Nasza spółka zorganizowała w maju br. zabawę dla pracowników, kontrahentów oraz innych gości. Ponieważ jednym z udziałowców Spółki jest spółka duńska, przyjechali goście z Danii (spotkanie integracyjne - wśród uczestników byli między innymi przedstawiciele banku, udziałowcy spółki duńskiej z osobami towarzyszącymi). W tym celu wynajęli autobus. W maju nasza Spółka otrzymała z Danii fakturę za wynajęcie autobusu i zakup biletu na prom, w celu zrefundowania kosztów. Zarząd wyraził zgodę na zapłatę tej faktury. W związku z tym mam pytanie: czy nasza Spółka ma z tego tytułu jakieś obowiązki w zakresie podatku VAT? Fakturę wystawiono w maju br. Brak jest na niej naszego numeru NIP i nie my zamawialiśmy tę usługę. Czy mogę to potraktować jako notę na refundację kosztów?
Nie, nie ma podstaw, aby dokonać refakturowania kosztów. Nie ciążą na Państwa firmie żadne obowiązki z tego tytułu.
Z przedstawionego przez Czytelnika pytania wynika, że duńska spółka refakturowała usługi na polską spółkę. Należy więc zastanowić się, czy w ogóle istnieje możliwość zakwalifikowania takiej transakcji jako mającej charakter refakturowania.
W ustawie o podatku od towarów i usług usługodawca nie przewidział pojęcia refakturowania usług. Należy jednakże zauważyć, że w uzasadnionych przypadkach organy podatkowej przyzwalają na korzystanie przez podatników z tego rodzaju procedury. Wynika to z praktyki ukształtowanej w stanie prawnym obowiązującym przed 1 maja 2004 r., gdy organy podatkowe i sądy administracyjne sankcjonowały pod pewnymi warunkami dokonywanie przez podatników tzw. refakturowania. Refakturowanie było praktycznie dozwolone, pod warunkiem że:
1. dotyczyło usług (refakturowane były usługi);
2. z refakturowanych usług korzystał wyłącznie podmiot, na który były one refakturowane;
3. możliwość refakturowania przewidziana została wyraźnie w zawartej między stronami umowie;
4. refakturowanie dokonywane jest bez naliczenia marży ani jakiegokolwiek podobnego wynagrodzenia podmiotu refakturującego;
5. faktura (refaktura) wystawiana jest z zastosowaniem takiej samej stawki VAT, jaka zawarta została na fakturze pierwotnej.
Główną cechą refakturowania jest zafakturowanie odsprzedaży usługi bez naliczenia marży lub prowizji. Celem tego typu rozliczeń jest z reguły przeniesienie kosztów poniesionych przez podmiot refakturujący na podmiot, który faktycznie z danych usług korzystał, pomimo tego, iż podmiot refakturujący tak naprawdę danej usługi nie świadczy.
Jako istotny dla kwestii refakturowania należy również przytoczyć artykuł 6(4) VI Dyrektywy. Zgodnie z tym przepisem: w przypadku gdy podatnik działając we własnym imieniu, lecz na rachunek innej osoby, bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Należy więc przyjąć domniemanie, że refakturujący podmiot jest podmiotem faktycznie świadczącym refakturowane usługi, czyli w pewnym sensie wchodzi w prawa i obowiązki podmiotu, który faktycznie świadczył określone usługi.
Biorąc jednak pod uwagę fakt, iż w przypadku przedstawionym przez Czytelnika z usług wykonanych przez polskie firmy na rzecz spółki duńskiej faktycznie korzystała właśnie ta spółka, a nie polska spółka Czytelnika. Chociażby z tego względu w przedstawionej sytuacji nie można zastosować zasad dotyczących refakturowania usług.
Niewątpliwie, usługi wynajęcia autobusu oraz opłata za prom były wykonane na rzecz duńskiej spółki i przez tę spółkę opłacone. Tym samym podlegały opodatkowaniu podatkiem VAT. Należy zatem zastanowić się nad charakterem płatności „zwrotu kosztów”, dokonanego przez polską spółkę na rzecz spółki duńskiej. Z perspektywy polskich przepisów podatkowych trudno mówić o świadczeniu usługi przejazdu pomiędzy polską a duńską spółką. Nie można też mówić o domniemaniu, że którykolwiek z tych podmiotów świadczył usługę zgodnie z art. 6(4) VI Dyrektywy. Duńska spółka, nabywając przedmiotowe usługi, nie działała w żaden sposób na rachunek polskiej spółki ani też nie brała żadnego udziału w świadczeniu tych usług na jej rzecz. Ponadto, z przedstawionego pytania nie wynika, aby w zamian za otrzymanie zwrotu kosztów spółka duńska wykonała jakiekolwiek świadczenie wzajemne na rzecz spółki polskiej.
WAŻNE
Należy w powyższym zakresie przytoczyć orzeczenie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości w sprawie C-16/93, w którym Trybunał orzekł, iż aby można było mówić o usługach wykonywanych za wynagrodzeniem, musi istnieć bezpośredni związek pomiędzy wykonaną usługą i otrzymanym wynagrodzeniem. W związku z tym ETS uznał, iż w celu opodatkowania transakcji konieczne jest świadczenie wzajemne oraz związek pomiędzy nim a dokonaną płatnością.
Trzeba również dodać, iż w przedstawionej sytuacji ewentualne skutki podatkowe, a przede wszystkim obowiązek naliczenia VAT przez duńską spółkę, powinny zostać gruntownie rozpatrzone na podstawie duńskiego prawa regulującego opodatkowanie podatkiem od wartości dodanej (VAT).
W związku z powyższym, polska spółka, która otrzymała dokument nazwany fakturą, na podstawie którego dokonała płatności na rzecz spółki duńskiej, będzie mogła, co do zasady, potraktować go jako zwyczajną notę księgową.
• art. 5 i 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 90, poz. 756
Marcin Sikora
specjalista w zakresie VAT, prawnik