działalność. VAT należny wpisujemy w poz. 36 deklaracji. Trzeba także złożyć JPK_VAT.

Od 1 września 2019 r. podatnicy mają obowiązek złożenia informacji o dokonanym spisie z natury nie później niż w dniu złożenia deklaracji podatkowej składanej za okres obejmujący dzień:

● rozwiązania spółki,

● zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu,

● wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego albo wygaśnięcia uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego (art. 14 ust. 5 ustawy o VAT).

Z obowiązującego do końca sierpnia 2019 r. brzmienia art. 14 ust. 5 ustawy o VAT wynikało, że spis z natury musiał być załączany do deklaracji VAT. Z uwagi na to, że od 2018 r. deklaracje VAT są składane elektronicznie, wykonanie tego obowiązku było w praktyce niemożliwe.

1. Kiedy można skorygować nieodliczony VAT

W tej samej deklaracji, w której rozliczamy spis z natury, możemy odzyskać nieodliczony VAT. Podatnicy, którzy odliczyli VAT od zakupu towarów według proporcji lub odliczają VAT w związku ze zmianą przeznaczenia, a nie minął okres korekty, mogą odzyskać część nieodliczonego VAT (art. 91 ust. 4 ustawy o VAT).

Okres korekty dla towarów i usług wykorzystywanych w działalności

Warunkiem jest wykazanie tych towarów w spisie z natury i opodatkowanie. W takiej sytuacji uważa się, że te towary lub usługi są nadal wykorzystywane na potrzeby czynności podlegających opodatkowaniu u tego podatnika, aż do końca okresu korekty.

Korekta powinna być dokonana jednorazowo w odniesieniu do całego pozostałego okresu korekty. Korekty dokonuje się w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym rozliczany jest spis z natury. Kwotę korekty wykazujemy w:

● poz. 47 deklaracji VAT-7(wersja 20) /VAT-7K (wersja 14) - w przypadku środków trwałych podlegających amortyzacji,

● poz. 48 deklaracji VAT-7 (wersja 20)/VAT-7K (wersja 14) - w przypadku pozostałych towarów.

Przykład
Jan Kowalski kupił w lipcu 2017 r. samochód jako podatnik VAT zwolniony. VAT w wysokości 11 500 zł nie został odliczony. Od 2018 r. Jan Kowalski był czynnym podatnikiem VAT. Dlatego w deklaracji za styczeń 2019 r. skorygował 1/5 VAT naliczonego i odzyskał 2300 zł. 30 listopada 2019 r. zlikwidował działalność. Samochód wykazał w spisie z natury. Ponieważ zostały jeszcze trzy lata korekty, może skorygować VAT w wysokości 6900 zł. Wykazuje tę kwotę w poz. 47 deklaracji VAT-7.

UWAGA!Od kwietnia 2020 r. podatnicy będący dużymi przedsiębiorcami będą musieli składać nowe wersje deklaracji VAT w strukturze JPK. Pozostali podatnicy będą musieli składać nowe wersje deklaracji VAT w strukturze JPK od lipca 2020 r., chyba że dobrowolnie wybiorą od kwietnia 2020 r. składanie deklaracji VAT w strukturze JPK.

2. W jakim terminie urząd ma obowiązek zwrócić nadwyżkę VAT

Gdy w wyniku ostatecznego rozliczenia u podatnika wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, może wykazać ją do zwrotu w ostatniej deklaracji. Zwrot nadwyżki VAT naliczonego nad należnym powinien zostać dokonany w terminie 60 dni od dnia złożenia ostatniej deklaracji VAT-7/VAT-7K. Tylko w przypadku gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowego sprawdzenia, naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć ten termin do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego (art. 14 ust. 9d w zw. z art. 87 ust. 2 zdanie pierwsze i drugie ustawy o VAT). Jeżeli po przedłużeniu terminu zwrotu przeprowadzone przez organ podatkowy czynności wykażą zasadność zwrotu, kwota zwrotu jest wypłacana z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub jego rozłożenia na raty (art. 14 ust. 9h ustawy o VAT).

3. Na jaki rachunek bankowy zostanie dokonany zwrot nadwyżki VAT

W przypadku osoby fizycznej, która zaprzestała wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT, zwrot nadwyżki tego podatku jest dokonywany na rachunek firmowy tej osoby. Jeżeli taki rachunek został przez nią zlikwidowany, zwrot powinien zostać dokonany na osobisty rachunek płatniczy tej osoby wskazany w zgłoszeniu ZAP-3.

Przykład
Podatnik zlikwidował działalność 30 listopada 2019 r. Z rozliczenia deklaracji VAT-7 za listopad 2019 r. wynika nadwyżka VAT naliczonego nad należnym w kwocie 1640 zł. Podatnik wykazał kwotę do zwrotu w terminie 60 dni.

4. W jaki sposób uzyskują zwrot nadwyżki VAT byli wspólnicy rozwiązanych spółek

W szczególny sposób kwestia zwrotu nadwyżki VAT jest regulowana w odniesieniu do byłych wspólników rozwiązanych spółek. Oprócz deklaracji należy złożyć:

1) umowę spółki, aktualną na dzień rozwiązania spółki,

2) wykaz rachunków bankowych byłych wspólników w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub ich rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkami, na które ma być dokonany zwrot różnicy podatku.

Od 1 września 2019 r. określono termin złożenia tych dokumentów. Musi to nastąpić nie później niż w dniu złożenia deklaracji (art. 14 ust. 9b ustawy o VAT).

Zwrot nadwyżki VAT jest wypłacany poszczególnym wspólnikom na wskazane dla tych wspólników rachunki bankowe proporcjonalnie do prawa do udziału w zysku określonego w umowie rozwiązanej spółki. Jeżeli ze złożonej umowy nie wynika wysokość udziału w zysku, przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe. Skutkuje to tym, że kwota zwrotu wypłacana jest poszczególnym wspólnikom w równych częściach (art. 14 ust. 9c ustawy o VAT).

Kwota zwrotu VAT jest przekazywana do depozytu urzędu skarbowego, gdy:

● zabraknie jednego lub obu z ww. wymaganych dokumentów,

● złożono wymagane dokumenty, ale w wykazie nie podano rachunków wszystkich byłych wspólników; wtedy do depozytu składana jest kwota zwrotu VAT w części przypadającej byłemu wspólnikowi, którego rachunku nie podano (art. 14 ust. 9e ustawy o VAT).

Jeżeli zasadność zwrotu nadwyżki VAT wymaga dodatkowego zweryfikowania, złożenie do depozytu kwoty zwrotu następuje po zakończeniu weryfikacji (art. 14 ust. 9f ustawy o VAT).

W przypadku gdy przed upływem terminu zwrotu nadwyżki VAT:

● złożono wymagane dokumenty, a

● naczelnik urzędu skarbowego przedłużył termin zwrotu i przeprowadzone przez organ czynności wykażą zasadność zwrotu,

urząd skarbowy wypłaca byłym wspólnikom należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub jego rozłożenia na raty (50 stawki odsetek od zaległości podatkowych).

Jeżeli wymagane dokumenty złożono na 14 dni przed upływem terminu zwrotu nadwyżki VAT lub później, odsetki są naliczane od 15 dnia po dniu złożenia tych dokumentów. Odsetek nie nalicza się od kwoty zwrotu nadwyżki VAT w części przypadającej byłemu wspólnikowi, którego rachunku nie podano (art. 14 ust. 9g ustawy o VAT).

5. W jaki sposób zwrot nadwyżki VAT otrzymuje przedsiębiorstwo w spadku

Osobom będącym właścicielami przedsiębiorstwa w spadku zwrotu nadwyżki VAT dokonuje się na podstawie deklaracji VAT-7/VAT-7K oraz:

1) dokumentów potwierdzających ich udział w przedsiębiorstwie w spadku,

2) wykazu rachunków bankowych tych osób w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub ich rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której są członkami, na które ma być dokonany zwrot różnicy podatku,

złożonych nie później niż w dniu złożenia tej deklaracji (art. 14 ust. 9ca ustawy o VAT).

Zwrot nadwyżki VAT jest wypłacany na wskazane dla tych osób rachunki bankowe w proporcjach wynikających z prawa do udziału w przedsiębiorstwie w spadku. Jeżeli ze złożonych dokumentów nie wynikają te udziały, przyjmuje się, że prawa do udziału są równe (art. 14 ust. 9cb ustawy o VAT).

Kwota zwrotu VAT jest przekazywana do depozytu urzędu skarbowego, gdy:

● zabraknie jednego lub obu z ww. wymaganych dokumentów,

● złożono wymagane dokumenty, ale w wykazie nie podano rachunków wszystkich osób będących właścicielami przedsiębiorstwa w spadku; wtedy do depozytu składana jest kwota zwrotu VAT w części przypadającej osobie, której rachunku nie podano (art. 14 ust. 9e ustawy o VAT).

Krok 3. Złożyć zgłoszenie VAT-Z

Podatnicy, którzy likwidują działalność gospodarczą, muszą poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika w ostatnim dniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Takie zgłoszenie stanowi podstawę do wykreślenia podatnika z rejestru podatników VAT (art. 96 ust. 6 ustawy o VAT). Zgłoszenia należy dokonać na formularzu VAT-Z. W 2019 r. obowiązuje wersja 5 tego formularza.

Złożenie formularza VAT-Z oznacza utratę statusu podatnika VAT i powoduje wykreślenie podatnika z rejestru podatników VAT. Wykreślenie z rejestru podatników VAT oznacza brak prawa do odliczania podatku naliczonego od dokonanych zakupów, ponieważ przysługuje ono tylko tym podatnikom, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni (art. 88 ust. 4 ustawy o VAT). Dlatego w praktyce zgłoszenie to powinno zostać złożone po zakończeniu wszystkich czynności, w których przedsiębiorca występuje jako "podatnik VAT czynny". Złożenie formularza VAT-Z powinno nastąpić po dokonaniu odliczenia podatku naliczonego od ostatnich zakupów oraz wyprzedaży majątku pochodzącego z likwidowanej działalności.

Przykład
Podatnik postanowił zlikwidować działalność gospodarczą 30 listopada 2019 r. W związku z tym ma obowiązek złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie VAT-Z, w którym jako datę zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych VAT powinien wpisać 30 listopada 2019 r., a jako przyczynę zaprzestania wykonywania działalności - likwidację.

Wzór wypełnionego zgłoszenia VAT-Z