Jakie warunki powinien spełniać program komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych, aby był zgodny z przepisami znowelizowanej ustawy o rachunkowości?
Odpowiedź
Taki program przede wszystkim powinien być legalny, gwarantować nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg oraz spełniać wymogi z art. 10 ustawy o rachunkowości, które przedstawiamy bliżej w uzasadnieniu.
Uzasadnienie
Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo określa warunki, jakie powinien spełniać program komputerowy, aby księgi prowadzone za jego pomocą były uznane za prawidłowe. Niezależnie od przepisów ustawy podstawową sprawą jest pochodzenie oprogramowania. Najprościej rzecz ujmując, program powinien być legalnie zakupiony. Prawa autorów programu są chronione ustawą z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oprócz wiadomych konsekwencji związanych z prawami autorskimi, legalny zakup oprogramowania oznacza, że jednostka musi zażądać wydania następujących dokumentów:
• umowy licencyjnej,
• karty rejestracyjnej,
• certyfikatu autentyczności,
• oryginalnego podręcznika (dokumentacji),
• oryginalnego nośnika (dyskietki lub CD-ROM) i faktury zakupu.
Ustawa o rachunkowości określa warunki dopuszczenia programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Rozdziale 2. Zgodnie z art. 10 tego przepisu w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera jednostka powinna posiadać:
• wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe,
• wykaz powiązań pomiędzy poszczególnymi zbiorami tworzącymi księgi,
• wykaz funkcji poszczególnych zbiorów w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
Posiadanie powyższych danych zapewni zgodność z art. 10 w pkt 3b, który określa wykaz ksiąg rachunkowych.
Punkt 3c tego artykułu określa konieczność posiadania opisu systemu przetwarzania danych. W opisie tym należy umieścić:
• wykaz programów stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• wykaz programowych zasad ochrony danych,
• określenie wersji oprogramowania,
• określenie daty rozpoczęcia eksploatacji oprogramowania.
Warunki wymienione w pkt 3b powinny zostać określone przez producenta programu, gdyż zawierają szczegóły techniczne dotyczące oprogramowania. Opisu tych powiązań należy szukać bądź w instrukcji programu, bądź w systemie pomocy dostępnym w programie. Warunki określone przez pkt 3c powinna określić jednostka, gdyż system prowadzenia ksiąg może składać się z kilku programów dostarczonych przez różnych producentów. Np. do obsługi księgi głównej stosowany jest system FK, a do obsługi rozrachunków, środków trwałych, spraw płacowo-kadrowych – programy innych producentów.
Jeżeli chodzi o warunki, które powinien spełniać program odnośnie do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera, to są one rozrzucone w całym art. 10 ustawy. Podstawową sprawą jest zapewnienie zgodności programu z listą dokumentów, które wchodzą w skład ksiąg rachunkowych. Są to:
• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów.
Za równoznaczne z nimi w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera ustawa uważa „odpowiednie zasoby informacyjne rachunkowości” zorganizowane w postaci oddzielnych zbiorów danych (baz danych). Warunkiem utrzymywania danych w opisanej formie jest możliwość uzyskania z oprogramowania czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów w księgach w drodze ich wydruku lub przeniesienia na inny komputerowy nośnik danych. Z przepisu tego wynika, że program musi umożliwiać wyeksportowanie danych w taki sposób, aby można je było odczytać bez dodatkowych narzędzi w postaci specjalistycznego oprogramowania. Warunek ten spełnia wydruk na papier i – ewentualnie – przeniesienie danych na inny nośnik, jednak w taki sposób, aby można je było odczytać bez konieczności używania programu źródłowego (np. przeniesienie pliku tekstowego *.txt na CD-ROM). Wydruki, zgodnie z przepisami ustawy, powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz podsumowaniem każdej strony z przeniesieniem wartości na nową stronę (warunek ciągłości).
Wydruk (lub przeniesienie w formie opisanej wyżej) powinien odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego.
Jeżeli chodzi o zapis księgowy, to powinien mu być nadany automatycznie numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz powinien zawierać dane o osobie wprowadzającej zapis do ksiąg.
Ustawa dopuszcza automatyczne księgowanie pozycji (np. księgowanie listy płac z programu płacowego), pod warunkiem że:
• uzyskają one czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia dokumentów do ksiąg;
• procedura przeniesienia danych zapewnia sprawdzenie poprawności, kompletności oraz identyczności zapisów;
• dane źródłowe są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany wobec przechowywania ksiąg.
Najważniejszą kwestią jest jednak nienaruszalność zapisu wprowadzonego do ksiąg. Mechanizm programu powinien uniemożliwiać wprowadzanie do zaksięgowanego dokumentu jakichkolwiek zmian, tak aby wszelkie korekty możliwe były tylko za pomocą storna księgowego. Analogicznie zamknięcie roku w programie finansowo-księgowym powinno uniemożliwić dokonywanie jakichkolwiek wpisów do ksiąg zamkniętego już roku.
Aleksander Zawadzki
Pytania: www.infor.pl/pytanianonprofit
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66)