W interpretacji z 3 grudnia 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że „data wystawienia faktury”, o której mowa w art 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury. Ponadto organ podatkowy uznał, że wystawiając faktury w walucie obcej (gdy data wystawienia faktury jest równa dacie powstania obowiązku podatkowego), Spółka może przeliczyć podstawę opodatkowania według kursu średniego danej waluty obcej, ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający „dzień wystawienia faktury” wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu P_1.
- Szczegółowy opis sprawy i pytania wnioskodawcy
- Stanowisko spółki i jego pełna akceptacja przez organ podatkowy
Interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pod sygnaturą 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR, datowana na 3 grudnia 2025 roku i opublikowana 11 grudnia 2025 roku, dokładnie potwierdza stanowisko przedstawione przez wnioskującą spółkę, która zajmuje się hurtową sprzedażą surowców chemicznych zarówno na rynku krajowym, jak i zagranicznym, a także świadczeniem kompleksowych usług logistycznych.
Szczegółowy opis sprawy i pytania wnioskodawcy
Wnioskodawca (Spółka), zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym, prowadzi działalność wymagającą wystawiania faktur zgodnie z wewnętrznym regulaminem fakturowania, który precyzyjnie dostosowany jest do przepisów ustawy o VAT oraz warunków Incoterms 2020. Zgodnie z tym regulaminem, data na fakturze jest zawsze równa dacie powstania obowiązku podatkowego określonego w art. 19a ustawy o VAT, czyli momentowi przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.
W praktyce spółki, szczególnie przy transakcjach eksportowych lub wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów (WDT), informacje potwierdzające dotarcie towaru do miejsca docelowego zgodnie z regułami Incoterms docierają od przewoźników lub armatorów z opóźnieniem wynoszącym 2-3 dni, co jest całkowicie niezależne od działań samej spółki i wynika z zewnętrznych czynników logistycznych. W takich sytuacjach spółka, zachowując należną staranność w rozliczeniach VAT, wystawia fakturę z datą powstania obowiązku podatkowego – na przykład 30 września – ale fizycznie przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dopiero po uzyskaniu tych dokumentów, czyli np. 3 października, zawsze niezwłocznie po ich otrzymaniu.
Spółka aktywnie przygotowuje się do obowiązkowego korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku, planując wystawianie faktur ustrukturyzowanych w swoim wewnętrznym systemie księgowym, a następnie ich przesyłanie do KSeF za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. To prowadzi do sytuacji, w których data wskazana w polu P_1 struktury FA(3) na fakturze ustrukturyzowanej różni się od rzeczywistej daty jej wytworzenia w systemie lub przesłania do KSeF, co rodzi wątpliwości co do poprawnego prowadzenia ewidencji VAT (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT) oraz ustalenia właściwego kursu wymiany walut obcych na polskie złote zgodnie z art. 31a ustawy o VAT.
W związku z powyższym, spółka zadała dwa precyzyjne pytania:
1) czy „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, odpowiada dacie wskazanej w fakturze ustrukturyzowanej w polu P_1 specyfikacji technicznej struktury FA(3) lub jego odpowiednikach w przyszłych wersjach, czy też datą przesłania faktury do KSeF;
2) czy na potrzeby przeliczenia podstawy opodatkowania wyrażonej w walucie obcej w ramach transakcji z datą powstania obowiązku podatkowego, podatnik może zastosować kurs średni waluty obcej ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, rozumiany jako data z pola P_1 w strukturze FA(3).
Stanowisko spółki i jego pełna akceptacja przez organ podatkowy
Ad. 1 Zdaniem Spółki, zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.), data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) to data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza art. 106nda ust. 16 Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, z treści którego wynika, że podatnik, który wyśle fakturę ustrukturyzowaną do KSeF w terminie późniejszym niż data wskazana w polu P_1 struktury FA(3), to za datę jej wystawienia należy uznać datę umiejscowioną w polu P_1 w specyfikacji technicznej struktury FA(3) tej faktury a nie dzień przesłania jej do KSeF.
Ad 2. Zdaniem Spółki wystawiając faktury w walutach obcych (w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czy w procedurze eksportu) przeliczać je trzeba według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Powstanie obowiązku podatkowego, jeśli data faktury jest równa dacie dostawy, to dzień wskazany w polu P_1 struktury FA(3) lub jego odpowiedniku w kolejnych wersjach struktury, a nie data i czas wytworzenia faktury w KSeF.
Organ podatkowy (Dyrektor KIS) w pełni podzielił to stanowisko, stwierdzając na zakończenie uzasadnienia: „W związku z powyższym należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie: [...] „data wystawienia faktury”, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, to data wskazana w fakturze ustrukturyzowanej w polu oznaczonym jako pole P_1 [...] oraz [...] wystawiając faktury w walucie obcej [...] mogą Państwo przeliczyć podstawę opodatkowania według kursu średniego [...] poprzedzającego „dzień wystawienia faktury” wskazany w fakturze ustrukturyzowanej w polu [...] P_1”. Tym samym, oceniając całościowo, „Państwa stanowisko jest prawidłowe”.
Źródło: Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 3 grudnia 2025 r. - sygn. 0112-KDIL1-3.4012.760.2025.1.MR.