Remont dachu
Do strat nadzwyczajnych można zaliczyć dach, który został zniszczony w czasie pożaru, pod warunkiem że zostało to uznane w danej spółce za zdarzenie nadzwyczajne. Jednak konieczność zmiany lub naprawy dachu może wynikać z innych czynników. Każdy środek trwały pozostający w posiadaniu firmy może z czasem wymagać remontu. Należy jednak rozróżnić tego typu wydatki od ponoszonych w celu ulepszenia środków trwałych. Będzie to miało kluczowe znaczenie dla ewidencji księgowej poniesionych przez firmę kosztów. Warto pamiętać, że zła kwalifikacja wydatków może wpływać na nieprawidłowe oszacowanie wyniku finansowego na koniec okresu sprawozdawczego.
W przypadku położenia nowego dachu lub tynku nie zwiększy to okresu użytkowania budynku. Dlatego też wydatki na takie cele nie będą kwalifikowane jako ulepszenie, lecz
remont, nawet jeżeli zostaną w tym celu użyte nowocześniejsze materiały, gdy są one rynkowym odpowiednikiem materiałów użytych poprzednio.
Prawo bilansowe nie definiuje działań, jakie są uważane za remont. Można ten termin odnaleźć w prawie budowlanym. Zgodnie z jego przepisami za remont uważa się wykonanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót mających na celu odtworzenie stanu pierwotnego.
Koszty poniesione w tym celu będą ujmowane w ewidencji księgowej jako koszty operacyjne w okresie ich poniesienia.
Jeżeli ujęcie kosztów w ten sposób wpływa według oceny jednostki istotnie na wynik finansowy, konieczne będzie rozliczenie kosztów w czasie za pomocą konta „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”.
Obciążenie kosztów działalności operacyjnej kosztami remontu w tym przypadku może przebiegać w następujący sposób: strona Wn konta „Koszty według rodzaju”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu”. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w przyszłych okresach: strona Wn 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów (lub np. konto 643 „Koszty remontów środków trwałych rozliczanych w czasie”), strona Ma 490 „Rozliczenie kosztów”. Natomiast rozliczanie kosztów remontu w kolejnych okresach powinno rozpocząć się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano remont. W takim przypadku koszty przypadające na poszczególne okresy należy ująć przykładowo zapisem: strona Wn konta 550 „Koszty ogólnozakładowe”, strona Ma konto 643 „Koszty remontów środków trwałych”.
Warto pamiętać, że posiadane przez firmę budynki mogą być zakwalifikowane do środków trwałych lub do inwestycji. Związane jest to z przeznaczeniem zakupionego składnika majątku. Przykładowo, jeżeli
firma zajmuje się produkcją, a kupiła budynek, którego pomieszczenia zamierza wynajmować, wtedy taki budynek będzie traktowany jako inwestycja.
Należy w takim przypadku pamiętać, że koszty amortyzacji, remontów i konserwacji
nieruchomości obciążają konto z zespołu 7 „Pozostałe koszty operacyjne”. Z kolei
przychody (opłata za wynajem) związane z ich eksploatacją ewidencjonuje się na koncie „Pozostałe przychody operacyjne”.
W ujęciu podatkowym wydatki poniesione na remont będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia.
Klimatyzacja i alarm
Jak już zostało wcześniej podkreślone, każda spółka działająca na rynku wykorzystuje w swojej działalności budynki zarówno będące jej własnością, jak i użytkowane na podstawie różnych umów, np. najmu. W zależności od tego faktu różnego rodzaju prace wykonywane w takich obiektach będą inaczej klasyfikowane i ujmowane w księgach rachunkowych.
Przykładowo spółka może zainstalować w budynku klimatyzację lub system alarmowy. Tego rodzaju wydatki będą stanowiły ulepszenie, ponieważ powodują one wzrost wartości środka trwałego w stosunku do ujęcia początkowego. Z ulepszeniem zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości mamy do czynienia w przypadku przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji. Wynikiem przeprowadzenia takich prac jest wzrost wartości aktywów trwałych w stosunku do momentu wprowadzenia ich do ksiąg rachunkowych.
Jeżeli więc budynek jest własnością
spółki, wydatek na klimatyzację będzie zwiększał wartość środka trwałego. W okresie montażu klimatyzacji wydatki poniesione odnosi się w ciężar konta „Środki trwałe w budowie”.
Przykładowa ewidencja zakupionej usługi związanej z ulepszeniem, która powiększy wartość środka trwałego, będzie przebiegała w następujący sposób:
1. Otrzymanie faktury od usługodawcy: strona Wn konta 300 „Rozliczenie zakupu” - wartość usługi netto, strona Wn konta 225 „Rozliczenie
VAT naliczonego” - wartość
VAT naliczonego, strona Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” - wartość brutto.
2. Zapłata za fakturę: strona Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”, strona Ma 130 „Rachunek bankowy”,
3. Zarachowanie usługi w ciężar kosztów środka trwałego w budowie w wartości netto: strona Wn konta 083 „Środki trwałe w budowie”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu” (patrz przykład 3).
Podobnie jest z podatkowej strony na podstawie art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone w wyniku dokonania przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, gdy suma wydatków, która powiększa ich wartość początkową, nie jest niższa niż 3,5 tys. zł. Jeżeli nakłady nie przekroczą tej kwoty, można je jednorazowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki, które zostały poniesione na ulepszenie i przekraczają wartość 3,5 tys. zł, powiększają wartość środka trwałego. W związku z tym powstaje nowa, wyższa wartość środka trwałego.
Jak ustalić wartość początkową
Zgodnie z art. 31 ustawy o rachunkowości wartość początkową środka trwałego stanowi cena nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększona o koszty jego ulepszenia. W przypadku odpłatnego nabycia środka trwałego - wartością początkową będzie cena nabycia. Obejmuje ona cenę zakupu i inne koszty poniesione w związku z zakupem takie jak: koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze,
opłaty notarialne, skarbowe. Wartość początkową w tym przypadku powiększają również koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu nabycia środka trwałego np. różnice kursowe, prowizje,
odsetki, koszty ustanowienia zabezpieczenia. Cena nabycia nie obejmuje natomiast podatku od towarów i usług, chyba że zgodnie z ustawą o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie podatku należnego o podatek naliczony.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zatem jedną z cech środka trwałego jest jego kompletność. W zakresie kompletności środka trwałego jednostka powinna wziąć pod uwagę przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych. Zespoły komputerowe zgodnie z tą klasyfikacją zalicza się do grupy 4. W rozporządzeniu w uwagach szczegółowych do tej grupy jest zapis, że w skład poszczególnych obiektów wchodzi również wyposażenie dodatkowe i specjalne związane na stałe z danym obiektem. Torba stanowi wyposażenie dodatkowe komputera przenośnego, ponieważ chroni go przed zniszczeniem i ułatwia jego przenoszenie. W związku z tym jest niezbędnym wyposażeniem, bez którego
komputer przenośny nie byłby kompletnym urządzeniem.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości środki trwałe wycenia się według ceny nabycia. Cena nabycia to cena zakupu danego środka trwałego obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. W związku z tym wartość początkowa komputera to suma ceny nabycia samego komputera oraz przynależnej do niego torby ustalona na podstawie faktury VAT otrzymanej od sprzedawcy.
Zakup komputera i torby jednostka powinna zaewidencjonować w następujący sposób:
1) Wartość netto komputera i torby: Wn konto 01 „Środki trwałe” (w analityce: Maszyny i urządzenia),
2) Kwota podatku od towarów i usług z faktury: Wn konto 22 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
3) Kwota brutto faktury: Ma konto 20 „Rozrachunki z dostawcami”.
Po wprowadzeniu do ewidencji komputera wraz z zakupioną torbą jednostka powinna dokonywać comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Podatnik powinien wprowadzić do ewidencji dany środek trwały najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środka trwałego począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.
Odpisy amortyzacyjne powinny być zewidencjonowane w następujący sposób: 1) Kwota miesięcznej amortyzacji: Wn konto 40 „Amortyzacja”, Ma konto 07 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych”.
Jeżeli wartość początkowa tego zestawu komputerowego wraz z torbą jest niższa niż 3,5 tys. zł, to jednostka może nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, a wydatek poniesiony na zakup tego komputera stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania.
ANNA PŁACHETKA
ekspert podatkowy, menedżer, departament rachunkowości, HLB Frąckowiak i Wspólnicy
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 3 ust. 1 pkt 15 oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 16d ust. 1-2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
Spółka nabyła mapę do celów projektowych dla działki w związku z zamiarem wybudowania na posiadanym gruncie budynku i usytuowania tu bazy. Spółka planuje wykorzystanie kompletnego i zdatnego do użytku obiektu na własne potrzeby
spółki. Jeśli przewidywany okres ekonomicznej użyteczności bazy będzie dłuższy niż rok, wówczas będzie ona stanowiła środek trwały. Za środki trwałe
ustawa o rachunkowości uznaje rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.
Przez środki trwałe w budowie rozumie się natomiast zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego.
Budynki i budowle wycenia się - w przypadku wznoszenia nowego obiektu - według kosztów wytworzenia.
Do kosztów wytworzenia zaliczamy, zgodnie z ustawą o rachunkowości, koszty pozostające w bezpośrednim związku oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z budową obiektu, co zgodnie z nieco konkretniejszą definicją podatkową oznacza wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia materiałów i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę wraz z pochodnymi, i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Do kosztów wytworzenia budynków i budowli zaliczyć należy zatem np. koszty dokumentacji projektowo-kosztorysowej, w tym koszty mapy do celów projektowych, koszty prac budowlano-montażowych, koszty nadzoru inwestycyjnego.
Koszty wytworzenia ujmuje się w okresie budowy środka trwałego - aż do momentu oddania obiektu do użytkowania - w pozycji aktywów jako tzw. środki trwałe w budowie.
Wydatki należy gromadzić na kontach w podziale na obiekty, które powstaną po zakończeniu inwestycji.
Samodzielnym środkiem trwałym jest budynek posadowiony na stałym fundamencie wraz z przynależnymi do niego przybudówkami i pomieszczeniami pomocniczymi. Zwracamy uwagę, że do wyposażenia budynku zalicza się wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe. W skład budynku, jako pojedynczego obiektu inwentarzowego, wlicza się również tzw. obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek, np. chodniki, dojazdy, podwórka, place, ogrodzenia, studnie itp. Z kolei obiekty pomocnicze, obsługujące więcej niż jeden budynek, należy zaliczać do właściwych rodzajów zgodnie z ich przeznaczeniem (jako budowle).
Wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Wydatki te będą elementem wartości podlegającego amortyzacji środka trwałego. Z uwagi na przewidywane koszty inwestycji przekraczające 3,5 tys. zł nie znajdzie w tym wypadku zastosowania uproszczenie polegające na możliwości odniesienia nakładu bezpośrednio w
koszty podatkowe. Ze względu na to, że w analizowanej sytuacji nie mamy również do czynienia z ulepszeniem istniejących obiektów (ogrodzenia i
drogi dojazdowej), ale z budową nowego obiektu, nie znajdą zastosowania podatkowe uproszczenia dla wartości ulepszenia nieprzekraczającej 3,5 tys. zł.
Monika Tacakiewicz
biegły rewident, Rödl & Partner
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 3 ust. 1 pkt 15-16, art. 28 ust. 1 pkt 1, ust. 2-3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 16d ust. 1-2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
Zgodnie z ustawą o rachunkowości cena nabycia środków trwałych obejmuje ogół kosztów poniesionych do dnia przyjęcia składnika do używania, przy uwzględnieniu ewentualnych rabatów i innych podobnych zmniejszeń. W omawianym przypadku informacja o korekcie minusowej ceny zakupu samochodu pojawiła się już po przyjęciu składnika do używania, ale w tym samym roku obrotowym. Ustawa nie zawiera wprost przepisu nakazującego skorygowanie raz ustalonej wartości początkowej środków trwałych. Jednak regulacje dotyczące błędu podstawowego wskazują, iż konieczne jest ujmowanie zdarzeń (np. zmniejszeń ceny zakupu) mających (istotny) wpływ na
sprawozdanie finansowe, które zostały ujawnione w okresach następnych.
Moim zdaniem korektę można potraktować jako istotną z punktu widzenia danego obiektu inwentarzowego - stanowi bowiem aż 20 proc. ceny zakupu samochodu. Zwracam też uwagę, że brak korekty wartości samochodu powoduje zawyżenie wartości środków trwałych w księgach rachunkowych i bilansie, co z kolei prowadzi do naruszenia zasady ostrożnej wyceny. Biorąc pod uwagę powyższe, proponuję zmniejszenie wartości początkowej środka trwałego, czego konsekwencją będzie korekta dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych (podstawą ich naliczenia była zawyżona wartość samochodu).
Nieco bardziej skomplikowane jest ustalenie wartości początkowej samochodu na gruncie podatku dochodowego. Przepisy nie przewidują wprost możliwości skorygowania wartości początkowej środka trwałego. Zwracam jednak uwagę, iż podstawą do dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest cena nabycia rozumiana jako kwota należna zbywcy. W lipcu - w wyniku wystawienia faktury korygującej - doszło do zmniejszenia kwoty należnej zbywcy, co z kolei spowodowało faktyczne zawyżenie wartości samochodu wykazanej w ewidencji. Moim zdaniem słuszne wydaje się skorygowanie podstawy amortyzacji, aby doprowadzić ją do poziomu kwoty należnej zbywcy. Również krótki okres między dniem wprowadzenia składnika do ewidencji i ustalenia pierwotnej wartości początkowej a dniem otrzymania informacji o korekcie uzasadnia skorygowanie wartości samochodu.
Korekta amortyzacji za miesiące poprzednie co do zasady wpłynie na wysokość podatku dochodowego za miesiąc bieżący.
Przykładowo, zakupiono
samochód za cenę 100,00 netto (122,00 z VAT), który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w marcu 2007 r. W lipcu otrzymano fakturę korygującą na 20 proc. wartości samochodu (20,00 netto, tj. 24,40 z VAT).
Zdarzenie należy zaksięgować w następujący sposób: 1) Księgowanie faktury korygującej: Wn 24,40 Zobowiązania wobec kontrahenta, Ma 20,00 Samochody - wartość brutto, Ma 4,40 VAT naliczony, 2) Naliczenie amortyzacji za lipiec: Wn 1,33 Amortyzacja, Ma 1,33 Umorzenie samochodów 80,00 x 20 proc. x 1/12 = 1,33, 3) Korekta amortyzacji od kwietnia do czerwca: Wn 1,00 Umorzenie samochodów, Ma 1,00 Amortyzacja. Umorzenie dotychczasowe wynosi 5,00 (100,00 x 20 proc. x 3/12), a umorzenie skorygowane 4,00 (80,00 x 20 proc. x 3/12), stąd różnica 1,00 (5,00-4,00).
Anna Harasimowicz
biegły rewident, Rödl & Partner
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 7, art. 8, art. 28 oraz art. 54 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 16g ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
- Art. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 8-11 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 121, poz. 844 z późn. zm.).
- Art. 71 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 108, poz. 908 z późn. zm.).
- Art. 16 ust. 1 pkt 5 i 50, art. 16g ust. 13 oraz art. 16j ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 1: Jak ująć kradzież samochodu
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 2: Jak zaksięgować skutki pożaru
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 3: Jak ująć instalację klimatyzacji
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 4: Jak ewidencjonować likwidację środka trwałego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład 5: Jak ująć sprzedaż środka trwałego w budowie