Nasza firma opłaciła za pracownika innej jednostki zakwaterowanie w hotelu. Jak powinnam obciążyć tę jednostkę kosztami tego zakwaterowania? Przez wystawienie faktury VAT (refaktury) czy za pomocą noty księgowej?
RADA
Powinni Państwo wystawić refakturę.
UZASADNIENIE
W zasadzie najprostszym rozwiązaniem byłoby doprowadzenie do sytuacji, żeby hotel obciążył bezpośrednio zakład pracy zatrudniający zakwaterowanego pracownika, wystawiając na ten podmiot fakturę za usługi hotelowe. Jednak przyjęto inne rozwiązanie i w opisanej sytuacji następuje „nabycie” i zarazem „odsprzedaż” usługi hotelowej, związanej z zakwaterowaniem pracownika innej jednostki. Z tego powodu sprzedaż nabytej usługi powinna zostać wykazana fakturą (tzw. refakturą).
Niestety, pomimo że w praktyce refakturowanie usług jest zjawiskiem dość powszechnym, to przepisy o VAT nie regulują w ogóle tego pojęcia. Przyjmuje się jednak, że z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy występują następujące okoliczności:
• przedmiotem refakturowania są usługi,
• z usług nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura, lecz podmiot trzeci (odbiorca finalny usługi),
• sprzedaż (a właściwie odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu, bez doliczenia jakiejkolwiek marży przez odsprzedającego,
• podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę (refakturę), z uwzględnieniem tej samej stawki VAT (bądź też stosując zwolnienie od podatku), która widnieje na fakturze pierwotnej, wystawionej przez usługodawcę,
• w umowie między kontrahentami powinno być zastrzeżenie o odrębnym rozliczaniu (refakturowaniu) danego rodzaju czynności.
Na temat dopuszczalności refakturowania niejednokrotnie wypowiadał się Naczelny Sąd Administracyjny, podkreślając, iż w przypadku refakturowania usług muszą zostać spełnione dwa podstawowe warunki:
• umowa zawarta pomiędzy podmiotem refakturującym i podmiotem, na rzecz którego refaktury są wystawiane, powinna przewidywać tego rodzaju sposób wzajemnych rozliczeń,
• do refakturowanych usług podmiot refakturujący nie może doliczać żadnej marży, refakturowanie usług oznacza bowiem fakturowanie usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej.
W deklaracji VAT-7 taką sprzedaż (dostawę) należy wykazać w części C, w rubryce odpowiadającej stawce podatkowej właściwej dla refakturowanej usługi z tytułu jej dostawy na terytorium kraju.
Tadeusz Waślicki
autor jest biegłym rewidentem