Co zrobić, gdy ilość dewiz wypłaconych z rachunku dewizowego na cele delegacji nie wystarczy na pokrycie kosztu diet, bo zakładam, że całą lub większość kwoty wydałam na paliwo i bilety autostradowe? Po jakim kursie przeliczam wtedy diety? A co zrobić, jeśli po rozliczeniu wydatków z dietami włącznie stwierdzę, że nie wydałam całej kwoty wypłaconej na cel podróży służbowej. Czy kwotę tę muszę rozliczyć podczas kolejnej delegacji? Czy mogę uznać, że została wydatkowana na potrzeby osobiste i już w przyszłych delegacjach jej nie uwzględniać? Co uczynić w sytuacji, gdy część waluty zostaje zakupiona w kantorze? Czy przeliczyć wydatki po kursie, po jakim nabyłam walutę w kantorze?
W celu ustalenia różnic kursowych od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym należałoby porównać kurs sprzedaży waluty z dnia poniesienia z wartością kursu kupna waluty z dnia jej otrzymania albo kursu sprzedaży z dnia jej nabycia. Należy wziąć pod uwagę kurs podany przez bank, z którego usług korzysta podatnik. Nie ustala się różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych w walutach obcych po kursie zakupu waluty w kantorze.
Jak już wspomniano, w opisanej sytuacji nie należy dokonywać przeliczenia kosztów w celu ustalenia różnic kursowych, ponieważ koszty są ponoszone gotówkowo i nie ma rozbieżności czasowej pomiędzy dniem zarachowania kosztu a dniem zapłaty.
W opisanej sytuacji można jedynie zastanowić się, czy dochodzi do powstania różnic kursowych od własnych środków pieniężnych. Wiąże się to z wykorzystaniem środków zgromadzonych na firmowym rachunku walutowym do pokrywania wydatków poniesionych w walutach obcych. W tym celu należałoby porównać wartość wydatkowanych kwot przeliczonych według kursu sprzedaży walut z dnia ich poniesienia z wartością przeliczoną według kursu:
• kupna waluty z dnia jej otrzymania (np. z tytułu wpływu na rachunek pieniędzy od kontrahenta zagranicznego) albo
• kursu sprzedaży z dnia nabycia waluty (gdy podatnik sam nabył wcześniej walutę obcą).
Kursy te należy ustalić w oparciu o kursy stosowane przez bank, z którego usług korzysta podatnik. Nie ustala się różnic kursowych od własnych środków pieniężnych zgromadzonych w walutach obcych w przypadku korzystania z zakupu tych walut w kantorach.
Przykład
Pani Maria K. prowadzi działalność gospodarczą. W styczniu br. odbyła zagraniczną podróż służbową do Niemiec, związaną z udziałem w targach, w celu nawiązania nowych kontaktów handlowych. Podróż rozpoczęła się 10 stycznia o godz. 7.00, a zakończyła 13 stycznia o godz. 19.30. Środkiem komunikacji był samochód stanowiący środek trwały firmy. Środki pieniężne potrzebne do pokrycia wydatków związanych z podróżą podatniczka zakupiła w kantorze. W trakcie pobytu poniosła następujące wydatki:
• rachunek za nocleg z 13 stycznia 300 euro,
• rachunek za paliwo z 12 stycznia 150 euro,
• rachunek za bilet wstępu na targi z 10 stycznia 50 euro.
Rozliczenie kosztów delegacji:
• wartość diet 4 × 42 euro = 168 euro, 168 × 4,0908 (średni kurs NBP z 13.01.05) = 687,25 zł,
• koszty noclegu 300 euro × 4,0908 (średni kurs NBP z 13.01.05) = 1227,24 zł,
• koszty zakupu paliwa 150 euro × 4,0683 (średni kurs NBP z 12.01.05) = 610,25 zł,
• koszty wstępu na targi 50 euro × 4,0746 (średni kurs NBP z 10.01.05) = 203,73 zł.
• art. 22 ust. 1 i 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 281, poz. 2781
• § 3–4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju – Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 271, poz. 2687
Joanna Krawczyk
prawnik, doradca podatkowy