Jak ująć w księgach rachunkowych refundację pracownikom kosztu zakupu okularów

Nasza spółka refunduje pracownikom koszt zakupu okularów do wysokości 300 zł. Faktura VAT jest wystawiona na pracodawcę, ale na 1300 zł brutto. Jak powinniśmy zaksięgować taką fakturę?

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Ewidencjonując te zdarzenia w księgach rachunkowych, należy pamiętać, że prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę). Szczegóły wraz z przykładem liczbowym – w uzasadnieniu.

Obowiązek taki wynika z uregulowań Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Zwrot kosztów okularów w Kodeksie pracy

Kodeks pracy stanowi między innymi (art. 237⁶ § 1 i 3), iż pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.

Kodeks pracy wskazuje również, że Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy oraz że ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac (art. 237¹⁵ § 1 i 2).

Zwrot kosztów okularów w rozporządzeniu MPiPS

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe wskazuje się, że:

• pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach (§ 8 ust. 1). Obowiązek dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – czas faktycznie przepracowany przy monitorze (§ 2 ust. 4);

• pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 ust. 2).

Zwrot kosztów okularów w podatku dochodowym

W świetle przytoczonych wyżej przepisów, (...) uwzględniając unormowania art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stwierdzić należy, iż wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia, wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, iż przychód uzyskany przez pracownika w związku ze zwrotem kosztów zakupu okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepisy prawa podatkowego nie określają natomiast, czy faktura za okulary powinna być wystawiona na zakład pracy, czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. (Pismo Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie, sygnatura L. IUS. XVII/415/61/04 z 4 października 2004 r.)

Podobnie wypowiada się Urząd Skarbowy w Kętrzynie. (...) Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.) wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego...

Zatem wydatki opisane powyżej jako zwrot wydatków dla pracowników za szkła korekcyjne i okulary do pracy głównie przy komputerze poniesione w części przez Pana jako pracodawcę mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, otrzymana wartość świadczenia jest dochodem zwolnionym u pracownika. (Pismo Urzędu Skarbowego w Kętrzynie, sygnatura US. III-415/81/03 z 18 grudnia 2003 r.)

Zwrot kosztów okularów w podatku VAT

W wielu przypadkach pracodawca nie zakupuje sam okularów korekcyjnych, lecz zwraca równowartość zakupionych okularów na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury. Należy pamiętać, że pierwszym warunkiem, by móc odliczyć podatek VAT z faktury przedstawionej przez pracownika, jest fakt wystawienia jej na pracodawcę. W tym przypadku pracodawca może jako podatnik VAT obniżyć podatek należny o podatek naliczony wynikający z przedstawionej przez pracownika faktury.

Ustawa o podatku od towarów i usług wskazuje, że obniżenia kwoty lub zwrotu podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym (art. 88 ust. 1 pkt 2). Ponieważ w rozpatrywanym przypadku zwrot kosztów zakupu okularów jest dokonywany w wysokości stanowiącej jedynie część kwoty uwidocznionej na fakturze, to należy uznać, że pracodawca może jedynie odliczyć proporcjonalną do kwoty zwrotu część podatku. Inaczej mówiąc, prawo do odliczenia podatku VAT będzie przysługiwało proporcjonalnie do kwoty kosztów uzyskania przychodu (kosztów pokrywanych przez pracodawcę).

Przykład

Pracownik został skierowany przez pracodawcę na profilaktyczne badania lekarskie i otrzymał zaświadczenie od lekarza medycyny pracy wskazujące na potrzebę zaopatrzenia pracownika w okulary korygujące wzrok. Jednostka określiła w wewnętrznych dokumentach górną granicę (limit) kosztów zwracaną pracownikowi z tytułu wydatków ponoszonych przez pracownika na zakup okularów korekcyjnych. Wspomniany limit wynosi 300 zł. Pracownik dokonał zakupu okularów za własne pieniądze, otrzymując fakturę VAT wystawioną na zakład pracy (pracodawcę). Faktura VAT obejmuje:

wartość netto 1214,95 zł

naliczony VAT 85,05 zł

wartość brutt0 1300 zł

Faktura VAT – powstanie zobowiązania wobec zakładu okulistycznego:

Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1300 zł

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” 1300 zł

Limit kosztów określony w regulacjach wewnętrznych za zakup okularów korekcyjnych:

Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 300 zł

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 300 zł

Ponieważ odliczenia VAT nie stosuje się od nabywanych towarów, jeśli wydatki nie mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, to część podatku od towarów i usług, która może zostać odliczona od podatku należnego, będzie wynosić:

300 zł : 1214,95 zł = 0,2469, czyli 300 zł kosztów pokrywanych przez zakład pracy stanowi 24,69% ceny netto zapłaconej za okulary korekcyjne.

Kwota podatku od towarów i usług do odliczenia powinna wynieść: 85,05 zł × 0,2469 = 21 zł

Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 21 zł

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 21 zł

Kwota należności od pracownika wynosić będzie:

1300 zł – 300 zł – 21 zł = 979 zł

Wn konto 230 „Rozrachunki z pracownikami” 979 zł

Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 979 zł

• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199

• art. 237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 86, poz. 732

• § 2 ust. 4, § 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – Dz.U. Nr 148, poz. 973

• art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 143, poz. 1199

Paweł Muż

ekonomista, pracownik redakcji