Przedsiębiorstwo, w którym pracuję, podpisało umowę utworzenia konsorcjum. W jego skład wchodzi pięć podmiotów mających osobowość prawną. Wyznaczono moją firmę na prowadzącego sprawy konsorcjum. Każda z firm została w umowie zobowiązana do wniesienia pewnej kwoty na jego rzecz. Konsorcjum nie jest odrębnie działającą spółką. Jak zaksięgować takie wpłaty?
RADA
Wpłaty na rzecz konsorcjum, do których wspólnicy zobowiązali się w umowie, są po prostu zobowiązaniem wobec konsorcjantów w księgach podmiotu prowadzącego sprawy konsorcjum. Ewidencję tych zobowiązań należy prowadzić na koncie „Pozostałe zobowiązania i należności” bądź na oddzielnym koncie „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum”. Dalsze szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Wspomniane w pytaniu przedsiębiorstwo zostało wyznaczone do prowadzenia spraw konsorcjum, czyli prawdopodobnie na jego lidera bądź pełnomocnika do prowadzenia spraw wspólnego przedsięwzięcia. Konsorcjum to nie jest odrębnym podmiotem, chodzi więc o wspólnie kontrolowaną działalność gospodarczą. Została sporządzona umowa konsorcjum. W umowie tej konsorcjanci zobowiązali się do wniesienia określonych kwot na rzecz konsorcjum. Umowa określa zapewne również sposób podziału przychodów ze sprzedaży wspólnych produktów pomiędzy wspólników oraz określa sposób, w jaki poszczególni wspólnicy biorą udział w kosztach przedsięwzięcia.
Każde z przedsiębiorstw wchodzących w skład konsorcjum powinno tak prowadzić własną (jako jednostka) ewidencję księgową, aby wyodrębnić, w odniesieniu do swoich udziałów we wspólnie kontrolowanej działalności:
1) aktywa, które kontroluje, i zobowiązania, które zaciągnęło,
2) ponoszone koszty i swój udział w przychodach z tytułu wspólnej działalności.
Informacje te będzie wykazywać w swoim sprawozdaniu finansowym. Ponadto w ewidencji spółki prowadzącej sprawy konsorcjum należy wyodrębnić zobowiązania wobec poszczególnych wspólników z tytułu wniesionych wkładów na rzecz konsorcjum i ich wykorzystanie. Rozrachunki z konsorcjantami można prowadzić na oddzielnym, wyodrębnionym koncie syntetycznym.
Przykład
Pięć spółek zawiązało umowę konsorcjum dla wspólnego wykonania zamówienia publicznego. Żadna z tych spółek pojedynczo nie byłaby w stanie sprostać warunkom zamówienia, które wymagały od wykonawcy między innymi:
– doświadczenia w wykonaniu podobnych zamówień, popartych referencjami,
– wniesienia wysokiego wadium bądź gwarancji wadialnej udzielonej przez bank bądź ubezpieczyciela,
– zaświadczenia z banku finansującego o posiadanych środkach w określonej wysokości bądź zaświadczenia o wysokiej zdolności kredytowej.
Referencje wszystkich pięciu przedsiębiorstw w sumie zapewniły udokumentowanie dotychczasowo wykonanych zamówień o podobnym charakterze. Tylko jedna z firm posiadała wymaganą zdolność kredytową, i to wystarczyło w przypadku konsorcjum. ona również zapewniła gwarancję wadialną. W umowie konsorcjum wyznaczono jedną z firm jako lidera – przedstawiciela wyposażonego w pełnomocnictwo do złożenia oferty w imieniu konsorcjum, następnie podpisania umowy z zamawiającym. Umowa konsorcjum określiła również wspólną solidarną odpowiedzialność wspólników za należyte wykonanie zamówienia i zobowiązała konsorcjantów do wpłat pewnych kwot na rzecz konsorcjum. Kwoty te zostaną zwrócone po wywiązaniu się z umowy wykonania zamówienia i mogą być wykorzystane jedynie jako zapłata za wynagrodzenie lidera z tytułu prowadzenia spraw konsorcjum po zakończeniu umowy i zabezpieczenie zapłaty ewentualnych kar umownych. Czterech wspólników realizuje produkcję od początku do końca procesu produkcyjnego, w zakresie po 21% zamówienia, przekazując produkty wspólnikowi liderowi, który wykonuje pozostałe 16% zamówienia i organizuje odbiór przedmiotów zamówienia w obecności komisji – przedstawicieli zamawiającego. Lider jako przedstawiciel i pełnomocnik konsorcjum zawarł umowę z zamawiającym, i to on wystawia faktury zamawiającemu. Z drugiej strony jest obciążany fakturami przez wspólników konsorcjum z tytułu sprzedaży przez nich produktów dotyczących zamówienia. Ponieważ, co wynika z umowy konsorcjum, rolą lidera jest również zapewnienie płynności finansowania przedsięwzięcia, dokonuje on wcześniej na rzecz wspólników przedpłat (na zakup materiałów do produkcji) w wysokości 40% ich części zamówienia, a resztę zobowiązań zapłaci po otrzymaniu należności od zamawiającego.
Ewidencja w księgach rachunkowych lidera konsorcjum:
1) Wpłaty wkładów wspólników:
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”,
Ma konto 205 „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum”.
Własne zobowiązanie z tytułu wkładu na rzecz konsorcjum:
Wn konto 207 „Pozostałe należności” – w analityce „Pozostałe należności – wkład do konsorcjum”,
Ma konto 205 „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum” – w analityce – „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum – własna spółka”.
2) Koszty polisy ubezpieczeniowej gwarancji wadialnej:
Wn konto 409 „Pozostałe koszty” – w analityce „Pozostałe koszty – ubezpieczenia”,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” – w analityce „Rozrachunki z ubezpieczycielem”,
Wn konto 507 „Koszty sprzedaży realizowanej w konsorcjum”.
3) Sprzedaż produktów (własnych wyrobów) dla zamawiającego:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” – w analityce „Rozrachunki z zamawiającym z tytułu zamówienia dla konsorcjum”,
Ma konto 700 „Sprzedaż produktów” – w analityce „Sprzedaż produktów – zamówienie realizowane przez konsorcjum”,
oraz ustalenie kosztu własnego sprzedanych produktów:
Wn konto 701 „Koszt własny sprzedanych produktów” – w analityce „Koszt własny sprzedanych produktów – zamówienie realizowane przez konsorcjum”,
Ma konto 601 „Produkty gotowe”.
4) Zakup towarów (zakupionych od wspólników dla wykonania zamówienia):
Wn konto 330 „Towary”,
Ma konto 205 „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum”.
5) Sprzedaż towarów (zakupionych od wspólników dla wykonania zamówienia):
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” – w analityce „Rozrachunki z zamawiającym z tytułu zamówienia dla konsorcjum”,
Ma konto 702 „Sprzedaż towarów” – w analityce „Sprzedaż towarów – zamówienie realizowane przez konsorcjum”,
Wn konto 703 „Wartość sprzedanych towarów” – w analityce „Wartość sprzedanych towarów – zamówienie realizowane przez konsorcjum”,
Ma konto 330 „Towary”.
6) Wynagrodzenie lidera z tytułu prowadzenia spraw konsorcjum:
Wn konto 205 „Rozrachunki ze wspólnikami konsorcjum”,
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – w analityce „Pozostałe przychody operacyjne – wynagrodzenie z tytułu prowadzenia spraw konsorcjum”.
• informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego – punkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 184, poz. 1539
• Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 31 „Udziały we wspólnych przedsięwzięciach”
Ewa Szczepankiewicz
główny księgowy w spółce z o.o.