Pracownik został w delegacji okradziony z portfela oraz firmowych kart płatniczych. Pomimo że karty zostały zablokowane po kradzieży, wyprowadzono pieniądze z konta firmowego. Czy można zaliczyć skradzione pieniądze do kosztów uzyskania przychodu?
RADA
Tak, ale organy podatkowe uzależniają zaliczenie takiej straty do kosztów uzyskania przychodu od wykazania przez przedsiębiorcę, że zachował zasady starannego posługiwania się kartą płatniczą przed jej kradzieżą.
UZASADNIENIE
W przypadku kradzieży albo oszustwa przedsiębiorca musi się liczyć z tym, że może mieć problemy z akceptacją ze strony fiskusa faktu, iż po-niesione straty potraktował jako koszty uzyskania przychodu. I to pomimo, że w przypadku kradzieży pieniędzy z konta za pośrednictwem karty płatniczej poszkodowany przedsiębiorca zazwyczaj dysponuje dwoma dokumentami – protokołem policji oraz dokumentami bankowymi, w których bank opisuje, jak i kiedy nastąpiła kradzież pieniędzy oraz jak zachował się poszkodowany właściciel karty po kradzieży. Dokumenty wystawione przez bank informują o wartości, miejscach i datach wypłat przez złodzieja pieniędzy z bankomatów albo zakupów opłaconych kartą oraz o czasie zawiadomienia banku przez posiadacza karty o kradzieży.
Wydawałoby się, że przedsiębiorca, dysponując protokołem policji oraz zaświadczeniem wystawionym przez bank, potwierdzającymi, że zażądał on od banku zablokowania karty w odpowiednim terminie, nie powinien mieć kłopotów z zakwalifikowaniem wyprowadzonych pieniędzy z konta jako kosztu uzyskania przychodu.
Niestety, organy podatkowe uważają, że kradzież z konta firmowego pieniędzy za pomocą skradzionej karty jest szczególną formą straty w środkach obrotowych. Dlatego potraktowanie skradzionych pieniędzy jako kosztu uzyskania przychodu uwarunkowane jest nie tylko posiadaniem protokołu policyjnego oraz zaświadczenia z banku. Poszkodowany przedsiębiorca powinien udowodnić, że kradzież pieniędzy była zdarzeniem losowym (jest to zdarzenie nieprzewidywalne i nie do uniknięcia). Urzędnicy uważają bowiem, że strata w środkach obrotowych nie ma związku z możliwością osiągnięcia przychodów przez przedsiębiorcę, jeżeli środki obrotowe nie były zabezpieczone lub były zabezpieczone w sposób nienależyty. Fiskus przerzuca ciężar dowodu, że wymóg ten był spełniony, na poszkodowanego przedsiębiorcę. Jeżeli nie dowiedzie on, że zachował przed kradzieżą należytą staranność w posługiwaniu się kartą płatniczą, nie będzie mógł straty umieścić w kosztach uzyskania przychodu.
Przykład
Wspólnik spółki jawnej X prowadził jej sprawy za granicą. Miał prawo do reprezentowania spółki, w tym dysponował m.in. firmową kartą płatniczą, która dawała mu dostęp do pieniędzy znajdujących się na rachunku bankowym spółki, służącym do pokrywania wydatków związanych z bieżącym jej funkcjonowaniem. Podczas kontroli przedstawicielstw spółki jawnej X na terenie Słowacji karta ta została skradziona. Wspólnik powiadomił policję oraz bank. Starania o szybkie zablokowanie karty nie powiodły się i w okresie pomiędzy zgłoszeniem a zablokowaniem karty jej złodzieje wyprowadzili z konta prawie 19 000 zł. Transakcje te zostały zrealizowane – co wspólnik wykazał w dokumentach wystawionych przez bank – na terenie Słowacji i Węgier. Wspólnik postarał się, aby kradzież ta została udokumentowana protokołem zgłoszenia na policję oraz zaświadczeniem wystawionym przez bank, potwierdzającym iż zachował się zgodnie z procedurą blokowania karty w tym banku. Pomimo to pracownicy fiskusa uznali, że ta strata nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorca nie udowodnił bowiem, że dochował należytej staranności, posługując się kartą i chroniąc ją przed kradzieżą. Posiadany przez przedsiębiorcę protokół policji informował bowiem jedynie o powiadomieniu policji o przestępstwie, a zaświadczenie wystawione przez bank – o zachowaniu przedsiębiorcy po kradzieży, a nie przed nią.
Urzędnicy kontrolujący przedsiębiorców w takiej sytuacji jak w przykładzie przyznają, że w art. 23 updof (przepis wymienia wydatki, które nie są kosztem uzyskania przychodów) nie są wymienione straty w środkach obrotowych. Kontrolerzy zgadzając się, że literalna interpretacja art. 23 updof prowadzi do wniosku, iż podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów kosztu tego typu, wskazują jednocześnie, że strata poniesiona wskutek kradzieży majątku obrotowego nie zawsze wykazuje związek z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę oraz może nie mieć związku z możliwością osiągnięcia przez niego przychodów w przyszłości.
W opisanej w przykładzie sytuacji organy podatkowe zajmują podobne stanowisko jak w przypadku kradzieży pieniędzy z kasy w sklepie albo z biura firmy.
Przykładowo 8 grudnia 2004 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Limanowej (sygn. pisma PDOF-415/36/2004) stwierdził:
(...) przyjmuje się, że dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów, a co za tym idzie, nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych. Wartości pieniężne uznaje się za należycie zabezpieczone, jeżeli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań określonych m.in. w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 ze zm.) (...) Jeżeli środki pieniężne były przetrzymywane bez starannego zabezpieczenia, np. sejfu, należy uznać, że lekkomyślnie narazili się Państwo na ryzyko zdarzenia, którego nie można uznać za mające charakter losowy. Tym samym strata powstała w takiej sytuacji nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Zasady starannego posługiwania się kartą płatniczą są zawarte w ustawie o elektronicznych instrumentach płatniczych. Posiadacz karty jest obowiązany do jej przechowywania i ochrony kodu identyfikacyjnego, z zachowaniem należytej staranności. Nie może np. przechowywać karty płatniczej razem z kodem identyfikacyjnym. Powinien niezwłocznie zgłosić wydawcy utratę lub zniszczenie karty płatniczej. Nie wolno mu udostępnić karty płatniczej i kodu identyfikacyjnego osobom nieuprawnionym.
Udowodnienie takiego poprawnego zachowania jest zadaniem trudnym. Jeżeli jednak bank nie kwestionuje postępowania przedsiębiorcy i nie zamierza go obciążyć konsekwencjami kradzieży, to tym bardziej nie powinien tego czynić urząd skarbowy. Można też spróbować opracować specjalną procedurę posługiwania się kartami płatniczymi w firmie.
Przykład
W spółce cywilnej pracownicy na czas delegacji otrzymują dwie karty płatnicze. Pierwsza pozwala wypłacić niewielką sumę pokrywającą typowe wydatki związane z delegacją, druga daje dostęp do kilkunastu tysięcy złotych. PIN do tej drugiej karty pracownik może uzyskać tylko kontaktując się telefonicznie z centralą firmy. Otrzyma go za każdym razem, gdy zgłosi potrzebę sięgnięcia po dużo większą sumę pieniędzy, niż planowano na delegację (np. zdarzyła się awaria samochodu albo pracownik miał wypadek, a po konflikcie z ubezpieczycielem, który nie chciał się wywiązać z warunków polisy, należało zapłacić za granicą koszty leczenia).
Ewa Maj
specjalista w zakresie podatków dochodowych
• art. 16 ustawy z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych – Dz.U. Nr 169, poz. 1385; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 96, poz. 959