W wyniku kontroli ZUS stwierdzono, że niepotrzebnie odprowadziliśmy składki ZUS od odprawy wypłaconej pracownikowi w kwietniu 2003 r. O nadpłaconą kwotę pomniejszyliśmy składkę w bieżącym miesiącu rozliczeniowym. Dokonaliśmy również korekty deklaracji za kwiecień 2003 r. Kiedy powinniśmy prawidłowo zmniejszyć wymienioną nadpłatę w księdze przychodów i rozchodów? Czy w miesiącu, kiedy została zmniejszona opłata składki ZUS, czy też dokonać korekty kwietnia 2003 r.?
W tej sytuacji powinno się dokonać korekty kosztów tego miesiąca, w którym nastąpiło zawyżenie składek. W zależności od przyjętej metody rozliczeniowej (memoriałowej lub kasowej) w kwietniu lub w maju 2003 r.
Niesłusznie naliczyliście Państwo składki na ubezpieczenie społeczne od wyżej wymienionej odprawy i zaliczyliście je do kosztów uzyskania przychodów. Nastąpiło ich ujęcie w odpowiedniej kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Tym samym nastąpiło zawyżenie kosztów. W konsekwencji dochód za dany miesiąc (tutaj kwiecień 2003 r.) został zaniżony. Natomiast jeżeli ponieśliście Państwo stratę, to została ona niesłusznie zawyżona. Miało to oczywiście wpływ nie tylko na wymiar zaliczki na podatek za określony miesiąc, ale także na podatek wykazany w zeznaniu rocznym albo na kwotę straty, która być może częściowo w tym roku podatkowym jest odliczana od dochodu.
Taki błąd w księdze powinien zostać skorygowany, a dochód albo strata ustalone w prawidłowej wysokości. Nie można ujmować tej korekty na bieżąco, ale konieczne jest cofnięcie się do okresu, w jakim nastąpiło zawyżenie składek, ponieważ to automatycznie wiązało się z zawyżeniem kosztów uzyskania przychodów.
WAŻNE!
To, że mieliście Państwo prawo potrącić nadpłacone składki z aktualnie należnych, jest tylko elementem rozrachunków z ZUS i nie może mieć wpływu na to, co faktycznie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Z punktu widzenia przepisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów w księdze należy ujmować składki faktycznie należne (metoda memoriałowa) lub należne i zapłacone (metoda kasowa) za dany miesiąc, a nie w takiej wysokości, jaka wynika z bieżącego stanu rozliczeń po uwzględnieniu ustaleń pokontrolnych za miniony okres.
• art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – Dz.U. Nr 137, poz. 926; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 162, poz. 1692
• § 11, § 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 224, poz. 2226
Joanna Krawczyk
prawnik, doradca podatkowy