Przepisy nie określają wprost możliwości wystawiania faktur zbiorczych i nie posługują się taką nazwą. Jednak w praktyce można wystawić faktury zbiorcze dotyczące udzielonych rabatów lub opustów odnoszące się do większej ilości faktur pierwotnych.
SPIS TREŚCI
PORADY PRAWNE
- Czy zbiorcza faktura stanowi korektę
- Czy jest faktura zbiorcza z kilku miesięcy
- Czy wystawić e-faktury zbiorcze
AKTY PRAWNE
Kiedy można wystawić faktury zbiorcze
Przepisy nie określają wprost możliwości wystawiania faktur zbiorczych i nie posługują się taką nazwą. Jednak w praktyce można wystawić faktury zbiorcze dotyczące udzielonych rabatów lub opustów odnoszące się do większej ilości faktur pierwotnych.
Wystawianie faktur zbiorczych
W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont), podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą. Najczęściej występującym przypadkiem, przy którym mamy do czynienia z wystawianiem tzw. faktur zbiorczych, jest udzielanie rabatów i opustów. Na początku trzeba zaznaczyć, że przepisy podatkowe nie posługują się taką nazwą, ale praktyka związana z wystawianiem faktur VAT dopuszcza wystawianie faktur zbiorczych.
Faktury korygujące
Wystawianie faktur zbiorczych nierozerwalnie kojarzy się z wystawianiem faktur korygujących. Zasady wystawiania faktur korygujących zostały uregulowane w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Natomiast zarówno przepisy tego rozporządzenia, jak i przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii wystawiania zbiorczych korekt faktur dotyczących więcej niż jednej faktury sprzedaży do tego samego odbiorcy. Nie oznacza to jednak, że faktury zbiorcze są niedopuszczalne. O ile takie faktury dokumentują prawnie dopuszczalną zmianę obrotu i zawierają wszystkie wymagane elementy, nie powinny być kwestionowane przez organy podatkowe. Co więcej, bez względu na to, czy faktura zbiorcza dotyczy korekt dokonanych tylko w jednym miesiącu, czy też w kilku miesiącach może być wystawiana przez podatnika VAT. Brak jest bowiem przepisu ograniczającego możliwość wystawienia faktury korygującej tylko w odniesieniu do faktur dotyczących jednego miesiąca.
Duplikaty faktur
Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby zbiorcze faktury dotyczyły duplikatów faktur. Trzeba pamiętać, że jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
Wpływ na rozliczenie
Wystawienie jednej zbiorczej faktury korygującej nie wpłynie na rozliczenie VAT w danym miesiącu pod tym względem, że będzie to powodowało takie same skutki, jak wystawienie kilku faktur korygujących. Trzeba pamiętać, że wpływ dokonanej korekty na obrót i wysokość zobowiązania następuje nie w miesiącu, w którym dokonano sprzedaży, lecz dopiero w miesiącu potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Wystawienie korekt faktur w związku z zastosowaniem przez sprzedawcę rabatów i ich rozliczenie w miesiącu potwierdzenia odbioru faktur korygujących nie spowoduje zaniżenia zobowiązania podatkowego. Nie jest więc istotne, z jakich miesięcy dokonuje się korekt faktur (i czy jest to na oddzielnych fakturach, czy na jednej - oczywiście musi dotyczyć tego samego podmiotu), bo i tak najważniejsze jest potwierdzenie odbioru faktury.
Potwierdzenie odbioru faktury
Istotne jest też, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie - w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali. Podobnie, nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, a w przypadku nabywców rozliczających się kwartalnie - w rozliczeniu za kwartał, w którym tę fakturę otrzymali.
Wymogi faktury
Zbiorcza faktura powinna spełniać wymogi określone w przepisach wspomnianego rozporządzenia, odnoszące się do faktur korygujących. W szczególności faktura zbiorcza powinna posiadać numer kolejny oraz datę jej wystawienia, numery faktur, których dotyczy korekta, ich łączne wartości netto, brutto, a także VAT w rozbiciu na poszczególne stawki, nazwę towaru lub usługi objętej rabatem, kwoty i rodzaje udzielonego rabatu oraz kwoty pomniejszenia podatku należnego. Ponadto zbiorcza faktura korygująca powinna zawierać wyraz KOREKTA albo wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA.
Bogdan Świąder
Gazeta Prawna Nr 235/2006 [Dodatek: Tygodnik Podatkowy] z dnia 2006-12-04
Tak. Wystawienie dokumentu, jakim jest zbiorcza faktura korygująca, o ile obrazuje prawnie dopuszczalną zmianę obrotu i zawiera wszystkie wymagane elementy, jest dopuszczalne. Zbiorcza faktura korygująca powinna więc zawierać wszystkie elementy, które zawiera zwykła faktura korygująca. Oznacza to, że w fakturze zbiorczej uwzględnić należy: numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury pierwotnej, nazwę towaru lub usługi objętej rabatem), kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego, wyraz korekta albo wyrazy faktura korygujĄca .
Tak. Generalnie obrót zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur. Przy wystawianiu faktury zbiorczej istotne jest, aby faktura ta była wystawiona na jednego podatnika z możliwością wykazania w niej korekty większej ilości faktur VAT. Przepisy nie ograniczają tych korygowanych faktur tylko do jednego miesiąca lub okresu rozliczeniowego (kwartału). Oznacza to, że jest możliwe wykazanie w fakturze zbiorczej VAT kilku lub kilkunastu korygowanych faktur z kilku miesięcy, pod warunkiem że dotyczą one tego samego podmiotu.
Tak. Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej oraz duplikatów faktur, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej. Oznacza to, że istnieje możliwość wystawiania faktury zbiorczej w postaci elektronicznej, pod warunkiem że odbiorca udzielił zgody na wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej faktur VAT.
- ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.)
- rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.)